لم يمضِ على iPad من Apple سوى سبع سنوات هذا العام. صدّق أو لا تصدّق، أُطلق الإصدار الأول في أبريل 2010، وإن أخرجت iPad من الجيل الأول من خزانة التخزين ستجد أنه على الأرجح أكثر فائدة كثقالة أوراق من أي شيء آخر — فهو لا يحتوي حتى على كاميرا! والأمر المقلق هو أن هذا الجهاز، إلى جانب iPad من الجيلين الثاني والثالث، لم يعد مدعوماً من Apple.
بعيداً عن أساليب Apple المحمومة في تحديثاتها وعمر أجهزتها القصير المعروف، فهذا مجرد مؤشر واحد على سرعة تطور التكنولوجيا. لذا، يُرجَّح أن قرار ترقية نظامك المالي أو عدمه بات محسوماً إلى حد بعيد. لقد تبدّدت أي حجة لصالح نهج «الانتظار والترقب» أمام الواقع الذي يقول: كلما أطلت البقاء على نظام قديم، زاد تأخرك عن منافسيك وعملائك وموظفيك.
في حالة وقوع كارثة، سيكون إصلاح مكافئ iPad 1 القديم المتهالك أصعب وأكثر تكلفة، ويكون خطر فقدان البيانات أكبر. لكن عليك الدخول في أي عملية ترحيل للأنظمة وأنت على دراية تامة بالمخاطر. فيما يلي بعض الأمور التي يجب مراقبتها.
مقاومة المستخدمين النهائيين
أحد أبرز العوامل التي قد تحدد الفرق بين نجاح مشروع الترحيل أو فشله هو إشراك المستخدمين النهائيين. تأمّل ردود الفعل الشعبية العارمة حين تُجري منصة مثل Facebook أو Instagram تغييرات طفيفة على برنامجها.
يرتبط المستخدمون النهائيون عادةً بالتجارب المألوفة للأنظمة، مما يؤثر على توقعاتهم تجاه أي تحديث. فضلاً عن ذلك، يتوقعون أن تكون الأنظمة سهلة الاستخدام وبديهية كتطبيقات المستهلكين التي يستخدمونها يومياً. وقد يتجلى أي تفاوت في هذا الجانب على شكل مقاومة للنظام الجديد وخسارة في الوقت والمال بالنسبة للمؤسسة.
متطلبات المستخدمين كما يُعدّ من الضروري فهم متطلبات المستخدمين والوفاء بها. بعبارة أخرى، أعطِهم ما يحتاجونه لأداء عملهم بكفاءة؛ لا تمنحهم كل شيء لمجرد أنه موجود في نظام ERP الجديد.
استلهم من الصفحة الرئيسية لبحث Google: حدّ من التعقيد لتحسين الإنتاجية. هل يحتاج المستخدمون فعلاً إلى إدخال رموز الحسابات؟ وهل يحتاجون أصلاً إلى رؤيتها؟ تذكر أن احتياجات المستخدم غير المالي من نظامك الجديد قد تختلف اختلافاً جوهرياً عن احتياجات مستخدم قسم المالية.
فرصة مخطط الحسابات ضع في اعتبارك أن ترحيل الأنظمة المالية فرصة رائعة لإعادة هيكلة مخطط حسابات شركتك (COA). فمن شبه المؤكد أن أعمالك تغيرت بما يكفي لجعل COA الحالي غير مناسب لمتطلبات إعداد التقارير اليوم.
غير أنه عند تطبيق COA محدَّث، يجب إتقان أمرين: أولاً، إنشاء بيئة تمكّنك من تقديم معلومات مقارنة معقولة حين تختلف رموز الحسابات. وثانياً، معرفة كيفية إعادة إنتاج الأرقام التاريخية عندما تختلف الحسابات وطريقة تجميعها عن النظام القديم.
عند ربط الرموز التاريخية بالرموز الجديدة، من غير المرجح وجود علاقة واحد-لواحد بين القديم والجديد. وعندما يكون لديك علاقة واحد-لكثير أو كثير-لواحد، يصبح إعداد التقارير المقارنة تحدياً حقيقياً.
ترحيل البيانات وماذا عن ترحيل البيانات؟ يجب اتخاذ قرارات بشأن البيانات التي سيتم ترحيلها وعدد السنوات التي سيتم الرجوع إليها. القرار الأبسط عادةً هو ترحيل التاريخ الفوري والحفاظ على ترخيص أدنى للنظام القديم للوصول إلى المعلومات التاريخية. لكن هل تعتقد حقاً أن نظامك القديم سيكون أولوية رئيسية لمزود الخدمة السابق، لا سيما بعد تقليصك العقد معه؟
عملية ترحيل الأنظمة الكبرى ليست سهلة أبداً والمخاطر كثيرة، على الرغم مما يقوله لك مندوب المبيعات! غير أنك إن أقبلت على التحديات وأنت على وعي تام بها، كنت أفضل استعداداً لتحديد المخاطر المحتملة وتجنبها.
مقال نُشر على Accountingweb في مايو 2017 http://www.accountingweb.co.uk/community/blogs/kevin-philips/fs-system-migrations-beware-the-pitfalls-and-enjoy-the-upsides
#COA #datamigration #Systemsmigration #nonfinancialuser #enduserresistance #userrequirements #chartofaccounts #FinancialSystems #Technology