أداة الموازنة الجديدة لجامعة كيب تاون: نجاح باهر

جاءت الاستجابة على أداة الموازنة الجديدة لجامعة UCT «إيجابية بامتياز».

بدأت University of Cape Town (UCT) بنجاح رحلة التحول نحو أداة موازنة جديدة وفعّالة، تُفاخر بانتمائها إلى جنوب أفريقيا وتمتلك قدرات على المستوى العالمي — وكانت الاستجابة «إيجابية بامتياز» بالفعل.

أشار Ashley Francis، المدير التنفيذي لشؤون المالية في UCT، إلى أن فريقه بدأ تطبيق الأداة في يناير 2019، وجرى التدريب عليها في نهاية يونيو 2019، ثم أُتيحت للمستخدمين في مطلع يوليو 2019.

«مع اقتراب مراجعات الإدارة التنفيذية، انخرطت بدوري في عملية التطبيق إذ كنت بحاجة إلى فهم أرقام الموازنة والمنطق الكامن وراءها»، قال Francis.

«تمكّنت الفرق من التعمق بسرعة في الأنظمة للحصول على هذه البيانات.»

«تمكّنت الفرق من التعمق بسرعة في الأنظمة للحصول على هذه البيانات. في الماضي، كان الحصول حتى على أبسط البيانات يستلزم تجميع جداول البيانات — وكان ذلك يستغرق وقتًا طويلًا جدًا.»

يترأس فريق المشروع في UCT كلٌّ من Delfina de Gois (المحاسبة الإدارية — مديرة المشروع)، وTony Dollery (المحاسبة الإدارية)، وFatima Abrahams وLesley Haddow (أنظمة وسياسات مالية)، وStadler Louw وRuan Bekker وGlenn Hurlow وPierre Neethling (ICTS).

عملية إعداد موازنة مُبسَّطة

أكد الفريق أن عملية إعداد الموازنة الجديدة باتت مُبسَّطة وفعّالة وموفِّرة للوقت، مما يُفسح لهم المجال «لتحليل النتائج وتبني نهج أكثر استراتيجية، بدلًا من تجميع عدد لا يحصى من جداول البيانات للحصول على رؤية نهائية للأرقام».

وأيّد Francis ذلك.

«أتاح النظام الجديد للمديرين الماليين تبني نهج أكثر استراتيجية. كانت قدرات تحليل البيانات التي يوفرها IDU محركًا رئيسيًا لقرارنا بالانتقال إليه.»

كان Wayne Claassen، مدير قسم تطبيق العملاء والدعم في IDU Software، مديرًا استشاريًا في فريق IDU المكلّف بمساعدة UCT. وأوضح أن أداة الموازنة من IDU قادرة على التعامل مع ميزات معقدة، كالرواتب وCapex والأنشطة، وتبسيطها للمستخدمين.

«تتجاوز الأداة ذلك بمنح المستخدمين قدرة النقر للاستعلام عن البيانات الفعلية مقارنةً بمعلومات الموازنة أو بيانات السنة الماضية للمقارنة، فضلًا عن إمكانية تسجيل تعليقات تحليل الفروقات.»

الهدف، بحسب قوله، هو تمكين الإدارة على مستوى الجامعة وإشراكها من خلال أداة سهلة الاستخدام توفر تسجيلًا للموازنة في الوقت الفعلي وتجميعها عبر المؤسسة.

حضور عالمي

طوّرت IDU الأداة في الأصل في كيب تاون، وخضعت منذ ذلك الحين لإعادة تطوير وترقيات مستمرة لمواكبة التطورات التكنولوجية والتغيرات المتسارعة في عالم المال. كما يتمتع المنتج بحضور عالمي «أفضى إلى ابتكارات كثيرة تجد طريقها جميعها إلى المنتج الأساسي».

أشارت De Gois إلى أن من مزايا IDU كونه قائمًا على الويب، مما يُتيح للمستخدمين الوصول إليه من أي جهاز محمول. وأضافت أن ذلك يجعل الوصول إلى البيانات أسرع وأيسر.

«يوفر هذا وقتًا ثمينًا ويُبسِّط إدخال البيانات والوصول إليها.»

وأشارت De Gois وDollery وAbrahams إلى مزايا أخرى للنظام، منها التحميل إلى Excel بنقرة واحدة، مما يمنح المستخدمين إمكانية الوصول إلى مناطق مختلفة من موازناتهم وتعديلها باستخدام علامات تبويب مختلفة في جلسة واحدة.

«في أداة الموازنة القديمة، كان المستخدمون بحاجة إلى فتح أربع جلسات على الأقل لإدخال خططهم»، قال الفريق.

يتيح النظام الجديد أيضًا أتمتة الأنظمة والعمليات المتكررة التي كانت تستلزم في الماضي إدخالًا يدويًا.

بداية جديدة

كانت UCT تستخدم وحدة SAP Controlling (CO) للتخطيط وإعداد الموازنة قبل التحول إلى أداة IDU. وقد أدّت غرضها بشكل جيد، لكنها أصبحت متجاوزة من حيث الوظيفة.

«كان النظام القديم يعتمد بشكل مكثف على Excel والورق، وكان مطوّلًا، وكان من الصعب أن نكون رشيقين في تحليل البيانات — كان النظام في جوهره متقادمًا»، قال Francis.

اتفق De Gois وDollery وAbrahams مع هذا الرأي، وأشاروا إلى أن وحدة SAP CO للموازنة وإعداد التقارير «استلزمت قدرًا كبيرًا من التدخل اليدوي».

«على الرغم من فعاليتها في تحقيق النتيجة النهائية المطلوبة، كانت الأنظمة والعمليات مُرهِقة وكثيفة العمالة وتستغرق وقتًا طويلًا وغير كفؤة، وتتطلب كمًا كبيرًا من التدخل اليدوي للموارد، فضلًا عن الاعتماد على عدد كبير من جداول البيانات والملفات خارج النظام.

«كان من الصعب أيضًا مراجعة الموازنات بسرعة للاستجابة للتغييرات والسيناريوهات المختلفة، مما أفقد النظام المرونة اللازمة في سياقنا التشغيلي والاستراتيجي.»

وصول سريع وسهل إلى البيانات

أشاد عمداء الكليات والمديرون التنفيذيون بالنظام الجديد، مؤكدين أن الوصول إلى البيانات وتحليلها أصبحا سريعَين وسهلَين. وأضاف Francis أن ردود فعل المديرين الماليين كانت هي الأخرى «إيجابية حصرًا».

تطبيق المشروع مستمر، إذ لا تزال وظائف إعداد التقارير وتحليل البيانات قيد التطوير. المراحل التالية في عملية التطوير هي:

• إعداد التقارير وتحليل البيانات
• إعداد الموازنة الديناميكية (متعددة السنوات)
• تخطيط التدفق النقدي والتنبؤ.

جرى حتى الآن نشر أداة الموازنة لدى الموظفين المعنيين بعمليات التخطيط وإعداد الموازنة المتعلقة بالأنشطة التي يشرف عليها مجلس الجامعة، بما في ذلك المديرون الماليون والمديرون الماليون المساعدون ومديرو الإدارة الأكاديمية.

التطوير جارٍ لتوسيع نطاق الأداة ليشمل الأنشطة غير الخاضعة لإشراف المجلس، كالبحث العلمي.

«فاق التطبيق توقعاتي. أبدى فريق IDU استجابة فائقة، وتمتّع بكفاءة عالية واحترافية بالغة، وأعتقد أن أداة الموازنة الجديدة ستُحدث ثورة في العمل الذي نقوم به»، قال Francis.

فريق العمل IDU

تأسّس فريق عمل IDU لإعداد التقارير وتحليل البيانات في مطلع هذا العام، بقيادة Bill Daubenton. يعمل الفريق حاليًا على تطوير إطار جديد لإعداد التقارير، يشمل تحليل البيانات عبر Microsoft Power BI مرتبطًا بشبكة IDU في الخلفية. يمثّل هذا عملًا قيد التطوير، ويأمل الفريق في إحراز تقدم ملموس خلال هذا العام لتطوير مخرجات إعداد تقارير وتحليل بيانات وثيقة الصلة وملائمة. يضع الفريق حاليًا خريطة المستقبل بالتنسيق مع فريق الاستشارات من IDU.

المقال المصدر: news.uct.ac.za (Story: Vivian Warby. Photo: Pexels.)