Des recherches internationales récentes ont prouvé ce que nous savions depuis un certain temps ; de simples erreurs dans les feuilles de calcul d'une entreprise peuvent exposer les entreprises à d'énormes risques financiers. Dans de nombreuses grandes entreprises, les décideurs de haut niveau s'appuient entièrement sur leurs feuilles de calcul pour prendre des décisions financières clés ; de la budgétisation et des prévisions aux décisions d'investissement et de tarification.
Vos feuilles de calcul vous induisent-elles en erreur ?
Bien qu'un certain nombre de grandes entreprises disposent de systèmes ERP sophistiqués, ceux-ci sont souvent complexes à comprendre et la plupart du travail réel se fait encore dans des feuilles de calcul.
Un problème courant et reconnu est que trop souvent, une seule personne sait comment les feuilles de calcul financières sont construites. Cette personne a peut-être créé des formules uniques ou des systèmes spéciaux qui ont tout leur sens pour elle. Que se passe-t-il lorsque cette personne part, de manière planifiée ou non ?
En raison de la complexité de l'information et du manque de systèmes de travail formels et faciles à comprendre, d'autres personnes ne peuvent pas comprendre ni vérifier les informations. Lorsque des personnes qui ne comprennent pas les chiffres ou les feuilles de calcul doivent ajouter ou mettre à jour des informations, le potentiel d'erreurs est considérable.
Un très intéressant article de recherche est paru fin de l'année dernière. La Dr Felienne Hermans de l'Université de Technologie de Delft a eu l'opportunité d'analyser près de 16 000 feuilles de calcul au sein d'une massive entreprise en faillite, l'infâme Enron.
Les feuilles de calcul provenaient des archives de courriels d'Enron, qui font partie des documents publiés après la finalisation des procédures judiciaires. Cela a donné aux chercheurs une opportunité unique d'analyser non seulement les feuilles de calcul elles-mêmes, mais aussi le comportement par courriel au sein de l'entreprise directement lié à ces feuilles de calcul.
La Dr Hermans a constaté qu'environ un quart des formules des feuilles de calcul contenaient des erreurs ; 59 % des formules uniques avec des erreurs avaient une ou plusieurs cellules dépendantes… ce qui signifie que ces erreurs auraient probablement un impact dans d'autres zones de cette feuille de calcul, et d'autres. Une simple erreur, l'entrée incorrecte d'une virgule, et l'effet domino pourrait rendre les données de vos feuilles de calcul inutilisables.
Elle a également constaté que les personnes au sein de l'organisation envoyaient plus de 100 feuilles de calcul en échange tous les jours, prouvant qu'il n'y avait pas de système convenu ou standardisé en place ; et que parmi les 10 % de courriels envoyant ou faisant référence à des feuilles de calcul, ils discutaient fréquemment d'erreurs et de mises à jour dans ces mêmes feuilles de calcul.
Même si les feuilles de calcul se sont révélées faillibles à maintes reprises, elles continuent d'être au cœur d'innombrables systèmes d'information financière. Plus vous grandissez, plus votre entreprise est complexe et plus vos feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs ; entraînant des pertes financières, une mauvaise prise de décision et un gaspillage de temps.
Il y a une raison pour laquelle tant d'entreprises investissent dans des logiciels spécialisés faciles à utiliser et à comprendre pour les utilisateurs financiers et non financiers. Un investissement dans des systèmes cohérents et en temps réel qui vous font gagner un temps considérable, vous donnent la tranquillité d'esprit que les chiffres avec lesquels vous travaillez sont un vrai reflet de votre état financier, et vous font ainsi économiser de l'argent réel ; c'est un investissement dans l'avenir à long terme de votre entreprise.
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