L'externalisation n'est guère un concept nouveau. Elle nous permet d'externaliser efficacement des activités et résultats non essentiels mais toujours importants à un prestataire de services spécialisé, libérant ainsi le temps d'une entreprise et, idéalement, aussi son budget, pour se concentrer sur ce en quoi elle est spécialisée. On gagne à la fois du temps et de l'argent : concrètement l'or et le pétrole d'aujourd'hui.
Mais, comme pour tant de choses, on ne peut pas continuer à faire les choses comme elles ont toujours été faites et s'attendre à de meilleurs ou de différents résultats. Je me demande donc s'il n'est pas temps de repenser et de transformer l'externalisation pour qu'elle nous serve plus efficacement, et pour nous acheter réellement du temps.
Dans le « culte de l'occupation » actuel, nous arborons notre suractivité comme un insigne d'honneur. Mais peut-être devrions-nous commencer à faire moins et à penser davantage. En effet, le mantra « le temps c'est de l'argent » auquel tant de personnes et d'entreprises s'accrochent trouve son origine dans la Révolution industrielle. Plus la ligne de production fonctionnait longtemps, plus la production était importante, plus le profit était élevé.
Et, comme tant d'autres choses que nous faisons encore aujourd'hui — travailler dans un lieu central de 9h à 17h, par exemple — cette façon de penser et de travailler contrainte nous empêche d'évoluer vers des organisations prêtes pour l'avenir. Il n'est également pas viable de travailler ainsi compte tenu de la vitesse à laquelle le monde évolue. La ligne de production de la Révolution industrielle commence à vaciller et a de plus en plus besoin d'être rapiécée et soutenue, ce qui consomme encore davantage de notre temps et de nos ressources.
Nous n'aurons jamais assez de temps tant que nous nous concentrons sur d'anciennes façons de faire les choses. Au lieu de cela, nous devons changer radicalement la manière dont les choses ont toujours été faites. Entrez : l'externalisation. Dans le passé, nous avons commencé par externaliser la main-d'œuvre réelle, comme les services de nettoyage, la logistique et la livraison, la saisie de données, etc.
Ensuite, nous avons volontiers externalisé la technologie et des processus entiers, comme le traitement de la paie. Les entreprises individuelles n'ont pas à investir dans la technologie et l'expertise en interne pour s'assurer que cette activité importante, mais non essentielle, est réalisée avec précision et dans les délais chaque semaine ou chaque mois. Et l'informatique en nuage est essentiellement un logiciel externalisé. Les programmes sont là quand nous en avons besoin, dans les volumes nécessaires à ce moment précis, mais nous n'avons pas à nous soucier de choses comme les mises à niveau ou le soutien aux systèmes sous-jacents.
Il est peut-être temps de faire passer l'externalisation elle-même au niveau supérieur. À ce jour, nous avons généralement externalisé des processus en bloc, sans prêter attention à la pertinence continue du processus sous-jacent lui-même. Si nous passions trop de temps à saisir des données dans un système, nous externalisions cette fonction à quelqu'un qui pouvait le faire plus vite et moins cher. Nous n'envisagions pas de revoir la manière dont nous atteignions le résultat ; l'essentiel était que cela soit fait. Mais au fur et à mesure que les méthodes traditionnelles de faire les choses vieillissent et deviennent moins appropriées, les rendements commencent à diminuer. En d'autres termes, vous commencez à gagner moins de temps et à économiser moins d'argent.
C'est, je dirais, un héritage d'une structure de management de commandement et contrôle où l'accent est mis sur la supervision de l'exécution du travail en suivant les étapes approuvées, plutôt que sur la disruption de la façon dont les choses ont été faites. Et si nous devions externaliser la réflexion sur la manière dont un processus spécifique pourrait être mieux réalisé, ainsi que les outils nécessaires pour y parvenir ? Si vous avez déjà lu ma chronique, il ne sera pas surprenant que j'utilise l'exemple de la budgétisation basée sur des tableurs. Continuons-nous à faire cela parce que c'est ainsi que cela a toujours été fait, en faisant circuler des tableurs de bout en bout à la période budgétaire, ou nous arrêtons-nous pour réfléchir à la façon dont cela freine notre entreprise dans sa progression ?
Au lieu d'externaliser un processus obsolète en bloc, nous pourrions, et peut-être devrions-nous, externaliser le processus lui-même. Par exemple, dans mon exemple de saisie de données ci-dessus, nous pourrions externaliser la tâche à un prestataire de services d'automatisation qui repense totalement la façon dont notre objectif est atteint. Soudain, les économies et les efficiences que l'externalisation nous avait promises redeviennent réalité. Considérez maintenant comment vous pourriez appliquer cela en interne également. Au lieu de déléguer une tâche à un subordonné, que diriez-vous de la lui « externaliser » de manière responsabilisante, en lui permettant de déterminer comment atteindre au mieux le résultat.
Alors, réfléchissez : quelles autres compétences soi-disant « essentielles » conservez-vous inutilement ? Comment montons-nous d'un cran pour nous débarrasser des responsabilités non essentielles qui nous maintiennent si occupés ? Par exemple, utilisons-nous les bons outils et processus pour le travail à accomplir, ou utilisons-nous des outils et des processus parce que c'est ainsi que les choses ont toujours été faites ?
Remettez tout en question. Demandez pourquoi les choses sont faites d'une certaine manière et s'il existe une meilleure façon de les faire. Un bon point de départ est de s'intéresser aux processus et activités que vos collaborateurs détestent. Il n'y a aucune raison pour que le processus budgétaire prenne des mois. Il devrait prendre des semaines. Mais si le processus est source de friction, il va s'enliser, et si vos collaborateurs détestent faire quelque chose, il y a généralement une bonne raison à cela.
Et enfin, optez par défaut pour la transparence, l'antithèse du commandement et contrôle. La transparence encourage l'appropriation, la responsabilisation, la collaboration et l'adhésion. Et ce sont ces éléments qui font avancer les entreprises, garantissant que la somme des parties individuelles contribue à un tout plus grand que ce qui peut être atteint par une approche dépassée, descendante et qui maintient les gens dans l'ignorance.
Tel que publié dans Accountingweb – août 2018
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