في سباق إنجاز المزيد بشكل أسرع، خذ لحظة للتوقف والتفكير فيما نفعله، وكيف نفعله، ولماذا نفعله. وتساءل إن كان ثمة طريقة أفضل وأكثر تحسيناً وأكثر تمكيناً للمستقبل للحصول على النتائج. ثم اسأل كيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعدنا.
بينما كانت النقاشات حول الأتمتة والذكاء الاصطناعي في عالم المحاسبة تتصاعد منذ سنوات (مع قدر من القلق بشأن الروبوتات التي ستحل محلنا)، فقد دفعت الجائحة هذه القضية إلى دائرة الضوء. مع حاجة المحاسبين إلى دعم الشركات خلال تغيرات سريعة وغير متوقعة، أصبح مبرر أتمتة عملياتنا لتسريع عملياتنا المالية وتحسينها أقوى من أي وقت مضى. لكن في سباق تحقيق الميزة التنافسية من خلال الأتمتة، لا تغفل التفكير في مدى صحة وملاءمة تلك العمليات الأساسية.
الحصان الجامح للأتمتة
الذكاء الاصطناعي هو التكنولوجيا التي تتصدر العناوين وتستحوذ على الخيال بصور من أفلام الخيال العلمي. لكن الأتمتة هي الحصان الجامح الحقيقي في أي استراتيجية رقمنة، وهي التي تضع الأسس لاستراتيجية ذكاء اصطناعي فعّالة مستقبلاً. بشكل عام، تُسهم أتمتة المهام الروتينية والمتكررة في هيكلة بياناتك بطريقة تُمكّن من استراتيجية الذكاء الاصطناعي. حتى يتمكن الذكاء الاصطناعي من أداء مهمته — التعلم والتفكير بطريقة تشبه الذكاء البشري — فإنه يحتاج إلى التدريب على بيانات جيدة ونظيفة وفي الوقت الفعلي. وهنا يأتي دور الأتمتة.
إلى جانب كونها ممهّدة لاستراتيجية ذكاء اصطناعي شاملة، تقدم الأتمتة فوائد إضافية للشركات، من بينها السرعة التي يمكن بها الآن تنفيذ العمليات التي كانت يدوية في السابق. فبياناتك دائماً دقيقة وحديثة وفي موضعها الصحيح. من الأفضل تخزينها في السحابة لتمكين الوصول من أي مكان والتعاون الفوري. واستخدام تقنيات متطورة مع واجهات برمجية مفتوحة — بمعنى مبسّط، برامج تتحدث مع بعضها — يعني أن برنامج المحاسبة لديك يمكنه الاندماج والتواصل بسلاسة مع برامج أقسام أخرى في المؤسسة، مما يجلب مزيداً من الكفاءة والدقة.
يتميز البشر في كثير من الأمور، لكن أداء مهام روتينية دقيقة ومتكررة بسرعة عالية تحت الضغط ليس من بينها. إن جعلتك هذه الصياغة تفكر فوراً في إغلاق الشهر أو السنة المالية، ستبدأ في رؤية كيف يمكن للأتمتة أن تُعين المحاسبين وتُحررهم للقيام بعمل أكثر إبداعاً واستراتيجية، لإضافة قيمة أعلى لشركاتنا وعملائنا. ابحث عن المهام المتكررة والمتعبة التي تتطلب قدراً كبيراً من الإدخال اليدوي كنقطة انطلاق للتفكير في الأتمتة. أو الأفضل من ذلك، اسأل موظفيك. فهم يعرفون تماماً أي المهام مرهقة ومملة.
لكن هذا كان التفكير في الأتمتة قبل الجائحة. الآن وبعد مرور هذه الأشهر الاثني عشر الأخيرة، انتقل مبرر الأتمتة من كونه مقنعاً للغاية إلى كونه مسألة بقاء. فعلى سبيل المثال، كان من تداعيات الجائحة على المحاسبين نهاية السنة المالية المؤلفة من 365 يوماً. بدأ CFOs في تطبيق دورات موازنة ربع سنوية، بل وأكثر تكراراً، في محاولة للحفاظ على توقعات معدّلة تعكس واقع بيئة الأعمال الحالية — تحدياتها وفرصها على حد سواء. وكانت هذه الدورات الربع سنوية أو حتى الشهرية مدعومة بجلسات مراجعة أسبوعية وحاجة ماسة لإعادة ضبط التوقعات بين عشية وضحاها استجابةً للمستوى الدرامي من التغيير الذي كنا نواجهه.
الأذيال العملياتية الضامرة
كان الواقع الصارخ أن العمليات والإجراءات الأساسية كانت بحاجة إلى التغيير لتحقيق ذلك، حتى مع قوة الأتمتة. وهذا يقودني إلى نقطتي الرئيسية: لا تستخدم الأتمتة لجعل عمليات سيئة تعمل بشكل أسرع. على سبيل المثال، إذا استغرقت عملية ما 10 خطوات عند إنجازها بواسطة إنسان، فتساءل عما إذا كانت الآلة قادرة على إنجازها في خطوتين. اسأل نفسك إن كانت بعض تلك الخطوات «الضرورية» هي المعادل الإجرائي لأيقونة القرص المرن المستخدمة للدلالة على وظيفة الحفظ. اسأل أحد جيل الألفية إن كان قد استخدم قرصاً مرناً أو رآه في الحياة الواقعية وستدرك كم هذا بقايا تقنية عتيقة — ومع ذلك لا نتساءل عنها قط.
هل بعض عملياتك محمّلة بخطوات لا وجود لها إلا بدافع العادة؟ أعد التفكير فيها الآن. وإذا نظرنا إلى كيفية تغيير طريقة عملنا العام الماضي، فمن الممكن تماماً تغيير ما يُفترض أنه أساس الوظائف المحاسبية. خذ مثلاً العمل من المنزل ومكالمات الفيديو التي حلّت محل الاجتماعات الشخصية. في كلتا الحالتين لم نقم بأتمتة الطريقة القديمة في العمل لأننا لم نكن نستطيع فعلياً؛ بل وجدنا طرقاً جديدة للقيام بالأشياء.
علاوة على ذلك، حتى عندما نتحدث عن الآلات التي «تؤدي عمل البشر»، فهذه ليست مقارنة متكافئة. الآلات لا تستطيع النهوض والذهاب إلى الطابعة، لكنها أيضاً لا تحتاج إلى طباعة وثيقة للتحقق منها بحثاً عن أخطاء، مثلاً. لذا، أتمت عملياتك المحاسبية بالتأكيد، لكن أتمت الأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة.
قبل اثني عشر شهراً، كنت ربما قلت إن تخصيص وقت لمراجعة عملياتك سيُحصّن استثمارك في التكنولوجيا وشركتك للمستقبل، مما يجعلها رشيقة ومتجاوبة في عالم رقمي.
أسطورة التحصين للمستقبل
اليوم، غدت كثير من وعود التحصين للمستقبل أمراً مثيراً للسخرية. فبوصفنا كوكباً، قدّم لنا العام الماضي سلسلة متواصلة من الأحداث الاستثنائية — أحداث تحدث مرة في العمر — تقريباً كل أسبوع. وقد أحال هذا تخطيط السيناريوهات أمراً مستحيلاً. كل ما كان قد سبق، الذي كان يُفترض أن يُغذّي الافتراضات والقرارات المستقبلية، بات لاغياً وباطلاً.
لكن انتظر، الذكاء الاصطناعي للإنقاذ، أليس كذلك؟ الذكاء الاصطناعي أفضل بكثير، بكثير جداً، من الدماغ البشري في رصد الأنماط. وبفضل الأتمتة، ستكون جميع بياناتنا محدّثة ودقيقة ومنسّقة بشكل صحيح لتغذية آلة الذكاء الاصطناعي، تاركين إياها تقوم بالعمل الثقيل في التنبؤ بسيناريوهات المستقبل استناداً إلى مجموعة من الاتجاهات والافتراضات الراهنة.
للأسف، لا. أي ذكاء اصطناعي يتعلم من بيانات جُمعت عام 2020 سيمتلك تصوراً مشوهاً جداً لما هو نموذجي. وينطبق الأمر ذاته على بيانات 2021. وعندما نصل أخيراً إلى شيء يشبه الاستقرار، نأمل في 2023، فإن هذه «الطبيعية الجديدة» ستبدو بلا شك مختلفة تماماً عما كان «طبيعياً» عام 2019. هذه أربع سنوات من البيانات غير النموذجية تجعل رصد الأنماط والتنبؤ بالاتجاهات والنتائج المحتملة أمراً بالغ الصعوبة، إن لم يكن مستحيلاً.
إذن، تحصين وظيفتك المحاسبية للمستقبل بالتكنولوجيا مجرد أسطورة. لكن ماذا عن تمكينها من مواجهة المستقبل بوضع الأسس اليوم التي تجعلها هي وموظفيك أكثر صموداً ومرونة ورشاقة؟ هذا يبني القدرة على اغتنام الفرص وتقليل أثر التحديات، مهما كانت. مع كل حدث استثنائي جديد، يمكنك تحليله وتحديد أي من محركات أعمالك الأساسية وافتراضاتك يتأثر. كيف ستتأثر أحجام المبيعات المتوقعة؟ ما الذي يعنيه ذلك لعدد موظفيك؟ ما الذي يُرجّح أن يحدث لسعر الصرف والتضخم؟
ما هو الجميل في هذا المنطق هو أن المحاسب يعود إلى مقعد القيادة. لم نعد نخشى أن يحل الذكاء الاصطناعي محلنا، بل عدنا بثقة إلى دورنا كمستشار أعمال موثوق. يمكننا إضافة قيمة من خلال تحليل التغيرات والتنبؤ بتداعياتها عبر المؤسسة، الآن وفي المستقبل، وهو تماماً ما تدربنا من أجله.
كما نُشر في AccountancySA - أبريل 2021