Dites adieu aux innombrables révisions budgétaires et aux feuilles de calcul complexes, et bonjour à une budgétisation financière et un reporting rapides et optimisés !
Dites adieu aux innombrables révisions budgétaires
Votre budget est la feuille de route qui permet à votre entreprise de continuer à avancer avec un objectif unique ; malheureusement, il est trop souvent rendu inutile par le processus chronophage, la frustration et le manque d'appropriation qui l'entourent.
Dans un cycle budgétaire classique, les feuilles de calcul sont préparées par le service financier et distribuées aux centres de coûts ; les responsables opérationnels les renseignent, puis elles sont collectées et consolidées par la finance. Souvent, les feuilles de calcul sont modifiées par inadvertance ou mal remplies par des utilisateurs non financiers, et le service financier se retrouve à démêler les coûts et à fusionner plusieurs versions en un seul document centralisé.
La direction examine le budget, le rejette pour de multiples raisons et le renvoie à la finance, qui le retransmet aux centres de coûts pour révision. Et ainsi commence une boucle apparemment sans fin, qui mobilise un temps précieux et accroît chaque jour le coût pour l'entreprise.
Souvent, après que la boucle a tourné trop longtemps, la direction générale tente de redresser la situation et demande aux comptables de modifier les budgets de manière centralisée et de les finaliser. Cela engendre une frustration chez les responsables opérationnels, qui ont l'impression d'avoir « perdu leur temps » et dont le sentiment d'appropriation de leurs budgets est annihilé, conduisant vraisemblablement à une résistance à la responsabilisation concernant les dépenses réelles par rapport au budget.
Le cycle budgétaire classique prend beaucoup de temps à finaliser et manque de flexibilité, avec une capacité limitée à effectuer des ajustements en temps réel.
La solution idéale est une collaboration de la direction à travers les départements, avec la finance qui se contente de fournir des données et des orientations. Cette solution doit permettre aux utilisateurs finaux de budgétiser et de rebudgétiser leurs activités en temps réel, indépendamment des autres départements, régions et divisions, tout en offrant automatiquement une agrégation en ligne de plusieurs structures hiérarchiques.
Il en résulte que les utilisateurs se sentent responsabilisés et sont prêts à assumer la responsabilité de leurs budgets ; cela crée une plateforme pour une gestion positive des réalisations par rapport au budget au niveau des centres de coûts. Les cycles budgétaires sont réduits de plusieurs mois à quelques semaines. Et le service financier est libre de se concentrer sur les délais du processus budgétaire, les anomalies et l'accompagnement financier des responsables non financiers.
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