Cet article est le deuxième d'une série de trois traitant de la question de savoir si la budgétisation et la planification constituent désormais une discipline dépassée. Face au rythme de changement rapide et aux niveaux élevés d'imprévisibilité dans le monde actuel, les comptables devraient-ils réinitialiser le paysage de la gestion de la performance d'entreprise ? Dans cet article, Phillips examine s'il est possible de budgétiser à la vitesse requise aujourd'hui.
Au cours des années 2020 et 2021, les CFO ont très rapidement pris conscience que le cycle budgétaire annuel classique n'était plus d'aucune utilité. Il ne leur permettait ni de faire face aux défis qui se succédaient à un rythme soutenu, ni d'aider leurs organisations à saisir les opportunités qui se présentaient.
De nombreuses entreprises à travers le monde, y compris nos clients, ont rapporté avoir adopté des cycles de prévision et de budgétisation trimestriels. Si cela avait semblé impensable, cela est très vite devenu à son tour dépassé, les entreprises passant à des prévisions mensuelles et ayant besoin de pouvoir apporter des modifications budgétaires rapidement et sur-le-champ. Aujourd'hui, les entreprises progressistes ont adopté une cadence budgétaire pouvant être aussi courte que quatre semaines, avec des séances de révision hebdomadaires.
Des recherches menées par Gartner indiquent que cette tendance se poursuivra en 2022, avec 72 % des CFO qui accordent la priorité à l'amélioration de la flexibilité de la budgétisation et des prévisions cette année, et 60 % qui se concentrent sur des initiatives leur permettant de réaffecter des capitaux en fonction de l'évolution de la demande.
D'abord pragmatique, puis stratégique Dans un premier temps, ce changement était motivé par des raisons pragmatiques — gérer les flux de trésorerie pendant la crise sanitaire — mais l'agilité et la flexibilité qu'une cadence budgétaire plus fréquente a introduites ont apporté des avantages concurrentiels évidents. Notamment, elles ont permis aux entreprises d'identifier, d'analyser et de saisir les opportunités qui, malgré la pandémie, étaient présentes sur le marché, qu'il s'agisse d'acquisitions, de cessions, de lancement de nouveaux produits, d'entrée sur un nouveau marché ou d'un pivot encore plus radical.
Jusqu'ici, tout va bien. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire. Si votre organisation met plusieurs mois à jongler avec des feuilles de calcul et à soutirer des informations à vos responsables non financiers pour établir votre planification et construire votre budget annuel, il est tout simplement impossible d'envisager des cycles de planification et de budgétisation plus fréquents. Vous finiriez par enfermer votre entreprise dans une budgétisation en continu, sans rien accomplir d'autre.
Pour budgétiser plus fréquemment, nous ne pouvons pas continuer à budgétiser de la même façon que nous l'avons toujours fait. Ce serait comme emmener votre berline Mercedes sur un circuit de Grand Prix en espérant battre Lewis Hamilton. Il n'y a rien de mal à votre berline, et elle vous a sans doute bien servi, mais elle n'est tout simplement pas adaptée aux exigences d'aujourd'hui. De même, si votre processus budgétaire actuel vous prend trois mois pour produire un budget annuel, vous ne serez jamais en mesure de soutenir une cadence budgétaire plus fréquente.
Solliciter vos collaborateurs en première ligne Alors que les entreprises commençaient à adopter des cycles budgétaires trimestriels, puis encore plus fréquents, pour naviguer dans la pandémie, elles ont dû changer leur façon de procéder sous plusieurs aspects. Un changement essentiel était la manière dont les CFO et leurs équipes s'engageaient avec le personnel non financier. Ce sont les managers qui sont en première ligne de l'organisation, avec des informations et des données en temps réel sur ce qui se passe vraiment au quotidien. Pourtant, trop souvent, ils sont en pratique exclus du processus budgétaire en raison d'outils et de processus financiers peu conviviaux et incompréhensibles pour quiconque n'appartient pas à l'équipe financière.
Exclure les opérationnels de votre organisation de la planification et de la budgétisation entraîne deux conséquences. Premièrement, les précieuses informations de terrain ne sont pas suffisamment recueillies de façon continue et ne peuvent donc pas être prises en compte lors des discussions stratégiques et des débats sur la priorisation. Deuxièmement, les managers qui sont censés mettre en œuvre les décisions et appliquer le budget dans la réalité sont exclus du processus d'élaboration de ce budget. Se voyant présenter des chiffres qui ressemblent peu ou pas à leur réalité quotidienne, ils sont peu susceptibles d'être motivés pour mettre en œuvre le budget.
En revanche, reconsidérer les processus, les procédures et les outils — notamment les nouvelles technologies basées sur le cloud accessibles aux managers non financiers — utilisés pendant le processus de budgétisation et de planification peut favoriser la transparence et la communication bidirectionnelle avec le reste de votre organisation. Cela contribuera à accélérer et à fluidifier le processus budgétaire, à intégrer des informations en temps réel du terrain dans votre planification et votre prise de décision, et à développer la responsabilité et le sentiment d'appropriation parmi les personnes qui mettront en œuvre vos budgets.
Je dirais donc que les budgets et les prévisions restent un outil essentiel de gestion de la performance d'entreprise. Mais pour demeurer pertinents et utiles aujourd'hui, ils doivent être réalisés plus fréquemment et avec plus de flexibilité dans un monde incertain. Heureusement, les processus et les outils qui le permettent ouvrent également la voie à une plus grande efficacité et à des avantages concurrentiels qui aideront les entreprises à passer à leur prochaine étape de croissance, malgré cette incertitude.
Dans le prochain article de Phillips, le troisième de cette série, il soutient que notre « nouvelle normalité » est susceptible de rester incertaine et chaotique.
Tel que publié dans Business Brief - juin/juillet 2022