أحدثت الحوسبة السحابية والبرمجيات كخدمة (SaaS) تحوّلًا جذريًا في طريقة تفكيرنا في البرمجيات، سواء في المنزل أو في المكتب. ومن أكبر هذه التحوّلات الاتجاه نحو «اصنعها بنفسك» – الذي يشجّعه مزوّدو خدمات SaaS الذين يخبروننا كم هي خدماتهم سريعة وسهلة الوصول. فالبرمجيات الآن سلعة يمكننا بسهولة مقارنتها واختيارها وتنزيلها وتطبيقها في عصر يوم هادئ قبل عطلة رسمية.
أم أنها كذلك؟
أرى أن الأمر ليس كذلك دائمًا. لكن يُعذَر المرء إن ظنّ أن أنشطة مثل إدارة التغيير وإدارة المشاريع سلكت المسار نفسه الذي سلكه المراقب المالي، ودفتر الأستاذ الورقي، وغرفة الخوادم في الموقع. غير أن هذا قد يكون خطأً، وقد يعرّض للخطر استثماراتك في النظام الجديد، فضلًا عن مدى تبنّيه، وأثره على عملك، ومستقبل أي تنفيذ تقني في مؤسستك.
تمهّل!
لماذا يبدو أن مؤسّس ومدير عام شركة برمجيات مالية قائمة على SaaS يسحب البساط من تحت أحد أهم منافع SaaS؟ حسنًا، لأني أرى أن الأمر كله يتوقّف على عوامل. فما إذا كنت لا تزال بحاجة إلى إدارة المشاريع والتغيير أم لا يعتمد على عدة أمور، منها خبرتك ومهاراتك الداخلية، وتعقيد النظام، ومدى اتّساع مكتبة مزوّد خدمتك وخدمة الدعم لديه.
لماذا قد تظلّ بحاجة إلى إدارة التغيير وإدارة المشاريع في عالم SaaS
هذه بعض المخاطر المحتملة التي تواجهها وقد تدفعك إلى أن تقرّر حاجتك إلى إدارة التغيير وإدارة المشاريع لضمان نجاح تنفيذ SaaS لديك.
1. قد يعود الناس إلى طرق العمل القديمة غير الفعّالة إذا كانوا قلقين أو مرهَقين أو خائفين من التغيير. فموظفوك بحاجة إلى أن يُصطحبوا في الرحلة، وينبغي للنظام الجديد أن يجعل حياتهم أسهل، لا أكثر تعقيدًا أو إرباكًا.
2. قد تكرّر الطريقة التي عملت بها دائمًا، وبإجبار النظام على ملاءمة سير عملك، ستفوّت طرقًا جديدة ومبتكرة وأسرع لإنجاز الأمور.
3. قد تغفل بعض ميزات النظام الجديد أو تنفّذ الخدمة على نحو سيّئ، مما يحدّ من عائد استثمارك (ROI).
4. يمكن أن يتحوّل مشروع «سريع» من نوع «اصنعها بنفسك» إلى شيء يستغرق وقتًا طويلًا ويكون أكثر تكلفةً وإيلامًا مما هو متوقّع.
5. إذا احتجت إلى ترحيل البيانات إلى النظام الجديد، فقد ينتهي بك الأمر بعمليات نقل بيانات ناقصة وغير دقيقة، مما يؤثّر على ثقة العملاء والامتثال.
6. تضخّم التكلفة والنطاق، مما يزيد من تأثيره على الوقت والمال المنفقَين.
7. الإحباط والاستياء وانعدام الثقة في النظام الجديد من جانب موظفيك.
في نهاية المطاف، تتلخّص كل هذه المخاطر في أن المشروع يستغرق وقتًا أطول ويكلّف أكثر، مما يؤثّر على سرعتك في تحقيق الإيرادات، وإجمالي تكلفة الملكية، والعائد على الاستثمار. وعلاوة على ذلك، قد يصبح الموظفون الساخطون والمحبطون والخائفون غير واثقين بالتكنولوجيا، وبأي مشاريع تقنية مستقبلية، مما يحدّ من الأثر الإيجابي للتقنية والابتكار على عملك، ومن فرصك في تأمين مخصّصات الميزانية لبرمجيات مستقبلية.
في بعض الحالات، تظلّ إدارة التغيير وإدارة المشاريع، إذا أُحسِن تنفيذها، حاسمة لنجاح عمليات تنفيذ البرمجيات، حتى في عالم SaaS.
الأمر يتوقّف على الظروف
بالطبع، يعتمد مستوى إدارة التغيير وإدارة المشاريع المطلوب على عدد المستخدمين وأثر البرمجيات الجديدة على الأعمال الأوسع. لكن يمكن القول إنه حتى رائد الأعمال المنفرد يحتاج إلى قضاء بعض الوقت في التفكير في كيفية انتقاله من نظام أو طريقة عمل إلى أخرى جديدة.
إذا كان هناك أكثر من شخص واحد معنيّ، فستحتاج على الأرجح إلى شكل من أشكال إدارة التغيير وإدارة المشاريع. وما ستؤول إليه هذه في النهاية يختلف من مشروع إلى آخر ويعتمد على عدد الأشخاص المعنيين، وعدد الطرق التي يُستخدم بها البرنامج، ومدى أهمية النظام وبياناته، ومدى ضخامة الترحيل المعنيّ.
والسؤال التالي الذي ينبغي طرحه هو: من ينبغي أن يؤدّي هذه الأدوار؟ مرة أخرى، الأمر يتوقّف على الظروف، لكن يمكن القول إنه إذا كانت إدارة التغيير وإدارة المشاريع مطلوبة، فمن الأفضل إشراك أطراف ثالثة مطّلعة على البرنامج وكيفية عمله. فإن عيّنت شخصًا من الداخل، فقد يكون مألوفًا أكثر من اللازم بطريقة عملك الحالية، ومن المرجّح أن يكيّف البرنامج مع العمليات لا العكس.
حماية استثمارك
ومن التحوّلات الأخرى في السردية التي أدخلها SaaS والسحابة الابتعاد عن النفقات الرأسمالية الثابتة. لكن رغم أنك لا تدفع مبلغًا مقطوعًا كبيرًا في البداية، وأنه بإمكانك توسيع تكاليفك وفقًا لاحتياجاتك، فإنك ما زلت تستثمر في الخدمة. وعليك أن تعمل بجدّ لإطلاق هذا الاستثمار وحمايته من خلال تنفيذ ناجح، يشمل تبنّيًا كاملًا ومستمرًا من المستخدمين لطريقة العمل الجديدة.
وفوق ذلك، تريد أن تتجنّب التكاليف المفاجئة أو الأطر الزمنية الممتدّة أثناء التنفيذ، وأن تصل في أسرع وقت ممكن إلى نقطة تبدأ فيها برؤية عائد على استثمارك. وأرى أنه في كثير من الحالات، سيدعم الاستثمار في إدارة التغيير وإدارة المشاريع هذا الأمر. لذا لا ينبغي رفضه على عجل لمجرد أن هذا SaaS. بل ينبغي النظر في كل حالة وفق مزاياها الخاصة، وضمن سياقك المحدّد.
كما نُشر في AccountingWeb - أبريل 2024