Cape Union Mart Group est basé au Cap et abrite actuellement 5 grandes marques locales — Cape Union Mart, le magasin outdoor préféré d'Afrique du Sud et la marque phare du groupe ; K-Way, une gamme technique extrêmement populaire de vêtements et d'équipements outdoor ; Old Khaki, une marque de mode décontractée disponible dans plus d'une douzaine de magasins indépendants ; Sparks and Ellis, une entreprise de vêtements uniformes, et la dernière addition Poetry, un concept store lifestyle éclectique pour femmes. Approvisionnant tout ce dont on a besoin pour les activités outdoor depuis 1933, Cape Union Mart possède plus de 100 magasins en Afrique du Sud, en Namibie et au Botswana.
idu-Concept simplifie et rationalise les systèmes de Cape Union Mart
En 2011, Cape Union Mart a entrepris un projet ambitieux, rénovant l'ensemble de ses systèmes financiers et de point de vente.
« L'un des éléments clés que nous devions revoir était nos systèmes de budgétisation et de reporting. Nous effectuions notre budgétisation dans Excel, ce qui était devenu un exercice chronophage et fastidieux, souvent compliqué davantage par des erreurs humaines ou un mauvais contrôle des versions », déclare Evan Torrance, Directeur Informatique de Cape Union Mart.
« Nous voulions une solution qui rationalise le processus, augmente l'efficacité et réduit les erreurs en maintenant une version unique et en temps réel de la vérité », dit Torrance. « Nous avons examiné plusieurs options et avons très rapidement décidé que idu-Concept était l'outil commercial idéal pour nous et qu'il existait une compatibilité culturelle entre IDU Software et Cape Union Mart. Le coût est aussi toujours une considération importante pour nous, ainsi que la représentation locale pour le support, les deux étant assurés par IDU. »
Cape Union Mart considère la flexibilité d'IDU Software comme un différenciateur clé de l'entreprise. Le déploiement et le support continu requis comportaient un certain degré de complexité en raison d'un déploiement ERP qui se déroulait simultanément. « L'équipe IDU était toujours agréable, professionnelle et accommodante, et abordait tout support supplémentaire avec une attitude positive », dit Torrance.
« idu-Concept nous a permis d'établir notre budget par rapport au plan de comptes du nouveau système avec des données réelles de l'ancien système, rendant le passage d'un système ERP à un autre gérable », dit Torrance. « À cet égard, le rôle d'IDU dans la migration des systèmes ERP ne doit pas être sous-estimé ; en fait, malgré la réticence initiale à entreprendre ce projet tout en gérant une implémentation ERP, cette décision s'est révélée avec le recul véritablement inspirée. »
Cape Union Mart a commencé à utiliser trois modules idu-Concept — Budgétisation, Reporting & Analytics — fin 2011. Ils ont été immédiatement impressionnés par la précision, la transparence en temps réel et le contrôle offerts. Les utilisateurs des systèmes comprennent tout le monde, du Directeur Financier aux managers financiers, chefs de département, responsables de zone et certains utilisateurs départementaux, et les retours ont toujours été qu'ils sont faciles à utiliser et permettent de travailler plus vite et plus simplement.
Le module de budgétisation financière idu-Concept a considérablement fluidifié et optimisé le processus de chargement des budgets sur une base annuelle. Auparavant, il y avait des problèmes avec de multiples versions du budget dans différents départements et ils étaient souvent mal consolidés ou en retard pour le nouvel exercice financier. La simplicité et la précision d'un système en temps réel ont éliminé toutes ces préoccupations.
« C'est un excellent outil de budgétisation qui nécessite peu de saisie », dit Torrance. « Il a complètement changé le processus de budgétisation pour nous et soutient notre approche de la budgétisation. Un avantage supplémentaire et inattendu du module a été que les réallocations en pourcentage ont rendu les changements interentreprises et intergroupes automatiques. »
Le module de reporting financier idu-Concept facilite beaucoup la révision mensuelle des données réelles par rapport aux budgets pour les chefs de département et offre la possibilité de les examiner de manière opportune et précise. « C'est un système intuitif, facile à utiliser pour générer des rapports », ajoute Torrance, « Il nous permet aussi d'accéder au niveau transactionnel le plus bas et fonctionne bien avec Excel. »
Le module Analytics idu-Concept a rationalisé le processus de reporting mensuel et rend l'analyse des données plus rapide, plus facile et plus précise. Le fait qu'il lise les données des modules IDU et des systèmes ERP facilite le reporting de données variées et complexes.
« idu-Concept est une solution abordable et fonctionnellement robuste qui offre une visibilité sur l'ensemble de notre activité », dit Torrance. « Nous recommanderions IDU pour toutes ses qualités exceptionnelles, ainsi que pour leur équipe de collaborateurs professionnels et passionnés qui s'est intégrée très naturellement dans notre environnement de travail pendant toute la durée du projet. »
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