Si, comme le dit le vieux proverbe, vous êtes trop occupé à couper du bois pour affûter votre hache, vous risquez de ne pas tirer le meilleur parti de votre logiciel ou de dépenser de l'argent inutilement.
Si vous avez lu ne serait-ce qu'un de mes articles ces dernières années, vous savez que je suis un partisan des entreprises qui développent leur capacité à être flexibles et à réagir aux changements rapidement et de manière décisive. Mais cela ne signifie pas jeter aveuglément l'ancien et mettre en œuvre le nouveau. Aujourd'hui, je soutiens que lorsqu'il s'agit de remplacer un logiciel, nous devrions prendre le temps d'évaluer si notre logiciel actuel est aussi irrémédiable que vous le pensez, avant de foncer à toute allure vers quelque chose de nouveau et de coûteux.
Changer de logiciel à chaque fois que quelque chose ne fonctionne plus aussi bien qu'avant ou lorsque vous avez besoin de nouvelles capacités n'est souvent pas la meilleure façon de générer un retour sur votre investissement logiciel. Ce n'est pas non plus une bonne façon d'économiser du temps et de l'argent à long terme.
Imaginez la chose ainsi. Avant d'acheter quelque chose comme un logiciel d'entreprise critique, vous faites vos recherches, n'est-ce pas ? Vous calculez combien le logiciel vous coûtera à l'acquisition, combien il vous coûtera à maintenir et quel sera le ROI probable. Vous décidez ensuite si l'achat est une bonne idée ou non, et vous allez de l'avant et vous l'achetez, ou vous passez à l'option suivante.
Malheureusement, une fois la décision d'achat prise et le logiciel mis en œuvre, les choses déraillent bien trop souvent. Une fois le logiciel installé, probablement avec des personnalisations, et la formation initiale terminée, on l'oublie tout simplement et on le laisse fonctionner en arrière-plan. La phase de maintenance du logiciel est négligée au milieu de l'agitation de la vie professionnelle quotidienne, où nous travaillons tous aussi dur que possible pour rester au-dessus de notre boîte de réception et d'un marché en rapide évolution.
Et, comme nous le savons tous trop bien, si quelque chose fonctionne, on l'oublie, ce qui rappelle l'adage « ne répare pas ce qui n'est pas cassé ! ». Cependant, le revers de la médaille est un autre adage : « vous êtes trop occupé à couper du bois pour affûter votre hache ». C'est un rappel qu'à long terme, il vaut la peine de prendre le temps de s'arrêter et d'effectuer des tâches de maintenance. Ce temps de pause peut en fait augmenter votre productivité globale. Dans ce cas, cela signifie que négliger la maintenance du logiciel peut avoir des conséquences désastreuses sur votre ROI attendu, sans parler de l'efficacité et de la productivité du logiciel et de vos utilisateurs.
Il convient de souligner que la maintenance des logiciels va au-delà du simple déploiement des mises à jour : être sur la version la plus récente de votre logiciel est évidemment important (et avec les services cloud, cela se produit généralement automatiquement). La maintenance des logiciels comprend la compréhension des fonctionnalités supplémentaires incluses dans ces mises à jour, la manière dont votre organisation peut en bénéficier, et si vous devez changer votre façon de travailler pour tirer le meilleur parti de ces fonctionnalités. Ces nouvelles fonctionnalités optimisées sont essentiellement des avantages gratuits qui génèrent un ROI encore plus élevé sur votre investissement initial.
La maintenance des logiciels comprend également une formation continue pour vos utilisateurs, afin qu'ils puissent se tenir au courant de ces nouvelles fonctionnalités et découvrir les fonctionnalités préexistantes dont ils n'ont pas encore eu besoin. Cet apprentissage continu, juste à temps, est également essentiel pour maximiser votre ROI (et garantir que vos équipes travaillent le plus efficacement possible).
Malheureusement, les utilisateurs n'utilisent généralement jamais plus qu'une fraction des fonctionnalités d'un logiciel. La règle empirique dans le monde informatique est que 80 % de vos utilisateurs n'utilisent que 20 % de vos fonctionnalités. Une étude de 2015 sur les feuilles de calcul et les archives e-mail d'Enron démontre un écart encore plus extrême. La recherche a montré que 76 % des feuilles de calcul n'utilisaient que 15, sur environ 500, des fonctions d'Excel. Les utilisateurs tirent de la formation initiale ce dont ils ont besoin et oublient le reste. Cette attrition des connaissances est exacerbée lorsque les nouveaux membres d'équipe sont formés par des utilisateurs existants, qui leur montrent uniquement comment ils utilisent le système, y compris, potentiellement, des fonctionnalités et des méthodes de travail obsolètes.
Finalement, et inévitablement, vous arrivez à la conclusion que le logiciel n'est plus adapté à l'usage et ne peut pas faire ce que vous en attendez, et vous allez donc sur le marché pour en trouver une alternative. Très bien, si c'est probablement inutile dans de nombreux cas, mais que se passera-t-il dans un an ou deux, quand ce schéma de négligence de la maintenance du logiciel s'est poursuivi et que vous vous retrouvez à nouveau à penser que votre logiciel est dépassé.
Le bon sens et le désir de tirer le meilleur parti de nos investissements existants devraient certainement conduire à un changement d'approche en matière de maintenance des logiciels. Cela peut à la fois garantir que vous maximisez les retours de votre logiciel existant et que vous prenez des décisions commerciales judicieuses lorsque vous décidez de remplacer un logiciel. Une tactique que vous pouvez déployer pour atteindre ces résultats est un bilan de santé annuel formalisé et documenté du logiciel, où vous travaillez avec votre fournisseur pour vous assurer que votre logiciel est à jour, encore correctement configuré et utilisé selon vos besoins, et que vous utilisez le logiciel à sa pleine capacité. De pair avec cela, il s'agit de s'assurer que vos utilisateurs sont familiarisés avec les fonctionnalités nouvelles et nouvellement requises et soutenus par une formation continue pour que le manque de connaissances ne réapparaisse pas. C'est particulièrement important dans les environnements de travail à distance, où vous ne pouvez pas simplement tapoter l'épaule d'un collègue et lui demander comment faire quelque chose.
Bien sûr, un logiciel qui n'est plus adapté à l'usage parce que votre organisation et/ou le marché a évolué et que le logiciel n'a pas suivi, doit disparaître. Parfois, il pourrait être nécessaire de jeter complètement la hache et d'investir dans une tronçonneuse. Mais, si c'est le résultat, assurez-vous au moins de prendre votre décision sur la base d'informations complètes et précises, et que vous disposez des structures et des processus en place pour vous assurer de ne pas vous retrouver dans la même situation dans deux ou trois ans.
Tel que publié dans AccountingWeb - 26 April 2022