Lorsque vous pensez au reporting financier, pensez-vous à présenter les données de l'entreprise au conseil d'administration de manière rapide et précise ? Pensez-vous à la meilleure façon dont les données financières de l'ensemble de l'entreprise peuvent être consolidées et présentées de sorte qu'elles soient'facilement comprises et transmettent rapidement les résultats et indicateurs les plus critiques au conseil d'administration – aussi bien aux directeurs financiers qu'aux non-financiers ?
Vous faites très probablement tout cela. Mais pensez-vous également au reporting comme à un processus à double sens – ou, pour le formuler autrement, un processus bidirectionnel – et intégrez-vous vos responsables opérationnels dans la conversation ?
Une image vaut mille mots
La puissance et l'impact de la présentation de tableaux de bord, graphiques et autres indicateurs de performance sous forme de captures visuelles mensuelles ne doivent pas être sous-estimés. Et des technologies comme Microsoft Power BI ont rendu ces capacités de visualisation facilement accessibles à l'équipe financière à un coût abordable.
Il s'agit d'une valeur ajoutée importante et d'un service que l'équipe financière peut offrir au conseil d'administration. En rendant les insights visuels et plus faciles à assimiler d'un coup d'œil, l'équipe financière accélère et améliore la capacité de prise de décision et d'élaboration de stratégie de l'organisation'. Mais les représentations visuelles de données les plus élégantes au monde ne valent que ce que valent les données sur lesquelles elles sont basées.
Le processus bidirectionnel du reporting financier
Votre équipe financière ne fait-elle que remonter des informations vers le conseil d'administration, ou les restitue-t-elle également vers l'entreprise ? Avec la meilleure volonté du monde, des erreurs se produisent, surtout lorsque les organisations grandissent et se complexifient. Les équipes financières doivent traiter plus de données, quantitatives et qualitatives, que jamais, alors que les délais de traitement se raccourcissent sans cesse. Il n'est ni raisonnable ni possible d'attendre de votre équipe financière qu'elle vérifie chaque saisie au niveau de l'imputation.
Au lieu de cela, qui mieux que les responsables de centres de coûts qui ont généré les ventes ou dépensé l'argent en premier lieu pour vérifier que les saisies et imputations sont correctes ? Ce sont les personnes responsables du maintien des revenus, ou de la maîtrise des dépenses, ou de la réalisation de tout autre KPI critique ce mois-là. Ils connaissent les chiffres et le contexte et ont un intérêt personnel à s'assurer que les données financières de leur département ou centre de coûts sont exactes. Ils peuvent rapidement et facilement identifier quelque chose qui a été incorrectement imputé à leur centre de coûts, des données manquantes, ou des montants qu'ils ne reconnaissent pas'. Et d'où l'importance de reconnaître le reporting comme un processus bidirectionnel.
Les avantages d'un processus de reporting bidirectionnel
Un processus de reporting financier bidirectionnel peut débloquer des insights vitaux supplémentaires depuis le terrain de l'entreprise. Par exemple, supposons que les ventes baissent dans un magasin de détail spécifique. Est-ce dû à la mort du commerce de proximité et à un signal d'alerte précoce pour accélérer la transition vers le commerce électronique ? Ou est-ce en raison de trois mois de travaux routiers perturbant la circulation et le stationnement, mais qui sont maintenant terminés ? Seul votre responsable sur le terrain peut vous le dire.
Cela accélérera l'ensemble du processus de reporting. Une poignée de comptables dans l'équipe financière ne peut pas examiner le volume de données généré par une grande entreprise dans un court laps de temps. Mais si vous partagez cette tâche entre les responsables opérationnels de l'ensemble de l'entreprise, cela peut être réalisé en une fraction du temps avec le même nombre de collaborateurs financiers. L'équipe financière consacrera alors son temps à examiner les exceptions plutôt qu'à les rechercher. À plusieurs mains, on fait plus de travail, comme dit le vieux dicton.
Un dernier avantage est que ce niveau de transparence encouragera davantage un sentiment d'appropriation et de responsabilité parmi les responsables opérationnels non financiers, et améliorera l'alignement des objectifs et de la stratégie d'entreprise dans toute l'organisation.
Prendre les meilleures décisions, rapidement
C'est l'insight, délivré au bon rythme, dont le conseil d'administration a besoin pour prendre les meilleures décisions et définir la meilleure stratégie d'entreprise. Plus le dossier du conseil est correct et à jour, meilleure sera la prise de décision. Et en ouvrant un canal de communication bidirectionnel avec l'entreprise elle-même, l'équipe financière peut augmenter la précision des informations et gagner du temps – même dans les entreprises les plus grandes et les plus complexes.
Au lieu de passer deux semaines par mois à vérifier et confirmer les données sous-jacentes, l'équipe financière peut prendre deux jours pour examiner les données avec les responsables opérationnels et se concentrer sur la présentation des informations et des insights au conseil d'administration.
Les simples exports de données ne favorisent pas une conversation bidirectionnelle
Ces gains de temps et de précision ne peuvent être réalisés que si le système financier sous-jacent est intégré à votre système de reporting et que les modifications se propagent immédiatement et automatiquement – qu'elles soient effectuées le 2, le 5 ou le 27 du mois. Si la finance exporte un instantané des données dans une base de données ou un entrepôt avant de les importer dans Power BI ou un outil de visualisation similaire, cela ferme la boucle bidirectionnelle. Toutes les mises à jour ultérieures effectuées par les responsables opérationnels sur les données de base dans le système financier ne seront pas reflétées, et l'insight présenté au conseil d'administration ne sera pas le plus récent.
En revanche, avec les bons outils en place, une équipe opérationnelle habilitée et une conversation bidirectionnelle fluide, il n'y a aucune raison pour que même les grandes entreprises complexes ne puissent pas'avoir un calendrier de reporting de trois jours. Et pouvoir ensuite s'ajuster à la volée lorsque le conseil d'administration commence à s'engager avec les chiffres et à poser des questions.
L'équipe financière en tant que facilitatrice
Plutôt que de simplement canaliser l'information dans une direction unique, le rôle de l'équipe financière devrait être de faciliter un processus bidirectionnel reliant le conseil d'administration et l'entreprise. Certes, les bons outils sont essentiels pour s'assurer que la finance ne devienne pas un goulot d'étranglement ou un blocage, mais les avantages du rôle de facilitation de la finance dans cet échange sont significatifs.
Une équipe de direction opérationnelle habilitée et alignée, qui se sent impliquée et responsable de sa performance locale, sera plus performante. Et en même temps, cela améliore la qualité et la rapidité des informations qui constituent le socle du rapport du conseil d'administration, ainsi que des discussions stratégiques qui en découlent, conduisant finalement à de meilleures décisions au sein de l'organisation.
Tel que publié AccountingWeb - mai 2023