Oui, je sais. La collaboration est l'un des mots les plus usés des années 2020. Et vous avez déjà renoncé à traîner vos responsables non financiers, maugréant et récalcitrants, à travers le processus budgétaire chaque année. C'est ce que c'est, et vous avez accepté comme un fait que vous allez serrer les dents et faire du mieux avec une mauvaise situation.
Ce n'est pas forcément le cas, et de nombreuses entreprises ont trouvé des approches alternatives. Et dans l'environnement commercial rapide d'aujourd'hui, il est crucial de ne pas accepter ce statu quo. Dans cette série en quatre parties, je fournirai des indicateurs pour déterminer si votre équipe est financièrement peu autonome, j'examinerai les caractéristiques d'une équipe de direction financièrement peu autonome, et j'explorerai les étapes nécessaires pour responsabiliser vos collaborateurs. La bonne nouvelle est que réaliser cette autonomie ne nécessite pas un coûteux programme de gestion du changement sur cinq ans !
Comment repérer une équipe de direction peu autonome
Il existe plusieurs signes indiquant que vos responsables pourraient être financièrement hors de la boucle :
- Vous avez beaucoup de papiers et de feuilles de calcul qui circulent, sans que personne ne sache vraiment comment la feuille de calcul a été configurée au départ. Vous avez également perdu la trace de la dernière version, avec différentes personnes mettant à jour différentes versions.
- Vous disposez de nombreuses informations obsolètes et de lacunes dans vos données.
- Des activités telles que les budgets, les prévisions et les révisions de prévisions prennent beaucoup de temps : des mois au lieu de semaines ou de jours.
- L'information arrive à la dernière minute, ou en retard, ne vous laissant pas assez de temps pour la considérer correctement et formuler des recommandations ou des décisions bien réfléchies.
- L'entreprise a l'impression que l'équipe financière est assez séparée du reste de l'organisation et n'apporte pas vraiment beaucoup de valeur. (En fait, elle est perçue comme un frein aux affaires).
Le résultat ? Le cycle budgétaire annuel est perçu comme une tâche comptable ayant peu de rapport avec la réalité et bénéficiant pratiquement d'aucune adhésion. Il est enduré à contrecœur par tous, prend trop de temps, ne laisse pas assez de temps pour l'analyse stratégique, et franchement, n'est plus adapté à son objectif aujourd'hui. En fait, d'autres départements de l'entreprise pourraient se demander si l'ensemble du processus n'a pas simplement été conçu pour faire sentir importants les comptables !
L'équipe de direction financièrement peu autonome
Demandez-vous, honnêtement, à quel point vos responsables sont autonomes aujourd'hui, en particulier vos responsables non financiers. Leur est-il facile de contribuer des chiffres et des analyses au processus budgétaire ? Le budget final reflète-t-il leur réalité sur le terrain ? Se sentent-ils propriétaires et responsables de la mise en œuvre du budget, ou est-ce simplement quelque chose d'abstrait qui descend de la tour d'ivoire de l'entreprise ? Vos responsables de ligne participent-ils aux revues financières mensuelles ? Votre processus de reporting est-il une boîte noire, ou est-ce un processus collaboratif bidirectionnel ?
En gros, vos responsables sont-ils métaphoriquement semblables à des champignons, assis dans l'obscurité, concentrés sur une seule chose, et manquant d'une implication active dans la création de valeur au sein de l'organisation plus large ?
Maintenant la vraie question, dans le monde d'aujourd'hui, est : pouvez-vous vous permettre qu'ils le soient ?
Perturbation commerciale constante
Les temps économiques difficiles et imprévisibles nécessitent que tout le monde soit mobilisé, sans éléments improductifs, et des contributions du terrain qui soient précises, rapides et offrent une vision des défis et des opportunités auxquels l'entreprise fait face aujourd'hui et demain.
Il ne fait absolument aucun doute que la perturbation constante est devenue la norme des affaires. Demandez simplement à Google ce qu'il en est de ChatGPT ! Qui mieux que vos responsables sur le terrain, qui traitent quotidiennement avec les clients, les fournisseurs et d'autres parties prenantes, pour identifier et interpréter les perturbations imminentes dans votre entreprise ? Vos responsables sur le terrain sont votre système d'alerte précoce en matière de risques et d'opportunités pour votre entreprise. Sans leur contribution, comment votre budget, vos prévisions et vos plans peuvent-ils refléter la réalité sur le terrain ?
Commencez à responsabiliser votre équipe de direction
Remplacez le ballet des feuilles de calcul et les outils peu conviviaux pour les non-financiers par des outils comptables contextuels et adaptés aux besoins de l'entreprise, conçus pour les responsables non financiers. Cela leur permettra de fournir rapidement et clairement leur expertise du terrain, tout en leur offrant une visibilité sur les chiffres pertinents pour leur domaine, dans un format qui leur convient.
En conséquence, vos responsables non financiers se sentiront impliqués dans le processus et les résultats, et plus responsables et engagés à atteindre les chiffres. C'est aux antipodes de passer leurs journées à chasser un chiffre apparemment arbitraire, sans compter que votre équipe financière essaie de piloter la réalisation de ces mêmes chiffres – un peu comme essayer de faire marcher des chats en troupeau, au mieux !
Une fois encore, et étant donné la perturbation présente dans nos vies quotidiennes, je vous demande si, dans le monde d'aujourd'hui, vous pouvez vous permettre de ne pas avoir une équipe responsabilisée.
À retenir : Responsabiliser les responsables non financiers avec des connaissances financières et une autorité de prise de décision cultive une main-d'œuvre à la fois financièrement alphabétisée et activement engagée. Cette autonomie leur permet d'apporter des contributions précieuses au succès financier de l'organisation.
Dans le prochain article de cette série, j'approfondirai la façon dont votre processus budgétaire et vos logiciels peuvent responsabiliser les responsables à travers votre organisation. Ce faisant, vous pouvez livrer un budget plus rapidement et plus précisément, et promouvoir une plus grande collaboration au sein de votre entreprise.
Tel que publié CFO South Africa - 15 June 2023