Cape Consumers (Pty) Ltd a été fondée en 1947 et est un prestataire de crédit enregistré en vertu de la loi nationale sur le crédit. En utilisant le pouvoir d'achat combiné de leurs 30 000 titulaires de carte, ils négocient des remises avec plus de 7 500 détaillants sélectionnés pour leurs titulaires de carte. Cette remise est ensuite versée sous forme de bonus aux titulaires de carte en fonction de leurs achats pour l'année d'achat précédente.
IDU impressionne Cape Consumers
Temps pour un changement
Il y a deux ans, Cape Consumers a pris un nouveau départ en nommant un nouveau directeur général, Marthinus Fourie, un nouveau directeur financier, Monty Stephenson, et en promouvant Theresa le Roux au poste de directrice financière, tout en ajoutant deux nouveaux cadres pour l'informatique et les ventes & le marketing. Cette nouvelle équipe EXCO a mis en place une stratégie de redressement destinée à courir jusqu'en décembre 2015, avant de céder la place à une nouvelle stratégie de croissance sur 5 ans visant à porter leur chiffre d'affaires de 1 milliard R à 10 milliards R.
Avec cette stratégie en tête, ils avaient réalisé qu'il était temps de passer de leurs feuilles de calcul actuelles à un logiciel plus professionnel et sophistiqué qui aiderait à améliorer les systèmes et à soutenir la nouvelle vision et la croissance de l'entreprise. Bien qu'ils ne cherchaient pas activement à moderniser leur système, lorsqu'ils ont reçu l'appel d'introduction d'IDU Software, ils étaient dans la disposition parfaite pour l'accueillir.
« J'avais rencontré Kevin Phillips, propriétaire et PDG d'IDU, il y a des années lorsque j'étais chez Ernst & Young via leur programme Entrepreneur de l'année, et notre directeur informatique, Louis Volschenk, avait déjà travaillé avec le logiciel idu-Concept dans le cabinet juridique ENS et en était très impressionné », explique Monty Stephenson, directeur financier chez Cape Consumers. « Lorsque nous avons rencontré Kevin et qu'il nous a parlé du développement de son entreprise et d'idu-Concept ainsi que de ses philosophies d'affaires, nous avons réalisé qu'IDU était le choix parfait pour nous. »
Une partie de la nouvelle approche managériale de Cape Consumers consistait à intégrer de nouvelles idées et contributions de tous les niveaux de l'entreprise. « Nous voulions décentraliser davantage et donner plus de responsabilités aux chefs d'unités commerciales pour nous éloigner d'un système de budgétisation descendant, et IDU nous a permis de le faire », explique Stephenson.
« La gestion du contrôle de version dans les feuilles de calcul était un cauchemar, et cela n'aurait fait qu'empirer à mesure que nous grandissions », dit Theresa le Roux, vétérane de 9 ans chez Cape Consumers et directrice financière. « Chaque fois que nous faisions avancer le budget, nous perdions tous les commentaires, calculs et documents précédents et devions repartir de zéro. J'adore que cela ne soit plus un problème avec idu-Concept. »
Le processus d'implémentation
L'équipe de Cape Consumers a été impressionnée par le professionnalisme et la rapidité du processus d'implémentation.
« D'un point de vue financier, la gestion de projet a été bien menée dès le départ », dit le Roux. « Ils ont facilité un atelier de cadrage complet afin de mieux comprendre notre activité et nos besoins spécifiques. Ils ont ensuite fourni une documentation décrivant exactement ce qui était dans le périmètre et ce qui ne l'était pas, un plan de projet clair avec des délais, des coûts et une description de ce qui serait nécessaire de notre part. »
« Ils nous ont présenté le scénario le plus défavorable en termes de délais et de coûts et nous ont expliqué que les deux pouvaient être maîtrisés si le chef de projet, moi-même, s'impliquait dès le départ », dit le Roux. « J'ai pu gérer les dépenses de manière remarquable, grâce à leur suivi de l'avancement du budget du projet et au fait qu'ils me tenaient constamment informée. »
« L'expérience a été remarquable pour moi », dit Stephenson. « Je n'ai jamais vu quelqu'un saisir aussi rapidement ce que nous faisons et qui nous sommes. Très peu de prestataires de services peuvent répondre à la fois aux exigences informatiques et financières, et IDU combine la compréhension financière avec le plus haut niveau de compétences technologiques. »
« Kevin est expert-comptable et chef d'entreprise lui-même, il comprend clairement l'importance de la qualité de service et exactement ce dont les petites entreprises ont besoin, et il a constitué son équipe en conséquence », développe Stephenson. « Le service est constamment excellent, que vous ayez affaire au PDG ou au consultant qui réalise l'implémentation – et cela est sans aucun doute dû à la direction de l'entreprise. »
Gestion du changement
Cape Consumers a particulièrement admiré la délicatesse avec laquelle l'équipe IDU a abordé l'aspect gestion du changement de la transition, depuis leur présentation à l'EXCO et aux utilisateurs jusqu'à la manière dont ils ont animé les ateliers et facilité la migration.
« Ils ont fait une présentation complète et facile à comprendre à l'EXCO », dit Stephenson, « Et leur connaissance et leur passion pour leur produit ainsi que leur compréhension de nos besoins ont convaincu l'équipe. Ils ont compris l'importance du soutien pour amener tout le monde à adhérer. »
Le Roux ajoute : « La formation était très pratique et interactive, et ils ont proposé des formations individuelles là où c'était nécessaire, s'assurant que tout le monde se sente à l'aise avec le logiciel. L'entreprise compte 30 personnes et environ la moitié d'entre nous l'utiliseront régulièrement, donc l'adhésion et la compréhension étaient vraiment importantes. »
IDU en action
Cape Consumers a utilisé idu-Concept en avril pour la budgétisation de leur exercice 2016, et l'équipe qui l'a utilisé jusqu'à présent a constaté une énorme amélioration par rapport aux systèmes précédents.
« C'est vraiment facile à utiliser et les commentaires mensuels et les indicateurs nous apportent une vraie valeur ajoutée », dit le Roux. « De plus, il nous permet de lire les chiffres directement depuis Sage-Accpac, ce qui donne plus d'intégrité aux données. »
Passage à Enterprise
Après seulement 3 mois sur le modèle de budgétisation standard, Cape Consumers a décidé de passer au pack Enterprise, leur donnant un accès complet aux modules supplémentaires, notamment la Business Intelligence.
« Nous avions commencé à étudier le développement de notre propre BI il y a peu, mais notre directeur informatique, Louis Volschenk, nous avait informés que ce serait un projet extrêmement chronophage », dit Stephenson. « Lorsque l'équipe IDU nous a parlé de leur offre BI, nous avons été facilement convaincus que les avantages de la mise à niveau l'emportaient largement sur l'investissement financier. »
« Nous sommes très enthousiastes à l'idée d'accéder à toute la puissance de la BI pour examiner nos informations financières et non financières », dit le Roux. « Cela apportera une telle valeur ajoutée à la prise de décision de l'EXCO et nous permettra de tracer une feuille de route claire, et grâce au temps réel d'apporter des ajustements au fur et à mesure. »
En résumé
« L'équipe IDU a été incroyablement professionnelle, flexible, adaptable et toujours disponible », dit le Roux. « Ils ont fait plus que ce qui était attendu pour aider à tout mettre en place, m'aidant même à monter en compétences pour tirer le meilleur parti du logiciel. L'équipe a facilement su s'adapter à toutes nos demandes, naviguant dans leur logiciel avec aisance et le faisant fonctionner. »
« Je n'ai jamais rencontré un autre prestataire de services qui inspire une telle confiance dans la compréhension, les connaissances et les compétences de chaque membre de son équipe », dit Stephenson. « À chaque étape, je savais que j'obtiendrais le même service irréprochable quel que soit mon interlocuteur – et le fait que j'avais accès à tout le monde dans tous les départements de l'entreprise IDU n'a fait que renforcer cette confiance. »
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