Challenge Community Services, fondée en 1958, est l'un des plus grands services de soutien aux personnes handicapées et à la communauté dans les régions rurales de Nouvelle-Galles du Sud (NSW), en Australie. Avec pour mission de garantir que les personnes handicapées, les enfants et les membres vulnérables de la communauté jouissent des mêmes droits et avantages que tout le monde, Challenge emploie plus de 580 salariés, dont 125 sont eux-mêmes en situation de handicap, et offre une gamme de services dans les régions North West, Central West, New England et Hunter de NSW. Ses services comprennent un soutien à l'autonomie, à l'accès à la communauté, à l'hébergement et à l'insertion professionnelle pour les enfants, jeunes et adultes défavorisés ; l'organisation exploite également plusieurs entreprises qui offrent des opportunités de formation et d'emploi aux personnes handicapées.
Début 2013, avec une empreinte géographique importante et croissante, des agences disséminées dans le nord de la NSW et une croissance du chiffre d'affaires de plus de 200 % en 5 ans, Challenge a réalisé que l'utilisation de tableurs Excel pour la budgétisation et la fourniture de rapports financiers mensuels statiques aux managers ne fonctionnait plus.
« Lorsque l'organisation était petite et que la plupart des agences étaient facilement accessibles depuis le siège social, se déplacer avec un ordinateur portable et faire des budgets dans Excel permettait d'atteindre le résultat souhaité, mais non sans les incontournables maux de tête liés aux tableurs », déclare Carl Learson, Executive Manager Support Services. « Nous distribuions également des rapports de gestion statiques, y compris des rapports d'écarts, sur une base mensuelle, sans que les managers puissent explorer les données et comprendre pleinement ce qui composait les chiffres — ce qui était de plus en plus frustrant et inefficace », précise Learson. « L'augmentation du nombre d'agences, une empreinte plus large et des managers plus avertis en matière financière exigeaient une solution plus intelligente. »
Challenge a lancé sa recherche de solution en ligne, via les auditeurs de l'organisation et via les prestataires de support de leurs logiciels de comptabilité. Plusieurs solutions ont été proposées, mais aucune ne cochait toutes les cases nécessaires.
« La solution devait pouvoir consolider environ 100 budgets individuels sans intégrer de tableurs, tout en étant accessible depuis chacune de nos agences afin de minimiser les déplacements au moment du budget », explique Learson. « En raison de notre environnement dynamique, la solution devait facilement s'adapter aux changements organisationnels, aux nouveaux centres de coûts et aux différents formats de reporting adaptés aux besoins de chaque utilisateur. Nous devions également pouvoir réviser facilement nos prévisions et établir des budgets sur plusieurs exercices financiers. En outre, elle devait fournir des comptes de gestion permettant aux utilisateurs de descendre jusqu'aux écritures comptables afin de comprendre pleinement les transactions ; et la solution devait offrir plus que la simple budgétisation et les rapports de base — elle devait être personnalisable pour que nous puissions adapter les rapports aux exigences organisationnelles spécifiques. »
Après avoir rencontré l'équipe idu-Concept à Sydney et avoir examiné leur produit en détail, l'équipe de Challenge a réalisé qu'elle avait trouvé la bonne solution. Le produit était en mesure de répondre à toutes leurs exigences et l'intégration avec le logiciel de comptabilité qu'ils utilisaient était bien établie.
« Nous ne voulions pas être un cobaye », explique Learson. « idu-Concept disposait déjà d'un marché établi avec des clients confrontés à des défis géographiques similaires à ceux de notre organisation, et les références fournies par un certain nombre de ces organisations ont conforté notre décision. Et le prix, bien que supérieur à ce que nous avions prévu, était considérablement inférieur aux solutions de niveau supérieur, qui n'étaient vraiment adaptées qu'aux grandes entreprises. »
idu-Concept a permis d'établir un modèle budgétaire qui a autonomisé les équipes de management régional de Challenge et réparti la charge de travail au moment du budget jusqu'aux directeurs et superviseurs d'agences. « Ils ont maintenant toutes les informations dont ils ont besoin à portée de main, peuvent effectuer la saisie des données, signaler le budget pour validation par la hiérarchie et les budgets sont immédiatement consolidés », déclare Learson. « Les équipes de management régional sont en outre autonomisées grâce à des rapports de gestion précis et en temps réel qui offrent une transparence totale sur leurs comptes. »
idu-Concept a également permis de développer des rapports multidimensionnels que l'équipe de Challenge n'avait jamais pu réaliser avec leur solution précédente. « Les mises en page de rapports facilement personnalisables nous ont permis de créer des rapports adaptés aux différents utilisateurs, du conseil d'administration au superviseur d'agence — ce qui n'était pas envisageable auparavant en raison du temps d'administration nécessaire pour maintenir les rapports. »
« En définitive, nous avons désormais donné à nos managers les outils dont ils ont besoin pour être responsables de la gestion de leurs budgets, et nous en avons tiré tous les bénéfices connexes tels que la précision, des délais considérablement améliorés, des déplacements réduits et la transparence », déclare Learson.
Challenge utilise les modules Budgétisation et Reporting d'idu-Concept. « Des mises en page de rapports personnalisables illimitées, associées à des fonctionnalités de glisser-déposer, font que idu-Concept simplifie et rend véritablement efficace l'analyse de notre activité sous des angles que nous n'aurions jamais imaginés auparavant », déclare Learson. « Nous pouvons désormais analyser les performances par lignes d'activité, régions géographiques, compte du grand livre, pour n'en citer que quelques-uns. »
« Chaque superviseur d'agence jusqu'au PDG a accès à idu-Concept et consulte activement les informations pertinentes à ses besoins », déclare Learson. « Au fur et à mesure que les membres du personnel comprennent les capacités de l'outil et le nouveau niveau de transparence qu'ils ont sur leurs activités, la réaction habituelle est l'incrédulité face à la quantité d'informations auxquelles ils ont accès. »
« Travailler avec IDU a été extrêmement bénéfique pour la façon dont nous gérons notre entreprise », déclare Learson. « Le logiciel est véritablement innovant et nous offre un éventail de fonctionnalités et un soutien remarquables. »
« La principale difficulté que nous rencontrions provenait de notre empreinte géographique et de notre croissance significative. Nous ne parvenions tout simplement pas à fournir les bonnes informations à nos équipes de management », déclare Learson. « Il était impossible d'ajouter rapidement et efficacement des centres de coûts, de réorganiser les structures de management ou de modifier les mises en page de rapports ; et nous n'avions aucun moyen de consolider efficacement et avec précision un si grand nombre de budgets. idu-Concept a répondu à tous ces problèmes. »
« Nous recommanderions sans hésiter idu-Concept à d'autres organisations confrontées aux mêmes obstacles que nous. Nous avons constaté de visu comment cette solution peut transformer des aspects de la culture managériale et de la responsabilisation, en autonomisant le personnel et en lui donnant les outils pour gérer leurs activités. »
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