Le travail à distance a connu un essor sans précédent ces dernières semaines, alors que le monde entre dans une phase de semi-quarantaine. Sans savoir combien de temps cela pourrait durer, nous pouvons utilement le considérer comme une opportunité de tester et d'affiner de nouvelles façons de travailler. Cette crise particulière passera, mais seul un insensé parierait qu'il n'y en aura pas d'autre, probablement tôt plutôt que tard. Que nos défis prennent la forme d'inondations, d'incendies, de tempêtes de neige, de grèves ou de pandémies, ils surviendront assurément — et lorsqu'ils se produiront, le soutien au travail à distance est l'un des moyens d'en atténuer les conséquences.
Le travail à distance n'est pas seulement une réflexion en temps de crise. Mettre en place des systèmes permettant aux collaborateurs de travailler sereinement et productivement depuis chez eux ou d'autres lieux distants, au moins une partie du temps, pourrait simultanément réduire le stress et l'empreinte carbone en diminuant considérablement le temps de trajet. Cela pourrait réduire les coûts de bureau dans les zones onéreuses, diminuer les frais de déplacement et alléger la charge de ceux qui doivent concilier vie professionnelle et parentalité ou prise en charge de proches.
Le travail à distance peut donc représenter un bénéfice net. Mais pour qu'il fonctionne vraiment, des systèmes appropriés doivent être mis en place, tant pour la technologie que pour les personnes.
Sur le plan technologique, le premier prérequis est un accès sécurisé et fiable à distance à tous les systèmes dont les collaborateurs ont besoin pour effectuer leur travail. Cela implique de protéger à la fois les systèmes et les données, peut-être via un VPN ou en localisant autant que possible les ressources dans des services cloud bien gérés et disposant de certifications de sécurité solides. Il est également important que chacun dispose d'appareils appropriés pour l'accès — un ordinateur domestique vieillissant pourrait ne pas être à la hauteur, par exemple, et il peut valoir la peine d'investir dans des ordinateurs portables pour tous, ou de déployer l'un des services de bureau à distance de plus en plus sophistiqués. Pour éviter de faire exploser vos coûts de support et d'annuler tous les gains potentiels de productivité, veillez à ce que les solutions soient faciles à utiliser — ce qui peut impliquer de proposer un menu dans lequel les utilisateurs individuels peuvent choisir leurs outils préférés.
Ces ajustements infrastructurels doivent être soutenus par des politiques claires, clairement expliquées. Il peut également être utile de fournir des guides de démarrage rapide et des canaux d'entraide entre pairs. De nombreux appels au support informatique officiel sont évités parce que tout le monde connaît cette personne au bureau qui peut probablement résoudre son problème. Lorsqu'il n'est plus possible de se rendre au bureau de cet utilisateur expérimenté pour lui demander « hé Jo, tu sais comment faire... ? », un autre canal doit devenir disponible.
Cela nous amène à la deuxième dimension, probablement plus difficile, du bureau à distance : soutenir les personnes. La transition vers des modes de travail plus isolés physiquement efface toutes les interactions informelles et non mesurées qui sous-tendent une grande partie de la culture, de l'apprentissage et du travail d'équipe : les conversations spontanées dans le couloir, après la réunion, autour d'un café ou dans le coin fumeurs. Cette perte risque d'être particulièrement difficile pour les membres les plus extravertis et sociables de votre équipe.
Même les personnes plus introverties, ravies à l'idée de moins d'interactions sociales, peuvent se trouver initialement désemparées lorsqu'elles sont coupées des rythmes et routines habituels du bureau. Il est essentiel de reconnaître que toute activité productive ne ressemble pas forcément à du travail en apparence, et de prévoir officiellement du temps et de l'espace pour les échanges informels.
Le stratège en informatique Dion Hinchcliffe souligne la nécessité de développer des compétences spécifiques au travail à distance, notamment la capacité à coordonner le travail et à choisir les meilleures méthodes de collaboration. Ces compétences ne s'acquièrent pas en une nuit, mais nommer le fait qu'il s'agit de nouvelles compétences et fournir des listes d'outils approuvés pour des tâches particulières peut aider. Accordez aux collaborateurs le temps d'apprendre et d'expérimenter, et encouragez les équipes à réserver du temps pour une évaluation focalisée et le partage des connaissances. Un forum où les collaborateurs peuvent partager des conseils et des stratégies utiles, par exemple sur la gestion des interruptions ou la déconnexion en fin de journée, est également précieux. Tout ce qui peut rendre le bureau à distance plus proche du bureau habituel contribuera à faciliter la transition.
En définitive, les mois à venir seront une épreuve de notre capacité à accepter et à nous adapter au changement. Restons flexibles, concentrés sur l'apprentissage, et continuons à nous améliorer.
Publié sur AccountingWeb- mars 2020