ماذا تفعل حين تبدأ سيارتك في السير ببطء ملحوظ، أو يقفز استهلاك الوقود لديك، أو يتوقف مكيف الهواء عن التبريد كما كان قبل عام؟ هل تتخلص من سيارتك في أقرب محطة خردة وتشتري واحدة جديدة؟
بالتأكيد لا! أنت تتصل بالشركة المصنّعة لفحص المشاكل وتحسين إعدادات السيارة وإجراء الإصلاحات واستبدال الأجزاء حتى تعود سيارتك تعمل بسلاسة أو حتى أفضل مما كانت عليه قبل عام.
في الواقع، قبل أن تصل إلى هذه النقطة، تجري صيانة سنوية لمنع ظهور هذه المشاكل من الأساس. على المدى البعيد، يوفّر هذا النهج الاستباقي وقتك ومالك ويساعدك على الاستفادة القصوى من سيارتك من خلال تزويدك بتجربة قيادة محسّنة.
إذن لماذا يا تُرى، حين يتعلق الأمر ببرامج الأعمال، تُقدّم كثير من الشركات على التخلص من برنامجها عند أول علامة على المشكلة؟ وبذلك تُقلّص ROI الذي تأمل تحقيقه تقليصاً حاداً.
من الحتمي أنه خلال دورة حياة أي برنامج، يجب أن تكون استباقياً للحفاظ على تحديثه وتشغيله بصورة مثلى. غير أن هذه الصيانة لا تقتصر على البرنامج نفسه. يعني تآكل المعرفة أن مستخدميك في الغالب لا يستخدمون إلا جزءاً صغيراً من قدرات البرنامج. لقد استوعبوا ما احتاجوه فوراً في اليوم الأول ونسوا الباقي. ثم مع تغيير الأشخاص لأدوارهم أو توسع الفرق وتقلصها، تُنقَل هذه المعرفة الجزئية جنباً إلى جنب مع الممارسات القديمة أو غير الصحيحة إلى زملاء الفريق. ولا يُساعد العمل عن بُعد في الأمر إذ ليس من السهل الاستفسار من زميل بسهولة عن كيفية القيام بشيء ما.
في الوقت ذاته، حتى لو كان برنامجك يُحدَّث تلقائياً بفضل السحابة، فإن موظفيك ليسوا على دراية بالوظائف والعمليات الجديدة. هذا ضربة أخرى لـ ROI الخاص بك — هذه الترقيات هي في جوهرها مكاسب مجانية فوق إنفاقك الأولي، لكنك لا تستفيد منها.
كل هذا يتراكم، وفي نهاية المطاف تصل إلى استنتاج مفاده أن برنامجك لا يستطيع القيام بما تحتاجه وأنك ينبغي أن تستبدله. بالطبع لا يتغير شيء آخر وبعد عام أو اثنين تشعر بنفس عدم الرضا عن البرنامج البديل وتجد نفسك في نقطة البداية. بدلاً من ذلك، يمكن أن يضمن النهج الاستباقي في صيانة وإدارة البرامج حصولك على أقصى استفادة من برنامجك الحالي، وأنك تتخذ قراراً تجارياً سليماً حين تقرر فعلاً استبداله. أقترح فحوصات صحية سنوية رسمية وموثقة للبرامج — تماماً كصيانة سيارتك — قبل أن تُرسل برنامجك، وROI الموعود به، إلى الخردة.
الفحوصات الصحية السنوية للبرامج
سيضمن الفحص الصحي السنوي للبرامج مع المورد الخاص بك أن برنامجك لا يزال محدثاً ومهيئاً ومستخدماً بصورة صحيحة لمتطلباتك قبل ظهور المشاكل. جزء من هذه العملية (رغم أنني أوصي بجعلها ممارسة طوال العام) هو التأكد من أن مستخدميك على دراية بالميزات الجديدة والمطلوبة حديثاً لسد أي ثغرات في المعرفة. يجب على المورد الخاص بك مطابقة وظائفه الجديدة لمتطلباتك — هذا أمر بديهي — وإذا تباعد عرضه ومتطلباتك كثيراً، يمكنك اتخاذ قرار مستنير بشأن مستقبل البرنامج.
كما نُشر في ASA Magazine - يوليو 2022