Merchants تنتقل من فوضى جداول البيانات إلى التحكم اللحظي في الموازنة.

Merchants شركة للاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية وتجربة العملاء، وهي جزء من مجموعة Dimension Data، وتقدّم حلول مراكز الاتصال لمؤسسات كبرى حول العالم. وبخبرة 30 عامًا من النشاط، تضفي عمقًا كبيرًا على إدارة العملاء — إذ تدير تفاعلات معقّدة وعالية الحجم نيابةً عن عملاء يطلبون الاتساق والأداء على نطاق واسع.

وتحت هذا النطاق التشغيلي، كانت عملية إعداد الموازنة في Merchants تعمل على مزيج من تطبيق أساسي وجداول بيانات غير مترابطة. وكان جمع الأرقام عبر وحدات أعمال متعددة بطيئًا ومعرّضًا للأخطاء، ويعتمد بالكامل تقريبًا على الفريق المالي للتجميع وإعداد التقارير. وهذا التركّز للجهد في وظيفة واحدة كان يخلق عنق زجاجة دائمًا — ويترك مديري وحدات الأعمال دون وصول حقيقي إلى بيانات موازناتهم الخاصة. ولأنه لم تكن لدى المديرين وسيلة مباشرة للمساهمة في الأرقام أو استجوابها، كانت المساءلة تقع على عاتق الإدارة المالية بدلًا من الأشخاص الأقرب إلى التكاليف. تباطأ اتخاذ القرار. وتعثّرت الشفافية عبر المؤسسة. وأبقى ذلك الأعمال بعيدة عن صورتها المالية الخاصة — وهي المشكلة التي اُستُدعيت IDU Financial Budgeting and Reporting لحلّها.

أنهى كتابةُ جميع بيانات الموازنة في قاعدة بيانات مركزية واحدة تجزّؤَ جداول البيانات — لكن التغيير الهيكلي كان أعمق. فقد أصبحت بيانات موازنة Merchants تتجمّع لحظيًا عبر أربعة مستويات — مركز التكلفة والإقليمي والقطاعي والتنفيذي — مع قيام المديرين بإدخال أرقامهم، بدلًا من نهاية دورة جمع يدوية تقودها الإدارة المالية. ومُنح مديرو وحدات الأعمال الملكية المباشرة لموازناتهم الخاصة وفق نموذج تصاعدي، ما نقل المساءلة من الفريق المالي إلى الأشخاص الأقرب إلى التكاليف، وحسّن دقة البيانات المُدخَلة عند المصدر. واكتسب المستخدمون غير الماليين وصولًا عند الطلب إلى معاملات دفتر الأستاذ العام — وهو تفصيل كان يتطلب من قبل وسيطًا ماليًا لإظهاره. كما صُمّمت المنصة لتتكيّف مع تطوّر احتياجات Merchants، دون الحاجة إلى إعادة التنفيذ.

«تبنّت Merchants حل IDU لتحويل إعداد الموازنة من تمرين خاص بالإدارة المالية وحدها إلى ثقافة ملكية ومساءلة عبر الأعمال كلها.»

— Mark Sayle، مدير حسابات، IDU

تتوحّد الموازنات الآن لحظيًا مع قيام المديرين بإدخال أرقامهم. وحلّت قاعدة بيانات مركزية واحدة محل تجزّؤ جداول البيانات، ما منح المؤسسة بأكملها مصدرًا واحدًا موثوقًا لبيانات الموازنة. ويمتلك قادة وحدات الأعمال أرقامهم ويديرونها مباشرةً، مع وقوع المساءلة عند النقطة الأقرب إلى التكاليف. ويصل المستخدمون غير الماليين في Merchants إلى معاملات دفتر الأستاذ العام التفصيلية عند الطلب، فتتوافر لهم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار في اللحظة التي يحتاجونها.

«أدّى تطبيق IDU إلى نقلة نوعية في نهجنا تجاه إعداد الموازنة. فنحن الآن نزوّد عملاءنا الداخليين بالمعلومات التي يحتاجونها بفضل حل موثوق لإعداد التقارير عند الطلب.»

— المدير المالي، Merchants