Paradoxalement, la croissance et le succès peuvent être une épée à double tranchant pour les petites et moyennes entreprises. D'un côté, vous progressez et atteignez vos jalons, ce qui est une réussite considérable, notamment dans la conjoncture économique difficile d'aujourd'hui. De l'autre, très rapidement, ce qui était simple et direct acquiert de nouveaux niveaux de complexité. Tout à coup, en tant que chef d'entreprise ou directeur financier, vous ne pouvez tout simplement plus être aussi présent et omniscient que vous l'étiez.
Il est assez intimidant d'abandonner une partie de ce contrôle, surtout en ce qui concerne les dépenses. La gestion des dépenses, notamment dans le monde des PME, concerne véritablement les achats et la « validation » des dépenses avant que l'argent soit engagé. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, cela devient impraticable. En tant que chef d'entreprise ou manager, vous devez vous concentrer sur le développement de nouveaux marchés et les stratégies de croissance, plutôt que d'être accaparé par la paperasserie.
La seule façon de progresser est de commencer à responsabiliser le reste de l'organisation pour qu'elle s'approprie certaines de ces tâches. Et pour ce faire, vous devez mettre en place les outils et les processus adéquats — tels que le reporting, qui, bien que réactif, vous permettra de détecter les problèmes en temps opportun. Et surtout, vous devez vous assurer que chacun comprend et adhère à la vision d'ensemble, et est en mesure d'aligner ses objectifs sur cette stratégie globale.
Par exemple, vous devez clarifier la différence entre réduire les dépenses et les gérer, et relier cela à la stratégie globale de l'entreprise.
Un manager intermédiaire chargé de contrôler les dépenses pourrait être extrêmement performant sur ce critère précis, considéré isolément. Et cela pourrait être extrêmement préjudiciable pour votre entreprise dans son ensemble si l'on considère les choses de manière globale.
Par exemple, la facture téléphonique mobile collective pourrait avoir bien baissé, ce qui est une bonne chose. Mais ce n'est pas si positif que les clients soient mécontents parce qu'ils ne sont pas contactés en temps voulu et ont donc confié leurs affaires à la concurrence. En définitive, l'économie réalisée sur la facture téléphonique mobile ne paraît plus aussi rose, surtout comparée au chiffre d'affaires perdu. Et votre manager intermédiaire ? Eh bien, il a fait ce que vous lui aviez demandé, surtout si vous ne lui aviez fourni aucun contexte.
J'admets que c'est un exemple assez simpliste — bien que malheureusement encore suffisamment courant. Combien de fois, en tant que client, avez-vous été contrarié au point de changer de prestataire à cause d'une mesure de réduction des coûts évidente ? Mais considérez maintenant cela dans le contexte de la disruption numérique que traverse le monde. Là où faire davantage de la même chose ne suffira plus, et très bientôt vous vous retrouverez à courir sur place.
C'est un monde où, pour économiser de l'argent et en gagner à l'avenir, vous devez en dépenser aujourd'hui. La migration vers le cloud en est l'exemple par excellence : sans investissement dans les infrastructures et les capacités cloud aujourd'hui, vous ne serez pas en mesure d'offrir demain les services et les fonctionnalités exigés par vos clients.
Dans ce contexte, dépasser le budget n'est pas nécessairement négatif, à condition de pouvoir l'expliquer dans une perspective plus large. Ainsi, la gestion des dépenses ne consiste pas toujours à minimiser les coûts. Aujourd'hui, plus que jamais, il est essentiel de communiquer la stratégie de votre entreprise, de la relier étroitement aux objectifs et cibles individuels, puis de donner à vos collaborateurs les outils leur permettant d'atteindre leurs objectifs propres et ceux de l'ensemble de l'équipe.
Publié sur Accountingweb – 20 septembre 2017 https://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/expense-management-honing-the-double-edged-sword
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