Assurer le suivi de vos actifs lorsque vous êtes une grande entreprise, telle qu'une université avec plusieurs campus ou une société avec des bureaux disséminés, peut représenter un véritable défi. En réalité, vous ne pouvez pas affecter plus d'une ou deux personnes à l'inventaire de l'ensemble de vos actifs, et même cela pourrait prendre des semaines ou des mois, ce qui en ferait une opération coûteuse.
Alors que par le passé, le suivi manuel et l'inventaire physique étaient la seule option, il existe désormais des programmes conçus pour faciliter et rationaliser la surveillance, la vérification et la gestion des immobilisations. Un logiciel performant de registre des actifs complété par le module idu Assets devrait être en mesure de prendre en charge plusieurs sociétés, livres d'actifs, centres de coûts et hiérarchies d'actifs, rendant ainsi ce processus sans problème pour votre entreprise.
Quelques fonctionnalités supplémentaires simples peuvent faire toute la différence dans la gestion de votre registre des actifs ; veillez donc à rechercher les options automatisées suivantes dans votre logiciel…
Le responsable du centre de coûts devrait être notifié des nouveaux actifs qui lui ont été attribués. La sélection de la vue « nouvel actif » devrait permettre au responsable du centre de coûts de l'affecter à un emplacement et à une personne responsable.
Une fonction devrait permettre aux utilisateurs d'effectuer une vérification des actifs destinée à vérifier physiquement les actifs de l'entreprise selon un cycle périodique. Si des actifs n'ont pas été vérifiés, le système devrait envoyer aux utilisateurs un rappel de vérification des actifs en retard, indiquant si le retard est actuel, de 30 jours, de 60 jours ou de 90 jours.
Les actifs existants devraient être affichés par groupe d'actifs, montrant clairement le coût de l'actif, les amortissements cumulés et la valeur comptable. La sélection d'un groupe d'actifs devrait afficher les actifs au sein du groupe ainsi que les informations pertinentes relatives à chaque actif.
Une option de cession d'actifs devrait être disponible, permettant à l'utilisateur de céder un actif en indiquant un motif et tout commentaire supplémentaire. Une fois le bouton de soumission activé, l'administrateur devrait être automatiquement notifié de la cession.
Si un actif est transféré en interne, entre des succursales par exemple, le centre de coûts qui reçoit le transfert d'actif devrait être tenu d'accepter ou de rejeter ce transfert entrant. Lors de la connexion à l'application, l'utilisateur devrait être notifié qu'un actif a été transféré et qu'il doit être accepté ou rejeté, et le centre de coûts ayant initié le transfert devrait être notifié du résultat.
Vous devriez pouvoir consulter des informations détaillées sur les actifs, soit par vue d'actif soit par centre de coûts à différents niveaux de la structure des centres de coûts selon les droits d'accès de l'utilisateur. Les détails récapitulatifs des actifs devraient être affichés dans les structures sélectionnées et en naviguant à travers la structure, l'utilisateur devrait pouvoir voir les chiffres de coût et d'amortissement aux différents niveaux pour une période sélectionnée.
Le système devrait également contribuer largement à automatiser le rapprochement des actifs entre le CAPEX budgété et les dépenses réelles, et prendre en charge un environnement de rapprochement plusieurs-à-plusieurs.
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de suivre vos actifs : permettre d'étaler le coût de l'actif sur sa « durée de vie active », répondre aux exigences réglementaires financières, fournir des détails tels que leur emplacement et la personne qui en est responsable, ou même simplement à des fins d'assurance.
Mais grâce à une technologie avancée facile à utiliser et à naviguer, cela ne devrait pas être une corvée pour vous ou votre personnel ; les personnes responsables de chaque actif devraient maintenir le système à jour et votre administrateur devrait simplement être notifié en cas de changement, garantissant que votre registre des actifs est toujours à jour et prêt pour examen.
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