إذن، لقد اتخذت قرار الانتقال من جداول البيانات إلى برمجيات متخصصة. وقد قدّمنا لك بعض النصائح حول ما ينبغي مراعاته عند اختيار برمجيات مالية وبعض الأمور التي يجب الانتباه إليها عند اختيار مورّد.
إجابات عن أسئلتك حول عملية التنفيذ
ثمة جانب مهم آخر من هذا الانتقال هو عملية التنفيذ؛ لذا ارتأينا أن نجيب عن بعض الأسئلة التي قد تكون لديك.
من أين نبدأ؟
ينبغي أن تكون الخطوة الأولى ورشة عمل تفصيلية «لتحديد النطاق»، حيث يحاول المورّد فهم أعمالك واحتياجاتك المحددة فهمًا أعمق. ونتيجة هذه الورشة وثيقة تحدّد بدقة ما يدخل في نطاق مشروعك، وما لا يدخل فيه بالقدر نفسه من الأهمية، وخطة مشروع واضحة ومفصّلة.
كم سيستغرق التنفيذ؟
ينبغي أن يستغرق التنفيذ المتوسط ما بين 4 و8 أسابيع، بحسب تعقيد المشروع. ويُحدَّد ذلك ويُبيَّن في خطة مشروعك. ويحدث الكثير في هذا الإطار الزمني، بعضه عن بُعد وبعضه في موقع مكاتبك.
ماذا سيتضمن؟
سيبدأ كل شيء بتثبيت البرنامج الجديد وإنشاء المورّد لحزمة التكامل، لضمان جاهزية كل شيء للانطلاق. ويلي ذلك الإعداد الأولي لقاعدة البيانات.
يحضر موظفو المورّد إليك ويُعدّون كل شيء في الموقع، بالعمل مع الشخص الذي تختاره ليكون مسؤول النظام لديك. ويبدؤون بالإعداد القياسي ثم يشرعون في إضافة تفاصيل احتياجاتك المالية، مثل تهيئة أنواع الموازنة الخاصة بك، والعناصر الإضافية التي توصّلتم إليها معًا في ورشة تحديد النطاق. ويبقى الموظفون في موقعك لمدة أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع.
هل سيؤثر في أعمالي؟
نعم، إلى حدٍّ ما سيؤثر. وستحتاج إلى الموازنة بين مهامك المعتادة «كالعمل المعتاد» وما هو مطلوب منك أثناء قيامهم بالتنفيذ.
ماذا سيحتاجون منا؟
في البداية، سيحتاج المختص بتقنية المعلومات لديك إلى توفير الوصول إلى بيئتك على الإنترنت. وسيحتاج المختص المالي لديك، أو الشخص الذي تختاره مسؤولًا للنظام، إلى التواجد طوال العملية. وسيحتاج راعي المشروع إلى حضور اجتماعات المشروع الأسبوعية إلى جانب الفريق الأساسي. وبإشراك الأعضاء الرئيسيين في فريقك، يجري تدريبهم لتصبح مكتفيًا ذاتيًا بمجرد انتهاء التنفيذ.
هل ستلزم تدريبات إضافية؟
كما ذُكر أعلاه، ينبغي أن يكون هناك تدريب «أثناء العمل» لمسؤول النظام على الأقل خلال التنفيذ. وينبغي أن يمنحك المورّد الجيد خيار مشاركته في تدريب المستخدمين النهائيين، وأن يوصي بحضورك جلسات المستخدمين النهائيين أيضًا، إذ إن غالبية الأسئلة تتعلق بالعمليات أكثر من تعلقها بالنظام.
وبهذا ننتهي
ينبغي أن ينتهي المشروع في الإطار الزمني المتفق عليه، وأن يتوفر الدعم لفترة متفق عليها بعد بدء تشغيل النظام.
هل لديك أي أسئلة لم نفكّر فيها؟ أخبرنا في التعليقات.
#training #scopingworkshop #implementationprocess #theaverageimplementationtime #theeffectofimplementationonyourbusiness