Nous consacrons une quantité massive de temps et d'énergie à nos budgets une fois par an. Nous avons réalisé qu'en impliquant nos responsables de centres de coûts, nos managers de ligne et nos équipes terrain dans l'élaboration du budget, ceux-ci sont engagés et responsabilisés, et plus enclins à adhérer au budget et à ses résultats.
Mais ensuite ? Si c'est un exercice ponctuel qui ne se rattache à rien de concret, il pourrait avoir l'effet inverse sur votre équipe ; la reconnaissance et la responsabilisation ressenties s'amenuisant chaque mois jusqu'à ce qu'ils estiment que leurs contributions n'ont non seulement pas été appréciées, mais ont représenté une perte de temps précieux.
Les avantages d'une saisie efficace d'un budget ou d'une prévision sont bien établis et nombreux ; cependant, la valeur réelle de la budgétisation n'est pleinement réalisée que lorsque les dépenses réelles sont comparées au budget ou à la prévision. Bien que vous puissiez donner accès à votre équipe au Grand Livre, cela n'aurait guère d'intérêt ; les utilisateurs non financiers ne seraient pas en mesure de comprendre l'interminable flux d'informations non pertinentes pour eux.
Votre équipe a besoin d'un outil en temps réel ; une interface bidirectionnelle entre le budget et le grand livre leur permettant de suivre leurs chiffres et de fournir des retours d'information sur tout changement au fur et à mesure. Vos managers doivent pouvoir saisir des commentaires avec des explications et des raisons pour tout écart ou divergence — même une dépense défavorable n'est pas un problème fondamental s'il existe un commentaire ou une documentation pour l'étayer.
La meilleure façon de responsabiliser pleinement vos managers et de tirer le meilleur parti de votre budget est de fournir à votre équipe un environnement familier ; un outil de budgétisation et de reporting conçu à cet effet qui non seulement leur permet d'avoir une contribution dans le budget, mais leur permet également de comprendre, suivre et contrôler facilement leurs dépenses par rapport à leur budget. Sans cela, la valeur de l'exercice est considérablement diminuée et potentiellement préjudiciable à votre équipe et à son moral.
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