De nombreuses entreprises proposent des logiciels de budgétisation ; ils varient considérablement en termes de prix et de fonctionnalités. Comment savoir lequel sera le mieux adapté à votre activité ? Il y a quelques éléments à surveiller qui vous aideront à filtrer le bruit.
Dix conseils pour choisir un logiciel de budgétisation financière
1. Le logiciel doit être convivial. Tout le monde n'est pas un expert financier ; j'ose dire que très peu de gens le sont. Mais pour tirer le meilleur parti d'un budget d'entreprise, les responsables financiers et non financiers doivent pouvoir le renseigner, y accéder et le comprendre.
2. Idéalement, le système doit automatiser le maximum de saisie de données possible. Lorsque les utilisateurs n'ont pas à saisir manuellement des informations, le cycle budgétaire peut passer de plusieurs mois à quelques semaines, et les risques d'erreur sont considérablement réduits.
3. Le logiciel doit être conçu en modules. Cela témoigne d'une compréhension du fait que chaque client a des besoins spécifiques — il ne s'agit pas de vous faire investir dans des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin — et permet au produit de croître en même temps que votre entreprise.
4. Il doit prendre en charge différents types de budgets : budgétisation détaillée, budgétisation des amortissements, budgétisation des grades et des effectifs, réallocations en pourcentage et budgets de transferts entre départements.
5. Les utilisateurs doivent pouvoir travailler hors ligne ; il doit être simple d'exporter les comptes budgétaires standard vers MS-Excel et de recharger les données dans le système via une importation ultérieurement.
6. Les budgets et les prévisions doivent pouvoir être saisis sur des comptes non financiers (par exemple, les effectifs et les mètres carrés) et le budget financier en découle automatiquement.
7. L'administrateur système doit pouvoir créer plusieurs dispositions d'écran spécifiques à chaque utilisateur, en déterminant quelles données sont affichées et quels calculs peuvent être effectués pour créer différentes expériences pour différents groupes d'utilisateurs, adaptées à leurs besoins.
8. Vous devez pouvoir consulter les budgets et les prévisions en temps réel à n'importe quel niveau de l'entreprise pendant le cycle, permettant aux utilisateurs d'explorer les détails sans avoir besoin d'agréger des données en dehors du système.
9. Le système doit permettre la création de plusieurs versions d'un budget et le flux de travail doit permettre le suivi et l'approbation des budgets tout au long du cycle.
10. La sécurité et le contrôle d'accès doivent pouvoir être facilement configurés par l'administrateur système au niveau de chaque utilisateur, en définissant les centres de coûts qu'il peut consulter, les parties du budget qu'il peut mettre à jour, les rapports qu'il peut générer et la façon dont ses écrans seront affichés. L'administrateur doit également pouvoir définir des politiques de mot de passe et cloner des utilisateurs similaires.
La variété et le choix doivent être sources de pouvoir pour les entreprises, et non de complications et de confusion supplémentaires. En sachant quoi rechercher et quelles questions poser, vous pouvez vous assurer d'obtenir exactement ce dont vous avez besoin dans votre fourchette de prix.
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