هناك العديد من الشركات التي تقدم برامج إعداد الموازنة؛ وتتباين تباينًا كبيرًا في السعر وفيما يمكنها تقديمه، فكيف تعرف أيها سيكون الأنسب لعملك؟ ثمة أمور عديدة يمكنك الانتباه إليها لمساعدتك على تصفية الضجيج.
عشر نصائح لاختيار برنامج الموازنة المالية
1. يجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام. ليس الجميع متخصصين في المجال المالي؛ أجرؤ على القول إن قلة نادرة منهم كذلك. لكن للحصول على أقصى استفادة من موازنة الشركة، يحتاج المديرون الماليون وغير الماليون داخل المؤسسة إلى المساهمة فيها والاطلاع عليها وفهمها.
2. من الناحية المثالية، ينبغي للنظام أن يُؤتمت أكبر قدر ممكن من عملية إدخال البيانات. حين لا يضطر المستخدمون إلى إدخال المعلومات يدويًا، يمكن اختصار دورة الموازنة من أشهر إلى أسابيع، مع تقليص هامش الخطأ بشكل كبير.
3. ينبغي تصميم البرنامج وفق نظام وحدات. يُجسّد ذلك فهمًا لكون كل عميل له متطلبات فريدة، إذ لا يتوقع منك الاستثمار في أمور لا تحتاجها، ويُتيح للمنتج أن ينمو بالتوازي مع نمو عملك.
4. يجب أن يستوعب أنواعًا متعددة من الموازنات: الموازنة التفصيلية، وموازنة الإهلاك، وموازنة الدرجات والموظفين، وإعادة التخصيص بالنسب المئوية، وموازنات التحويلات بين الأقسام.
5. يجب أن يتمكن المستخدمون من العمل دون اتصال بالإنترنت؛ وينبغي أن يكون تصدير حسابات الموازنة القياسية إلى MS-Excel وإعادة تحميل البيانات في النظام عبر استيراد في مرحلة لاحقة أمرًا يسيرًا.
6. يجب إمكانية تسجيل الموازنات والتوقعات مقابل حسابات غير مالية (مثل عدد الموظفين والأمتار المربعة)، وأن تُستخرج الموازنة المالية نتيجةً لذلك.
7. يجب أن يتمكن مدير النظام من إنشاء تخطيطات شاشة متعددة خاصة بكل مستخدم، مع تحديد البيانات المعروضة والحسابات القابلة للتنفيذ، لتوفير تجارب مختلفة لمجموعات مختلفة من المستخدمين وفقًا لاحتياجاتهم.
8. يجب أن تكون مراجعة الموازنات والتوقعات في الوقت الفعلي متاحة على أي مستوى في الشركة خلال الدورة، مما يُمكّن المستخدمين من التعمق في التفاصيل دون الحاجة إلى تجميع البيانات من خارج النظام.
9. يجب أن يتيح النظام مرونة إنشاء إصدارات متعددة من الموازنة، وأن يُمكّن سير العمل من تتبع الموازنات والموافقة عليها طوال الدورة.
10. يجب أن يكون بمقدور مدير النظام إعداد الأمان والتحكم في الوصول بسهولة على مستوى كل مستخدم، بتحديد مراكز التكلفة التي يمكنهم الاطلاع عليها، والمناطق التي يمكنهم تحديثها في الموازنة، والتقارير التي يمكنهم تشغيلها، وكيفية عرض شاشاتهم. كما يجب أن يكون للمدير القدرة على تحديد سياسات كلمات المرور ونسخ ملفات تعريف المستخدمين المتماثلين.
ينبغي للتنوع والاختيار أن يكونا مُعزِّزَين للأعمال لا مصدرًا للتعقيد والالتباس. بمعرفة الأشياء الصحيحة التي تبحث عنها والأسئلة الصحيحة التي تطرحها، يمكنك ضمان الحصول على ما تحتاجه بالضبط ضمن نطاق ميزانيتك.
#DepartmentalTransferBudgets #ItemisedBudgeting #RealTimeReview #UserFriendly #BudgetingSoftware #AccessControl #DepreciationBudgeting #Automated #BacktoBasics #Modules #Security #EmployeeBudgeting