Dans mon article précédent, j'ai proposé qu'une relation collaborative — plutôt qu'adversariale ou d'évitement — entre l'équipe finance et vos managers opérationnels, alimentée par les bons outils, pourrait vous faire gagner du temps et accroître la valeur que vous apportez à l'entreprise dans un environnement chaotique. Dans cet article, je vais approfondir ce point du point de vue du processus budgétaire, et vous montrer comment utiliser les bons outils pour autonomiser les managers non financiers.
Les tableurs : on ne peut pas vivre avec, on ne peut pas vivre sans
Au début de ce siècle, le scandale de fraude comptable d'Enron a envoyé des ondes de choc dans le monde de la finance et des affaires. En marge de cela, il a également mis à disposition un ensemble de données de 15 000 tableurs avec des e-mails associés que des chercheurs ont analysés par la suite. L'étude a montré que 24 % des tableurs contenant une ou plusieurs formules comportaient une erreur. Plus des trois quarts (76 %) des tableurs n'utilisaient que 15 fonctions — une fraction de ce que les tableurs offrent. De plus, un e-mail sur dix faisait référence à un tableur ou en incluait un, et discutait souvent d'erreurs et de mises à jour des documents.
Ce tableau n'est guère positif pour l'efficacité et la convivialité des tableurs. Mais ce n'est pas que je les déteste. En réalité, pour les petites entreprises, les tableurs sont l'outil idéal de planification et d'analyse financières. Mais à mesure que les équipes grandissent, cette utilité diminue, car les tableurs deviennent inévitablement plus complexes, en termes de formules, de nombre d'onglets et de volume de données. Par ailleurs, il existe souvent une dépendance excessive envers la personne qui les a mis en place (et qui sait comment ils fonctionnent !). Au bout du compte, les tableurs deviennent victimes de leur propre succès, incapables de passer à l'échelle ou de maintenir une version unique de la vérité. Et c'est là que commence le carrousel épuisant des tableurs.
Qu'avez-vous besoin à la place ?
Vous avez besoin d'un processus budgétaire facile et accessible pour les managers opérationnels. Cela le rend plus rapide et vous fournit des données fiables. Pour y parvenir, vous avez besoin d'un logiciel financier qui ne soit pas un tableur et qui soit conçu en pensant au manager non financier.
Cinq fonctionnalités d'un logiciel adapté aux métiers
1. Accessible aux non-financiers
C'est la priorité absolue, surtout si vous souhaitez responsabiliser vos équipes opérationnelles sur le budget. Pour favoriser l'adoption par les utilisateurs, votre logiciel de budgétisation et de reporting doit être aussi simple d'utilisation que Facebook. Cela signifie qu'au lieu de formules complexes et de tableurs multi-onglets hors contexte, le logiciel offre des interfaces utilisateurs simples avec un cliquer-pointer et d'autres fonctionnalités web familières. Un outil convivial encourage la saisie des données en temps voulu ainsi qu'un engagement continu dans le processus budgétaire, ce qui à son tour responsabilise les utilisateurs et favorise leur appropriation de leur portion du budget.
2. Besoin de savoir
Si trop de personnes sont responsables, personne ne l'est vraiment. Surtout si la tâche ou le processus est lourd et redouté de tous. Cela peut être résolu par un outil qui utilise des paramètres de sécurité personnalisés et un contrôle des accès pour rendre une seule personne dans un département responsable de son budget, favorisant à la fois la responsabilisation et la reddition de comptes.
3. Focus sur le département
Indépendamment du codage ERP existant, le logiciel de budget et de reporting doit gérer les départements et les comptes indépendamment. Si les départements sont configurés pour n'inclure que les comptes financiers pertinents, les utilisateurs ne seront pas submergés ni distraits par des comptes et des informations qui ne les concernent pas. Cela rationalise davantage le processus de saisie du budget et favorise l'appropriation des chiffres pertinents pour le manager.
4. Accès et mises à jour en temps réel
Aujourd'hui, les utilisateurs doivent pouvoir saisir leurs budgets et consulter les résultats immédiatement pour agir en conséquence. De même, la direction a besoin d'un accès en temps réel au budget et à son statut sans avoir à attendre des rapports fragmentés et une agrégation manuelle des versions les plus récentes. Une solution de budgétisation et de reporting en temps réel réduit le délai de traitement du budget de plusieurs mois à quelques semaines, en délivrant la bonne information, dans le bon format, entre les bonnes mains pour permettre aux dirigeants et aux managers d'exercer leur fonction.
5. Saisie automatisée des données
Moins de mains sur les claviers signifie moins d'erreurs humaines. La saisie automatisée des données réduit les erreurs de saisie et de traitement, et permet également une saisie budgétaire en temps réel. La réduction de la charge administrative sur l'équipe finance et les unités opérationnelles libère les personnes pour se concentrer sur l'essentiel : l'analyse des données et la prise de décisions stratégiques, et, pour les managers non financiers, la mise en œuvre des plans pour stimuler les ventes et les efficiences.
Prises ensemble, les fonctionnalités ci-dessus permettent la scalabilité à travers l'organisation et la création d'une version unique de la vérité. Cela conduit en définitive à un processus de saisie budgétaire plus rapide et plus efficace. En donnant aux utilisateurs un outil qui leur permet d'accomplir une tâche pénible et rebutante en une fraction du temps, vous leur permettez de se concentrer sur les aspects plus engageants et significatifs de leur travail, c'est-à-dire piloter l'entreprise. Cela signifie en retour que les gens apprécient l'outil et sont plus enclins à continuer à l'utiliser plutôt qu'à revenir aux anciennes méthodes, renforçant ainsi le succès et le ROI du logiciel.
Historiquement, le processus budgétaire consistait à remplir les cases d'un tableur, à l'envoyer et à l'oublier, puis à recevoir un budget final qui ne ressemble en rien à la contribution originale. Cela ne favorise en rien la collaboration avec vos managers non financiers, ni leur appropriation. Désormais, les managers opérationnels autonomes qui s'appuient sur un processus budgétaire rapide et peu administratif peuvent livrer un budget basé sur ce qu'ils observent en première ligne et sur les tendances qu'ils anticipent. Une agrégation fluide permet à l'équipe finance de passer en revue les chiffres, de comprendre la construction et d'identifier rapidement les problèmes et les tendances, leur permettant d'apporter une valeur ajoutée considérable au processus sans se noyer dans les détails.
La question d'aujourd'hui est : votre entreprise peut-elle se permettre de ne pas s'adapter ?
Dans le prochain article de cette série, j'approfondirai le processus budgétaire et examinerai comment vous pouvez étendre ces capacités à la planification et à la budgétisation des ventes.
Tel que publié - CFO South Africa - 15 juillet 2023