On parle tant de disruption numérique aujourd'hui qu'il est facile d'oublier que l'un des perturbateurs les plus significatifs de tous siège tranquillement sur nos bureaux depuis trois décennies. Oui, le modeste logiciel de tableur, très probablement Microsoft Excel.
Et même si mes débuts en comptabilité remontent à l'époque du comptomètre, je me souviens à peine d'une époque où les tableurs étaient littéralement des feuilles de papier étalées sur mon bureau !
Et heureusement ! Je frémis à l'idée de ce que serait la vie des comptables et des entreprises sans les multiples capacités que nous offrent les tableurs. Surtout dans le monde centré sur les données d'aujourd'hui. Qu'il s'agisse d'effectuer rapidement des calculs arithmétiques sur de multiples lignes, colonnes et onglets de chiffres, de compiler des informations provenant de sources diverses, de simuler des scénarios avec différentes données, d'analyser des données grâce aux tableaux croisés dynamiques et aux macros, et même d'exécuter de petits programmes. Les tableurs sont vraiment nos chevaux de bataille des données.
Il n'est donc pas surprenant que les tableurs aient franchi les murs du département financier et soient très souvent le moyen de communication entre la finance et le reste de l'entreprise. C'est assez singulier : tout le monde, qu'il le pratique réellement ou non, est censé avoir un certain niveau de maîtrise d'Excel. Les graphistes n'attendent pas des autres qu'ils sachent utiliser Photoshop, par exemple.
Pourtant, quelle que soit la fonction, on s'attend à ce que chacun remplisse des notes de frais sous forme de tableur, actualise une prévision avec les chiffres de l'année prochaine, ou applique un nouveau budget ajusté à une conjoncture difficile.
Mais hélas, le tableur est aussi devenu victime de son propre succès. Plusieurs choses surviennent typiquement quand les tableurs atteignent une masse critique en termes d'utilisateurs, de données, ou des deux. Les tableurs deviennent de plus en plus volumineux, de plus en plus complexes, de plus en plus sujets à des erreurs, et certainement moins fiables pour l'exactitude des données. Seul l'auteur initial comprend la logique de sa construction, et si celui-ci quitte l'entreprise, cette connaissance s'en va avec lui.
Pendant ce temps, à mesure que davantage de personnes non financières contribuent au tableur, le contrôle des versions est abandonné, les gens font des choses qui n'ont de sens que pour eux, notamment additionner leurs chiffres à la calculatrice et saisir directement les montants finaux dans le tableur en texte brut. (Ça arrive !) Les choses se font manuellement, lentement, et les erreurs s'accumulent : l'effet domino d'une simple virgule mal placée peut être catastrophique et aussi difficile à trouver qu'une aiguille dans une botte de foin.
Soudain, votre tableur ne vous fait plus gagner du temps ou de l'argent, ni ne vous offre une vue précise et actualisée des informations commerciales critiques. Il est au contraire devenu une pierre autour de votre cou qui vous alourdit et vous expose à des risques.
Une étude de 2015 a permis d'obtenir un aperçu sans précédent de l'ampleur de ce problème. En utilisant plus de 15 000 tableurs d'Enron Corporation comme ensemble de données, l'étude a montré que :
- 24 % des tableurs comportant au moins une formule contenaient une erreur, et parmi ceux-ci, six sur dix présentaient des cellules dépendantes ;
- 76 % des tableurs utilisaient les 15 mêmes fonctions — effleurant à peine la surface des capacités d'Excel.
- Un e-mail sur dix envoyé incluait ou mentionnait des tableurs, et les erreurs dans ceux-ci et leurs mises à jour en étaient souvent le sujet de discussion.
Ne pensez-vous pas qu'il est temps d'arrêter de surcharger le tableur déjà bien sollicité ? Et de cesser d'exiger, ou d'attendre, des gestionnaires non financiers qu'ils se mettent à niveau en matière de pensée financière : après tout, les tableurs numérisent les fonctions financières existantes, ils ne les démystifient pas nécessairement pour le reste de l'organisation.
La solution ne réside pas pour autant dans le repli sur soi. J'ai longtemps défendu l'idée que la meilleure façon d'obtenir les bonnes informations ainsi que l'adhésion de l'entreprise, notamment lors des périodes de budgétisation et de prévision, est de décentraliser cette fonction au niveau opérationnel. Et la seule façon d'y parvenir est de donner aux gestionnaires non financiers des outils intuitifs et faciles à utiliser, qui ne leur demandent pas de comprendre ce qui se passe sous le capot. Il est bien plus important qu'ils puissent définir et gérer leurs propres budgets, avec la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux conditions changeantes du marché, plutôt que de naviguer et de comprendre des tableurs fastidieux.
La bonne nouvelle, c'est que cela libère également le département comptabilité. Au lieu de chercher des aiguilles dans des bottes de foin, ou de décortiquer des usages bizarres qu'ont faits les gens d'Excel, nous pouvons consacrer notre énergie à des activités plus stratégiques et à plus fort impact.
Il est peut-être temps de donner un coup de main au tableur surchargé ?
Tel que publié dans Accountingweb le 25 octobre 2017 https://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/spreadsheets-victims-of-their-own-success
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