C'est bien beau d'avoir adopté la nouvelle approche de gestion des budgets en sollicitant les contributions de votre personnel à tous les niveaux de votre organisation, et cela garantira sans aucun doute que votre budget et votre planification seront bien plus précis, tandis que le personnel se sentira davantage responsabilisé par son implication.
Cependant, la responsabilisation ne change pas le fait que votre personnel est occupé par ses activités quotidiennes, à s'assurer que l'entreprise est sur la bonne voie et en pleine croissance, et vous pourriez rencontrer quelques difficultés à les inciter à prioriser l'accès au système et la révision des chiffres. Fournir l'accès et solliciter les contributions ne vous mènera pas très loin si votre équipe « n'a pas encore eu le temps de s'y pencher » et peut donc prétendre ignorer toute mise à jour ou tout changement.
Plutôt que de devoir relancer le personnel pour qu'il surveille les changements quotidiennement ou hebdomadairement, il est bien plus simple de configurer des alertes préprogrammées vous permettant d'envoyer les données directement aux personnes concernées par e-mail. Cela garantira que les personnes clés seront tenues informées des informations commerciales critiques dans un format pratique adapté à leur mode de vie, à un moment prédéterminé.
Bien que tous les systèmes ne proposent pas cette fonctionnalité, il en existe assurément qui le font, notamment idu-Concept, alors soyez attentif lorsque vous évaluez des modules supplémentaires pour votre logiciel financier.
Idéalement, vos alertes devraient pouvoir être contrôlées par l'administrateur ou l'utilisateur, en fonction des besoins de l'entreprise et des personnes concernées. Des décisions doivent être prises, depuis la détermination du déclencheur d'une alerte (qu'il s'agisse d'une transaction, d'un solde ou d'un écart affectant l'utilisateur) jusqu'à la programmation du moment de la notification et la fréquence des alertes.
D'un côté, vous ne souhaitez pas que l'utilisateur puisse ignorer ou rejeter les rappels avant d'avoir agi dessus, mais de l'autre, si c'est l'utilisateur lui-même qui définit les paramètres, il est plus enclin à choisir ce qui lui convient et à passer à l'action.
Quelle que soit la personne qui prend la décision, le logiciel doit lui permettre d'effectuer facilement quelques adaptations supplémentaires. Depuis l'identification d'horaires socialement acceptables pour recevoir des notifications (pour éviter les e-mails faciles à manquer à 3 h du matin, tout en tenant compte des différents fuseaux horaires pour une utilisation internationale) jusqu'à l'activation de l'alerte à partir d'un moment prédéterminé (il serait inutile d'informer quotidiennement les utilisateurs qu'ils sont sous budget dès le 1er du mois alors que les salaires ne sont versés que le 25).
Connaître votre personnel et comprendre ses défis ainsi que la meilleure façon de lui fournir ce dont il a besoin est tout aussi important pour la responsabilisation que de lui confier des responsabilités en premier lieu.
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