La budgétisation financière n'a qu'une portée limitée. C'est un élément constitutif de la stratégie d'entreprise, mais ce n'est qu'un instantané d'un résultat attendu à un moment donné. Vos managers en première ligne de votre organisation ont besoin de plus de détails, en temps réel, qui leur donnent la vue d'ensemble, les insights et les informations dont ils ont besoin au quotidien. C'est ce qui les maintient en engagement avec et dans la mise en œuvre du budget — et de la stratégie — de l'entreprise chaque jour, et pas seulement en période de "budget".
Les articles précédents de cette série ont examiné à quoi ressemble un outil budgétaire moderne, efficace et approprié si vous souhaitez autonomiser vos managers non financiers. J'ai ensuite approfondi et exploré comment vous pouvez intégrer ces capacités dans la planification des ventes ainsi que l'utilisation de la planification par scénarios dans le processus budgétaire. J'ai également abordé comment cette relation de travail collaborative entre la finance et le reste de l'organisation — car c'est bien ce qu'elle est — accélérera le processus budgétaire de plusieurs mois à quelques semaines.
Ce dernier point est au cœur de cet article car la réalité est qu'un processus budgétaire annuel n'est plus pertinent s'il existe de manière isolée. Les choses changent trop vite et nos définitions du court, moyen et long terme sont très différentes de ce qu'elles étaient il y a une ou deux décennies. La prévision constante est la seule façon de gérer le changement continu que connaît le monde des affaires. Et cela, à son tour, n'est possible que si vous disposez des bons outils.
Briser le cycle budgétaire annuel
Votre budget restera bloqué dans un cycle annuel s'il continue à prendre trois à quatre mois à compléter. Rappelons que vous êtes dans le métier de faire ce qui génère des ventes, et non dans le métier de la budgétisation. Cela commence par, comme mentionné dans cette série d'articles, accélérer votre processus budgétaire, et en parallèle stimuler la collaboration avec et l'autonomisation de votre équipe de direction non financière.
La bonne boîte à outils budgétaires vous permet de faire les deux et, en outre, ouvre la porte à des prévisions régulières pour vous aider à naviguer dans le changement. La prévision doit s'appuyer sur l'effort déjà consacré au processus budgétaire et intégrer les résultats réels en combinant ces deux ensembles de données pour générer automatiquement une prévision au niveau du centre de coûts, par compte.
Les managers opérationnels peuvent consacrer une heure ou deux à la revue de ces prévisions pour les valider ou les réviser, ce qui rend l'exercice de prévision de quelques heures pour un manager, et de quelques jours pour l'équipe finance — et non de semaines ou de mois. Cette cadence accrue est beaucoup plus adaptée aux entreprises d'aujourd'hui.
Reporting
À ce stade, il ne sera guère surprenant que je recommande que le reporting soit une conversation entre la finance et l'entreprise. Avant de présenter les données financières à l'échelle de l'entreprise à la direction et au conseil d'une manière qui transmet rapidement et clairement les résultats et les indicateurs les plus critiques, les données sous-jacentes doivent d'abord être vérifiées par les managers non financiers.
Les équipes finance doivent traiter plus de données, à la fois quantitatives et qualitatives, qu'elles ne l'ont jamais fait, alors même que les délais requis se raccourcissent de plus en plus. Il n'est pas raisonnable ni possible de demander à votre équipe finance de vérifier chaque saisie au niveau de la comptabilisation. Mais qui mieux que les managers de centres de coûts qui ont généré les ventes ou dépensé l'argent en premier lieu pour vérifier que les entrées et les affectations sont correctes ? Ils connaissent les chiffres et le contexte et peuvent rapidement et facilement repérer quelque chose qui a été incorrectement affecté à leur centre de coûts, des données manquantes, ou des montants qu'ils ne reconnaissent pas.
De plus, grâce à la collaboration et à l'autonomisation continues que vous avez cultivées, ils ont maintenant un intérêt direct à s'assurer que les données financières de leur département ou centre de coûts sont exactes.
Pour permettre cette conversation de reporting, un logiciel adapté aux métiers doit mettre en évidence automatiquement les écarts par rapport aux chiffres budgétaires approuvés. Cela suscite une attention, une remédiation ou une explication immédiate de la part des managers opérationnels et donne à la direction une visibilité sur les domaines de l'entreprise nécessitant une attention ainsi qu'un aperçu de ce qui se passe sur le terrain. Un système qui intègre facilement des notes et des commentaires des managers opérationnels sur les déviations par rapport aux performances prévues rationalise la communication.
L'équipe collaborative et autonomisée
Cette collaboration commence par les managers non financiers qui peuvent véritablement contribuer aux chiffres budgétaires. Mais une fois le budget approuvé, la conversation ne s'arrête pas. Les managers non financiers ont besoin d'un moyen simple et convivial de continuer à rendre compte à leur direction au fur et à mesure que les faits sur le terrain évoluent. Les écarts budgétaires critiques doivent être signalés par le système et le manager non financier a l'occasion de décortiquer et discuter ces différences, fournissant des informations essentielles à la direction dans un environnement commercial en rapide évolution.
Ensemble, ces capacités signifient que vos managers non financiers ne devraient plus être des champignons isolés, gardés dans l'obscurité sans visibilité ni appropriation de ce qui se passe autour d'eux. Et cela ne nécessite pas un programme de gestion du changement sur cinq ans. Il s'agit plutôt de donner aux gens, qu'ils soient dans des PME ou de grandes entreprises, les outils pour faire leur travail facilement, d'une manière qui favorise la transparence et la responsabilisation. Cela donne à vos collaborateurs le temps, l'espace mental, le respect et la confiance nécessaires pour maîtriser leur domaine tout en se sentant connectés au reste de l'organisation — même à l'équipe finance !
Tel que publié - CFO South Africa - 18 septembre 2023