Alors que le monde s'installe dans un confinement lié au COVID-19 de durée indéfinie, la plupart de ceux qui sont en mesure de travailler depuis chez eux le font désormais. Les outils nécessaires à ce nouveau mode de travail deviennent familiers : les actions de Zoom ont grimpé en flèche, tout comme les ventes de modems sans fil, les conseils pour aménager un poste de travail ergonomique à domicile et les vidéos d'exercice en ligne.
Aussi difficile et douloureuse que soit la pandémie, elle nous offre également l'opportunité de tester et d'affiner ce nouveau mode de travail. Cette crise particulière passera, mais il y en aura d'autres, qu'elles soient provoquées par des inondations, des incendies, des tempêtes, des grèves ou même de nouvelles pandémies. À l'ère du changement climatique, le monde devient de plus en plus précaire et incertain, et il est sage de nous adapter à ce que l'avenir pourrait exiger.
Mais le travail à distance n'est pas réservé aux périodes de crise. Il y a très peu à perdre en mettant en place des systèmes permettant à nos collaborateurs de travailler sereinement et productivement depuis chez eux ou d'autres lieux distants, au moins une partie du temps. Supprimer les trajets pourrait simultanément réduire le stress et l'empreinte carbone. Une fois devenus habiles dans les réunions en ligne, nous pourrions également réduire les coûts de bureau dans des emplacements onéreux ainsi que les frais de déplacement.
Une autre conséquence inattendument positive pourrait être une reconnaissance plus large et plus profonde que les familles sont également des parties prenantes de nos entreprises. Désormais que n'importe quel appel en conférence peut être interrompu par un bambin insistant, il est plus difficile de maintenir l'illusion que notre vie en dehors du lieu de travail n'existe pas. Longtemps après que la menace immédiate du coronavirus se sera dissipée, les milieux de travail pourraient en tirer un bénéfice durable en s'adaptant plus flexiblement à ceux qui ont besoin de concilier travail et parentalité ou soin de proches — ce qui, à terme, concerne presque chacun d'entre nous.
Le travail à distance peut donc représenter un avantage net. Mais pour qu'il fonctionne vraiment, des systèmes appropriés doivent être mis en place, tant pour la technologie que pour les personnes. Les systèmes technologiques ont reçu beaucoup d'attention — il n'y a plus grand-chose à dire sur la continuité des activités, les bureaux virtuels managés, les VPN et la sécurité des données. Il y a moins de guidance sur la façon de gérer les aspects humains — pourtant, ce changement considérable de nos habitudes de travail représente un défi immense.
Le changement le plus évident est la suppression soudaine de la majeure partie de l'activité professionnelle non facturable et difficilement visible qui ne ressemble même pas à du travail. La transition vers des modes de travail plus isolés physiquement efface toutes les interactions informelles et non mesurées qui sous-tendent une grande partie de la culture, de l'apprentissage et du travail d'équipe : les conversations spontanées dans le couloir, après la réunion, autour d'un café ou dans le coin fumeurs.
Cette perte risque d'être particulièrement difficile pour les membres les plus extravertis et sociables de votre équipe, mais même les introvertis peuvent en souffrir. Être coupé des rythmes et routines habituels du bureau peut rendre difficile le maintien de la productivité, surtout lorsque tout ce qui nous entoure signale « tu es dans un espace de loisirs ».
Apprendre à travailler à distance implique en fait d'acquérir de nouvelles compétences — de se souvenir de changer de pyjama à la gestion d'une réunion en ligne. Le stratège en informatique Dion Hinchcliffe est un ardent défenseur de la nécessité de développer des compétences spécifiques au travail à distance, notamment la capacité à coordonner le travail et à choisir les meilleures méthodes de collaboration. Ces compétences ne s'acquièrent pas en une nuit, mais nommer le fait qu'il s'agit de nouvelles compétences et fournir des listes d'outils approuvés pour des tâches particulières peut aider. Les gens ont également besoin qu'on leur accorde du temps pour apprendre et expérimenter — les équipes pourraient choisir, par exemple, de réserver du temps chaque semaine pour évaluer leurs outils actuels, partager de nouvelles connaissances et envisager des alternatives.
Au-delà des nouvelles compétences techniques, c'est aussi une période où les compétences en gestion personnelle et interpersonnelle sont mises à rude épreuve. Cela peut se manifester de nombreuses façons : baisse de productivité, difficultés à rester concentré, sautes d'humeur, repli sur soi, etc. La santé mentale des collaborateurs mérite une attention particulière — les gens auront probablement besoin de temps pour s'adapter. Il peut également être utile de faire ressembler le bureau à distance autant que possible au bureau habituel : certaines entreprises ont instauré un thé virtuel, par exemple, et d'autres ont créé des forums où les collaborateurs peuvent partager des conseils et stratégies utiles, notamment sur la gestion des interruptions ou la déconnexion en fin de journée.
En définitive, les mois à venir seront une épreuve de notre capacité à accepter et à nous adapter au changement. Restons flexibles, concentrés sur l'apprentissage, et continuons à nous améliorer.
Publié sur ITWeb - avril 2020