Dans la course à faire plus, plus vite, prenez un moment pour vous arrêter et réfléchir à ce que nous faisons, comment nous le faisons et pourquoi nous le faisons. Et remettez en question l'existence d'une manière meilleure, plus optimisée et plus tournée vers l'avenir pour obtenir des résultats. Puis demandez comment la technologie peut nous aider.
Alors que la discussion sur l'automatisation et l'intelligence artificielle (IA) dans le monde de la comptabilité mijotait depuis quelques années (avec une pointe de panique concernant les robots qui nous remplaceraient), la pandémie l'a propulsée au premier plan. Avec des comptables devant soutenir les entreprises face à des changements rapides et imprévisibles, la justification de l'automatisation de nos processus pour accélérer et améliorer nos opérations financières n'a jamais été aussi solide. Mais, dans la course à l'avantage concurrentiel par l'automatisation, ne négligez pas de réfléchir à la validité et à la pertinence de ces processus sous-jacents.
Le cheval de bataille de l'automatisation
L'IA est la technologie qui fait les gros titres et stimule l'imagination avec des images du Terminator. Mais c'est l'automatisation qui est le véritable cheval de bataille de toute stratégie de numérisation, et c'est elle qui pose les bases d'une stratégie IA efficace. En termes généraux, l'automatisation des tâches banales et répétitives contribue à structurer vos données d'une manière qui permet une stratégie IA. Pour que l'intelligence artificielle puisse accomplir sa mission — apprendre et raisonner à la façon de l'intelligence humaine — elle doit être entraînée sur des données fiables, propres et en temps réel. C'est là qu'intervient l'automatisation.
Au-delà de constituer un préalable à une stratégie IA complète, l'automatisation présente des avantages supplémentaires pour les entreprises, notamment en termes de vitesse d'exécution des processus auparavant manuels. Vos données sont toujours exactes, à jour et au bon endroit. Idéalement, elles sont stockées dans le cloud pour permettre un accès depuis n'importe où et favoriser la collaboration en temps réel. Et l'utilisation de technologies de pointe avec des API ouvertes — en termes simples, des programmes qui communiquent entre eux — signifie que votre logiciel de comptabilité peut s'intégrer et se connecter de façon transparente aux logiciels d'autres services de l'organisation, apportant davantage d'efficacité et de précision.
Les humains excellent dans bien des domaines, mais effectuer des tâches banales, minutieuses et répétitives à grande vitesse sous pression n'en fait pas partie. Si cette description vous a immédiatement évoqué une clôture mensuelle ou annuelle en comptabilité, vous commencerez à entrevoir comment l'automatisation peut assister les comptables, nous libérant pour accomplir un travail plus créatif et stratégique, afin d'apporter davantage de valeur à nos entreprises et clients. Repérez les tâches fréquentes, répétitives et à forte saisie manuelle comme point de départ de votre réflexion sur l'automatisation. Ou mieux encore, interrogez vos équipes. Elles savent exactement quelles tâches sont pénibles et ennuyeuses.
Mais voilà la vision de l'automatisation d'avant la pandémie. Depuis que ces douze derniers mois se sont écoulés, le cas de l'automatisation est passé de très convaincant à une question de survie. Par exemple, l'une des conséquences de la pandémie pour les comptables a été la fin de l'exercice financier de 365 jours. Les CFO ont commencé à mettre en place des cycles budgétaires trimestriels, voire plus fréquents, pour tenter de maintenir des prévisions révisées reflétant la réalité de l'environnement commercial actuel — défis et opportunités confondus. Ces cycles de prévision trimestriels ou même mensuels étaient soutenus par des sessions de révision hebdomadaires et la nécessité de réinitialiser les prévisions du jour au lendemain face au niveau de changement dramatique que nous affrontions.
Les processus vestigiaux
La réalité était que les processus et procédures sous-jacents devaient évoluer pour y parvenir, même avec la puissance de l'automatisation. Et c'est mon point principal : n'utilisez pas l'automatisation pour faire fonctionner de mauvais processus plus vite. Par exemple, si un processus requiert 10 étapes lorsqu'il est effectué par un humain, demandez-vous si une machine pourrait le réaliser en deux. Interrogez-vous sur la pertinence de certaines de ces étapes « essentielles », qui seraient l'équivalent procédural d'une icône de disquette utilisée pour indiquer la fonction d'enregistrement. Demandez à un Millénial s'il a déjà utilisé une disquette ou s'il en a vu une dans la vraie vie, et vous réaliserez à quel point c'est un vestige technologique — pourtant, nous ne le remettons jamais en question.
Certains de vos processus sont-ils alourdie d'étapes qui ne subsistent que par habitude ? Repensez-les maintenant. Et si l'on observe la façon dont nous avons modifié notre façon de travailler l'an dernier, il est tout à fait possible de bouleverser les prétendues fondations de l'exercice des fonctions comptables. Prenez le télétravail et la visioconférence qui remplacent les réunions en face à face. Dans aucun de ces cas n'avons-nous automatisé l'ancienne façon de travailler, car nous ne le pouvions physiquement pas ; au lieu de cela, nous avons trouvé de nouvelles façons de faire les choses.
De plus, même si l'on parle de machines « qui font le travail des humains », ce n'est pas une comparaison terme à terme. Les machines ne peuvent pas se lever et aller à l'imprimante, mais elles n'ont pas non plus besoin d'imprimer un document pour le vérifier, par exemple. Alors, automatisez vos processus comptables, certes, mais automatisez les bonnes choses de la bonne façon.
Il y a douze mois, j'aurais peut-être dit que prendre le temps de revoir vos processus préparerait votre investissement technologique et votre entreprise pour l'avenir, les rendant agiles et réactifs dans un monde numérisé.
Le mythe de la préparation pour l'avenir
Aujourd'hui pourtant, bien des promesses de préparation pour l'avenir sont risibles. En tant que planète, l'année écoulée nous a présenté une série continue d'événements exceptionnels — des événements uniques dans une vie — presque chaque semaine. Cela a rendu la planification de scénarios impossible. Tout ce qui avait précédé, qui aurait normalement éclairé les hypothèses et décisions futures, était nul et non avenu.
Mais attendez, l'IA à la rescousse, n'est-ce pas ? L'IA est bien, bien meilleure que le cerveau humain pour repérer des tendances. Et, grâce à l'automatisation, toutes nos données seront à jour, exactes et correctement formatées pour alimenter la machine IA, lui laissant le soin d'effectuer le gros du travail en prédisant des scénarios futurs basés sur une gamme de tendances et d'hypothèses actuelles.
Malheureusement, non. Toute IA apprenant à partir de données collectées en 2020 aura une perception très biaisée de ce qui est typique. Et il en va de même pour les données de 2021. Et quand nous parviendrons enfin à une semblance de stabilité, espérons-le en 2023, cette « normalité » sera sans doute très différente de ce qu'elle était en 2019. Cela représente quatre années de données atypiques rendant très difficile, voire impossible, la détection de tendances et la prédiction de résultats probables.
Alors, préparer votre fonction comptable pour l'avenir avec la technologie est un mythe. Mais qu'en est-il de la rendre capable d'affronter l'avenir en posant dès aujourd'hui les fondations qui lui permettent, ainsi qu'à vos équipes, d'être résilients, flexibles et agiles ? Cela intègre la capacité à tirer le meilleur parti des opportunités et à minimiser l'impact des défis, quels qu'ils soient. À chaque nouvel événement exceptionnel, vous pouvez l'analyser et déterminer lequel de vos moteurs commerciaux et hypothèses fondamentaux est impacté. Quel sera l'impact sur vos volumes de ventes projetés ? Qu'est-ce que cela implique pour votre effectif ? Que feront vraisemblablement le taux de change et l'inflation ?
Ce qui est beau dans cette logique, c'est que le comptable retrouve les rênes. Nous ne redoutons plus d'être remplacés par l'IA, mais nous reprenons fermement notre rôle de conseiller d'affaires de confiance. Nous pouvons apporter de la valeur en analysant les changements et en prédisant les impacts dans l'ensemble de l'entreprise, maintenant et pour l'avenir, ce pour quoi nous nous sommes précisément formés.
Tel que publié dans AccountancySA - avril 2021