حان الوقت للارتقاء بعملية إعداد الموازنة والتنبؤ لديكم
هل أنتم عالقون في جحيم جداول البيانات؟
كم من الوقت تستغرق شركتكم لإعداد موازنتها السنوية — أسبوعان؟ ستة أسابيع؟ شهران؟ ثلاثة أشهر؟ وعلى مقياس من «نزهة في الحديقة» إلى «السباحة في مياه مليئة بأسماك القرش»، ما مدى إجهاد هذه العملية؟
إذا كانت إجابتكم ستة أسابيع أو أكثر، فنحن نراهن على أن العملية مُرهِقة وغير مريحة أيضاً. بعض الأنشطة البشرية يعني فيها الإيقاع الأبطأ مزيداً من الراحة والتأمل؛ أما إعداد الموازنة فلا ينتمي إلى تلك الأنشطة. إذا استغرق إعداد موازنة ما أسابيع أو أشهراً عدة، فليس لأن أحداً ما يأخذ الأمور بتساهل، بل على الأرجح لأنه عالق في دوامة كابوسية من متاعب جمع البيانات، والنقاشات، والتأخيرات، وطلبات المزيد من المعلومات، وتعارضات إصدارات جداول البيانات.
البشرى السارة أنه لا ينبغي أن يكون الأمر هكذا. من الممكن اختصار عملية تخطيط الموازنة والموافقة عليها، في معظم الحالات إلى أربعة أسابيع أو أقل، مع جعلها في الوقت ذاته أقل إجهاداً وأكثر دقة وفائدة. والمفتاح هو التخلي عن تلك الجداول المزعجة لصالح مصدر معلومات مركزي واحد يُيسّر العثور على المعلومات الدقيقة ومشاركتها مع جميع من يحتاجها.
لا نقصد الإساءة — فجداول البيانات أداة رائعة وتخدم كثيراً من الشركات الصغيرة والناشئة خدمة جيدة. لكن في مرحلة ما من حياة كل منظمة، تبدأ بتخطي حدود فائدتها، وكأي أداة أخرى غير ملائمة لغرضها، قد تبدأ في التسبب بمشاكل أكثر مما تحلّه. مشاكل كإدخال البيانات غير الدقيقة، وتعارضات الإصدارات، والروابط المعطوبة، وارتباك المستخدمين وسوء فهمهم.
إليكم ما هو ممكن بدلاً من ذلك: تُحفَظ معلومات الموازنة في قاعدة بيانات واحدة يتمتع فيها جميع المديرون التنفيذيون بالوصول الذي يحتاجونه للاطلاع على إنفاقهم السابق واقتراح موازنات جديدة. الواجهة سهلة الاستخدام، فلا يشعرون بالتخويف أو الإرهاق من المهمة، وتقل الإغراءات للتسويف. وبمجرد إدخال أرقامهم، يمكن للقسم المالي ومدرائهم الاطلاع عليها والاستفسار عنها عند الحاجة — حتى على مستوى بنود الحسابات الفردية. لا توجد سلاسل طويلة من رسائل البريد الإلكتروني مع مرفقات متعددة، فقط قاعدة بيانات واحدة تحتوي على تعليقات ومرفقات مضمّنة. يُقدَّم اقتراح موازنة كل قسم في الوقت المحدد، وتكون الموافقة سريعة؛ وإن لم تُوافَق الموازنة، يعرف المديرون التنفيذيون السبب ويمكنهم تقديم مقترحات بديلة.
ونتيجة لذلك، تشعر الأقسام بملكية أكبر لموازناتها، ومنحها صلاحية اتخاذ قرارات مالية أفضل. وإن تغيّرت الأوضاع، يمكنها تحديث موازناتها في الوقت الفعلي — ويتلقى القسم المالي إنذاراً مبكراً بالتغييرات، بدلاً من أن يعلم بذلك بعد أشهر حين تُعتمَد الأرقام الفعلية. كما يتحرر القسم المالي للتفرغ لمهام أكثر استراتيجية كتحليل الربحية والتخطيط الاستباقي.
في نهاية المطاف، يعني الانتقال إلى نظام مخصص لإعداد الموازنة والتخطيط المالي أن كل مرحلة من مراحل التخطيط تصبح أقصر — فضلاً عن أن عملية إعداد الموازنة تصبح مستمرة، مما يجعل المؤسسة بأسرها أكثر رشاقة وقدرة على التكيف مع المتغيرات في ظروف السوق.
لذا، إذا كنتم لا تزالون عالقين في جحيم جداول البيانات — فالخيار بيدكم لتغيير ذلك. اكتشفوا ما يمكن أن يقدمه IDU لكم.
#financedepartment #annualbudget #ownership #accountability #Reporting #iduConcept #spreadsheets #Budgeting #IDU