Sanlam Investments est l'une des plus grandes sociétés de gestion d'investissements d'Afrique du Sud et existe depuis près d'un siècle. Elle propose une gamme complète de produits d'investissement locaux et offshore aux investisseurs finaux, planificateurs financiers et institutions. Ses options d'investissement comprennent des fonds communs de placement gérés passivement et activement, des fonds spéculatifs et des fonds de retraite ségrégués et collectifs.
La situation antérieure
À chaque cycle budgétaire, Gino Schoeman, directeur financier de Sanlam Investments, recevait un budget individuel préparé par chacun de leurs centres de coûts dans une feuille de calcul Excel. Il devait ensuite compiler toutes ces informations en retapant ou en copiant-collant chacun de ces budgets dans un fichier de budget principal dans une autre feuille de calcul Excel.
Le rôle d'un directeur financier est de fournir une analyse stratégique et des orientations à une entreprise. Trop souvent, le directeur financier finit par passer des quantités énormes de temps à gérer l'administration des informations financières ; filtrage, tri et transfert de masses de chiffres provenant de diverses feuilles de calcul vers une vue unique — dans l'espoir que les chiffres fournis soient exacts.
« Et si nous voulions voir le budget consolidé à n'importe quel moment du cycle budgétaire, je devais mettre à jour le budget principal avec tous les budgets individuels à nouveau pour obtenir un nouveau total », explique Schoeman.
Le passage à la nouvelle solution
En 2014, Sanlam Investments a décidé de passer à une solution globale qui prendrait en charge l'administration financière, leur laissant plus de temps pour analyser et se concentrer sur les informations précieuses fournies par les chiffres budgétaires.
« La nouvelle solution devait être interactive, elle devait nous fournir une vue consolidée en temps réel, et plusieurs utilisateurs devaient pouvoir travailler sur le système en même temps », déclare Schoeman. « Nous avons chargé notre département informatique d'examiner toutes les solutions possibles et en juillet 2014, nous avons commencé à utiliser le IDU Financial Budgeting Module. »
Mise en œuvre
« Le processus de mise en œuvre IDU s'est déroulé très facilement », dit Schoeman. « L'une des raisons de cela était sans aucun doute l'excellente relation de travail créée entre l'équipe IDU et notre équipe financière. Ils avaient une excellente compréhension de nos besoins et en travaillant ensemble, les équipes sont restées dans les délais tout au long du projet et ont respecté leurs dates de livraison. »
La différence
Le gain de temps a été substantiel. « Les budgets consolidés sont maintenant disponibles quand nous en avons besoin. À n'importe quelle étape du processus budgétaire, nous pouvons voir quel est le budget total. IDU a également éliminé la possibilité d'erreurs provenant des formules et liens des feuilles de calcul Excel. »
« La solution IDU a amélioré notre reporting financier et notre processus budgétaire », dit Schoeman. « En tant qu'avantage supplémentaire, le regroupement de différents niveaux de synthèse nous permet de regrouper les centres de coûts commerciaux qui ne se trouvent pas dans la même entité juridique en tant que groupe et de visualiser la synthèse. Les responsables de centres de coûts peuvent également utiliser IDU pour examiner leurs dépenses réelles par rapport aux budgets (rapports de centres de coûts) au cours de l'année. »
Tous les responsables de centres de coûts et d'activités ainsi que le personnel financier ont trouvé le système utile et facile à utiliser. Ils apprécient particulièrement le fait que les chiffres réels sont mis à jour en temps réel, leur permettant de suivre leur position à tout moment.
Le verdict
« IDU est une plateforme robuste, conviviale et stable que nous pouvons vivement recommander à toute entreprise cherchant à raccourcir ses cycles budgétaires, à s'éloigner des erreurs potentielles dans les feuilles de calcul et à avoir une meilleure vue quotidienne sur l'ensemble de son budget », dit Schoeman.
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