ليس ما كنت تتوقع سماعه من شخص أسّس ويدير شركة برمجيات لإعداد الموازنات والتوقع والتقارير المالية، أليس كذلك؟ لكنه الحق.' بالنسبة لكثير من الشركات الصغيرة والمتوسطة، تُعدّ جداول البيانات الأداة المثالية لأنشطة التخطيط المالي والتحليل. فهي مألوفة، ومتاحة لك بدون تكلفة إضافية، وهي' بالغة القوة.
المهم هو أنك تُنجز أنشطة التخطيط المالي والتحليل. فهذه الأنشطة ضرورية لتمكين مؤسستك من اتخاذ قرارات وخطط مبنية على البيانات من خلال توفير مدخلات استراتيجية لا غنى عنها. وهذا ما يمنح قيادتك القدرة على توجيه الشركة بنجاح في الأوقات المضطربة، والتي تكون شديدة الوطأة على الشركات الصغيرة والمتوسطة.
جداول البيانات نقطة انطلاق رائعة لهذه الأنشطة وستكون على الأرجح كافية تماماً لفترة من الزمن. لكن في مرحلة ما، ستغدو جداول البيانات ضحية نجاحها الخاص وستعجز عن مواكبة نموك. كلما احتاج المزيد من الأشخاص في مؤسستك إلى المساهمة بالبيانات المالية، ستظهر أخطاء وروايات متعددة للحقيقة. وهذا سيُبطئك لأنك ستُمضي وقتاً أطول في جمع البيانات والتحقق منها وإدارة جداول بيانات متعددة، وليس وقتاً كافياً في الأنشطة الاستراتيجية كالتحليل وتخطيط السيناريوهات.
إن ظهرت روايات متعددة للحقيقة، تراجعت الثقة في التحليل الناتج وتوقفت قيادتك عن الاعتماد على المعلومات التي تقدمها. فضلاً عن ذلك، مع ازدياد تعقيد بياناتك — دون وجود نسخة رسمية واحدة واضحة — سيصبح التخطيط أصعب فأصعب حين تحاول التعامل مع التناقضات.
في الوقت ذاته، بيئة الأعمال المتسارعة تطالب بتوقعات في أيام لا أسابيع، وموازنات في أسابيع لا أشهر. ولن يبقى وقت لإقناع المديرين الماليين وغير الماليين بإدخال بياناتهم أولاً، ثم التعامل مع تلك البيانات لضمان أنها' متسقة وموثوقة لإنتاج التحليلات والرؤى التي تحتاجها.
لا شك أنك في مرحلة ما ستحتاج إلى تجاوز جداول البيانات.
وهنا كانت الشركات الصغيرة والمتوسطة تصل إلى طريق مسدود حتى وقت قريب. فالبدائل لجداول البيانات كانت في العادة أدوات FP&A على مستوى المؤسسات الكبرى مثبّتة محلياً، تستلزم أشهراً من التثبيت والتخصيص والتكامل بمساعدة فريق من الاستشاريين. ناهيك عن الأسعار الباهظة المرتبطة بكل ذلك.
العودة إلى جداول البيانات القديمة الجيدة؟ أم التخلي عن أنشطة FP&A كلياً.
لحسن الحظ، لم يعد هذا هو الحال. فصعود الحوسبة السحابية والطلب على أدوات FP&A ملائمة من الشركات الصغيرة والمتوسطة أفضى إلى ظهور جيل جديد من برامج المحاسبة، تُقدَّم بموجب نموذج SaaS، وهي مثالية للشركات التي تجاوزت قدرات جداول البيانات.
اليوم، تجمع أدوات FP&A المستندة إلى السحابة كامل تعقيدات خدمات المؤسسات الكبرى وتُقدمها بصيغة موحدة عبر الإنترنت، مما يُمكّن الشركات الصغيرة والمتوسطة من الانطلاق بسرعة دون الحاجة إلى استشاريين مكلفين. وبما أن الوصول إلى البرنامج يتم عبر الإنترنت، لا حاجة لاستثمار الوقت والمال في خوادم محلية أو صيانة دورية وترقيات. وتدفع الشركات فقط مقابل ما تحتاجه، مع إمكانية زيادة أو تقليص وصول المستخدمين وفق احتياجاتها.
هذا يمنح الشركات الصغيرة والمتوسطة القدرة ذاتها التي تتمتع بها المنظمات الكبيرة في إعداد الموازنات والتوقع وإصدار التقارير. يمكن الوثوق بالبيانات لأن الجميع يعمل على مجموعة البيانات ذاتها، مع ضمانات للتناقضات والاختلافات ونسخ احتياطية لضمان استمرارية العمل. البيانات بتنسيق متسق، ومتاحة في الوقت الفعلي، أينما كانت الحاجة وعلى أي جهاز. ومن الناحية المثالية، تكون واجهة المستخدم متاحة ومفهومة للجميع، بمن فيهم المديرون غير الماليون، مما يجعل إدخال المعلومات والوصول إلى الرؤى السياقية أمراً سهلاً.
والأهم من ذلك، أن هذا يُحرر ممارسي FP&A من الانشغال بصيانة البيانات ليتفرغوا للأمور التي تُضيف قيمة لمؤسستهم وتُرسّخ مكانتهم بوصفهم مستشارين استراتيجيين للأعمال.
لذا، ابدأ بجداول البيانات واستخدمها طالما احتجت. شريطة أن تكون تُنجز أنشطة FP&A. وحين يحين وقت الارتقاء، ابحث عن خدمة سحابية تُمكّنك من التركيز على الأمور الصحيحة.
كما نُشر في AccountingWeb - أكتوبر 2022