Peter Drucker, le consultant en management qui a forgé le terme « travailleur du savoir » en 1959, a vu juste lorsqu'il a dit : « Le temps est la ressource la plus rare et, si on ne le gère pas, rien d'autre ne peut être géré. »
C'est le paradoxe auquel les entreprises sont confrontées aujourd'hui. Nul doute que les entreprises doivent innover pour assurer leur succès futur, mais pour ce faire leurs collaborateurs doivent trouver le temps de réfléchir, de faire des recherches, d'expérimenter et de développer de nouvelles idées.
Parce que nous sommes dans le métier de faire gagner du temps aux gens, l'année dernière nous avons mené un sondage informel auprès de membres d'équipes financières travaillant dans divers secteurs d'activité pour découvrir ce qui accapare leur temps, et ce que nous pourrions faire de plus pour libérer du temps dans leurs journées.
Les résultats étaient intéressants, c'est le moins qu'on puisse dire.
Les trois principaux « gouffres à temps » lors de la préparation du budget/des prévisions :
1. Investigations ou demandes de renseignements à la source
2. Données incomplètes ou incorrectes
3. Processus manuels
Les trois principaux gouffres à temps lors de la clôture mensuelle :
1. Compilation des rapports
2. Processus manuels
3. Investigations ou demandes de renseignements à la source
Les trois principaux gouffres à temps en dehors des périodes de clôture :
1. Demandes de rapports ponctuels
2. Gestion des urgences
3. Demandes d'informations ponctuelles
Il est sidérant qu'aujourd'hui, avec toute la technologie dont nous disposons, les processus manuels accaparent encore autant de notre temps. C'est un triple coup dur : le temps consacré par des collaborateurs hautement qualifiés à réaliser le travail en premier lieu ; les répercussions des erreurs ou des données incomplètes ; et, très souvent, l'automatisation est la première étape vers d'autres innovations et leur condition préalable. Le fait que le manque d'automatisation apparaisse deux fois dans notre sondage comme facteur de perte de temps est donc très préoccupant.
Les demandes de rapports ponctuels révèlent une main-d'œuvre qui n'a pas les moyens d'agir et doit renvoyer toutes les questions financières à l'équipe comptable. Outre la perte de temps que cela engendre, cela signifie que les personnes en première ligne de l'organisation ne sont pas impliquées dans les budgets dont elles sont responsables de la mise en œuvre. Cela peut malheureusement être perçu comme le révélateur d'un manque plus général de transparence, de responsabilisation, de confiance et de décentralisation du pouvoir au sein d'une organisation. Ces facteurs sont justement les clés qui favorisent une culture innovante et entrepreneuriale, tandis qu'un style de management « commandement et contrôle » est un moyen efficace d'étouffer l'innovation.
Alors, où cela laisse-t-il les entreprises prises dans ce cercle vicieux ?
Les entreprises qui ont l'impression de courir pour rester sur place, mais qui savent qu'elles doivent effectuer des changements fondamentaux et exponentiels pour survivre dans un avenir numérique.
La diversité des gouffres à temps révélés par le sondage montre qu'il n'existe pas un seul coupable, et donc pas de solution unique. C'est un monde complexe, après tout . Ce qui est clair, cependant, c'est que les processus épuisés, inefficaces et dépassés doivent être accélérés et automatisés. Vos collaborateurs doivent passer moins de temps à compiler les rapports et plus de temps à analyser et à réfléchir aux résultats.
L'automatisation améliorera également la disponibilité de vos données en temps réel pour la prise de décision. Et si, dans le cadre de la solution, vous avez impliqué les personnes en première ligne dans le processus, vos données seront plus précises, pertinentes et actualisées. Un management inclusif renforce également la transparence et la responsabilisation, ce qui se traduit par une organisation alignée qui se gère mieux elle-même.
Ainsi, en résolvant ce cercle vicieux, le résultat n'est pas seulement de gagner le temps nécessaire pour innover, mais aussi d'acquérir les données, la culture et les autres capacités nécessaires pour réussir dans un monde numérique.
As published in AccountingWeb 22ndFebruary 2018 https://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/the-modern-day-alchemist-turning-busy-into-time
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