Que faites-vous quand votre voiture commence à rouler un peu mollement, que votre consommation de carburant s'envole ou que votre climatisation ne rafraîchit plus comme il y a un an ? Est-ce que vous jetez votre voiture à la casse la plus proche pour en acheter une neuve ?
Certainement pas ! Vous faites appel au fabricant pour diagnostiquer les problèmes, optimiser les réglages du véhicule, faire des réparations et remplacer des pièces pour que votre voiture tourne aussi bien, voire mieux, qu'il y a un an.
En fait, avant d'en arriver là, vous faites des révisions annuelles pour éviter que ces problèmes n'apparaissent. À long terme, cette approche proactive vous fait gagner du temps et de l'argent et vous aide à tirer le meilleur parti de votre voiture en vous offrant une expérience de conduite optimisée.
Alors pourquoi donc, je me demande, quand il s'agit de logiciels d'entreprise, tant d'entreprises font-elles l'équivalent de jeter leur voiture à la casse au premier signe de problème ? Et ce faisant, réduisent-elles considérablement le ROI qu'elles espèrent réaliser.
Il est inévitable que pendant la durée de vie de tout logiciel, vous deviez être proactif pour maintenir les choses à jour et fonctionner de manière optimale. Cette maintenance ne s'applique pas seulement au logiciel lui-même cependant. L'érosion des connaissances signifie que très souvent vos équipes n'utilisent qu'une fraction des capacités du logiciel. Elles ont assimilé ce dont elles avaient immédiatement besoin le premier jour et ont oublié le reste. Ensuite, au fur et à mesure que les personnes changent de rôle ou que les équipes s'élargissent et se rétrécissent, ces connaissances partielles, ainsi que des pratiques obsolètes ou mauvaises, se transmettent aux coéquipiers. Le travail à distance n'arrange pas les choses car il n'est pas aussi facile de tapoter quelqu'un sur l'épaule pour savoir comment faire quelque chose.
Pendant ce temps, même si votre logiciel est mis à jour automatiquement grâce au cloud, vos équipes ne sont pas au courant des nouvelles fonctionnalités et processus. C'est un autre coup porté à votre ROI — ces mises à niveau sont essentiellement des bonus en plus de votre investissement initial, mais vous n'en profitez pas.
Tout cela s'accumule, et vous finissez par conclure que votre logiciel ne peut pas faire ce dont vous avez besoin et que vous devriez le remplacer. Bien sûr, rien d'autre ne change et dans un ou deux ans vous avez la même insatisfaction avec le logiciel de remplacement et vous êtes de retour à la case départ. À la place, une approche proactive de la maintenance et de la gestion des logiciels peut vous assurer de tirer le meilleur parti de votre logiciel actuel, et que vous prenez une bonne décision commerciale quand vous décidez effectivement de le remplacer. Je suggèrerais des bilans de santé logiciels annuels formalisés et documentés — comme votre révision de voiture — avant de jeter votre logiciel, et son ROI promis, à la casse.
Bilans de santé logiciels annuels
Un bilan de santé logiciel annuel avec votre fournisseur garantira que votre logiciel est toujours à jour, configuré et utilisé correctement pour vos besoins avant que des problèmes ne surviennent. Une partie de ce processus (bien que je recommande que ce soit une pratique tout au long de l'année) consiste à s'assurer que vos utilisateurs sont familiarisés avec les nouvelles fonctionnalités et celles nouvellement requises pour combler tout lacune de connaissances. Votre fournisseur devrait adapter ses nouvelles fonctionnalités à vos besoins — c'est évident — et si son offre et vos besoins divergent trop, vous pouvez prendre une décision éclairée sur l'avenir du logiciel.
Tel que publié sur ASA Magazine - juillet 2022