Regardez-vous en arrière avec nostalgie à une époque où l'exercice financier durait 365 jours ? Douze mois pour réfléchir au changement et planifier de nouvelles stratégies. Faire correspondre le cycle financier d'une entreprise au temps que met la Terre à faire le tour du Soleil est, s'avère-t-il, l'un de ces axiomes que nous avons récemment découvert être une pure fiction. Aujourd'hui, il semble que chaque nouvelle matinée pourrait apporter un nouveau défi et un possible changement de stratégie.
Regardez la période de six semaines à partir du début de décembre 2020. Partout dans le monde, les choses ont changé radicalement d'innombrables fois. Des pays sont passés d'économies et de sociétés apparemment ouvertes à des deuxièmes et troisièmes confinements, souvent du jour au lendemain. Cela a été catastrophique pour certains secteurs et entreprises déjà ébranlés après presque un an de réponse à la pandémie, mais a également présenté des opportunités pour les entreprises suffisamment agiles pour les saisir.
Comparez cela à vos cycles budgétaires et de planification, qui, dans une plus ou moins grande mesure, sont toujours probablement calés sur notre circumnavigation annuelle collective autour du Soleil. Je fais référence à la fois à la cadence à laquelle nous menons nos exercices financiers et au temps qu'il faut pour nous préparer à ces jalons.
Vous faut-il encore quelques pénibles mois à jongler avec des feuilles de calcul et à guider les responsables non financiers tout au long du processus pour élaborer vos budgets chaque année ? Mais ce n'est qu'une fois par an, vous dites-vous chaque année, donc on va s'en sortir.
Aujourd'hui, les CFO suggèrent que même les cycles budgétaires trimestriels ne sont pas suffisamment fréquents pour réagir et s'adapter adéquatement au rythme du changement dans le monde. Ces mêmes CFO ont réalisé que tenter de prévoir ce qui va se passer est un jeu de dupes. Au lieu de cela, ils se concentrent sur le renforcement de leur capacité à s'adapter au changement, quel qu'il soit.
Pour ce faire, beaucoup passent à une cadence budgétaire plus rapide — parfois aussi courte que quatre semaines — et à des sessions de révision hebdomadaires. De plus, une fois les décisions prises, ils ont besoin de la capacité à réviser les budgets du jour au lendemain après les retours de la direction et du conseil d'administration. C'est ce que ces CFO affirment leur donnera, à eux et à leurs organisations, la flexibilité et l'agilité pour faire face à tout ce que 2021 nous réserve. Les budgets refléteront une réalité quasi en temps réel et évolueront en tandem avec le monde. De plus, la direction disposera de données opportunes et appropriées pour réaliser sa planification de scénarios, avec la capacité de mettre en œuvre rapidement les changements dans le budget et les opérations.
Pour avoir la moindre chance d'y parvenir, les CFO doivent reconnaître que la manière habituelle de produire des budgets n'est plus adaptée. Il n'y a aucun moyen que le jonglage avec les feuilles de calcul puisse soutenir cette cadence budgétaire : il faudrait commencer de nouveaux budgets avant de finaliser les précédents pour avoir la moindre chance de rester dans les délais. Et même si vous pouviez sortir des lapins de votre chapeau et faire l'impossible, vous répéteriez maintenant un processus dévastateur quatre, six, voire 12 fois par an.
Pendant ce temps, les CFO qui ont repensé et reconstruit leur approche budgétaire et de planification de scénarios, et l'ont soutenue par de nouveaux processus, procédures et technologies cloud conviviales pour les responsables non financiers, sont en mesure de virer de bord en un instant. Ils disposent de chiffres standardisés et à jour qui peuvent facilement être consolidés en une source unique de vérité et présentés au conseil d'administration avec un préavis court. Et ensuite, lorsque les hypothèses changent, que des décisions stratégiques sont prises, ou que le monde nous lance une nouvelle balle courbe, les CFO et leurs équipes peuvent retravailler leurs budgets du jour au lendemain pour présenter cette nouvelle réalité.
Soudain, votre entreprise est de nouveau synchronisée avec le monde (enfin, autant que possible !), et vous pouvez être agile et réactif aux circonstances changeantes, vous permettant de saisir les opportunités et d'offrir à vos clients ce dont ils ont besoin aujourd'hui, pas ce dont ils avaient besoin l'an dernier ou même le mois dernier. De plus, vous avez intégré la transparence et la communication bidirectionnelle avec le reste de votre organisation dans vos processus financiers. La communication est essentielle en période d'incertitude, et désormais avec les bons processus et la bonne technologie, vos équipes sont pleinement dans la boucle parce qu'elles participent à la construction de cette boucle avec les informations qu'elles fournissent, les changements et mises à jour qu'elles signalent, et le retour rapide d'informations et de directives une fois les décisions prises.
D'une certaine manière, les CFO qui ont déjà bien géré cela ont inversé la loi de Parkinson. Au lieu que le travail s'étende pour remplir le temps disponible pour son achèvement, le temps disponible pour l'achèvement du travail a considérablement diminué. En repensant la façon dont le travail est effectué, les CFO réduisent à la fois le temps nécessaire pour le réaliser et le font d'une manière adaptée. Et ils se sont donné la latitude de s'adapter à n'importe quel changement, à tout moment.
Tel que publié sur AccountingWeb - février 2021