Sanlam Investments هي إحدى أكبر شركات إدارة الاستثمار في جنوب أفريقيا وتعمل في هذا المجال منذ ما يقارب قرناً من الزمن. تقدم مجموعة شاملة من منتجات الاستثمار المحلية والخارجية للمستثمرين النهائيين والمخططين الماليين والمؤسسات. تشمل خيارات الاستثمار لديها صناديق الاستثمار المشتركة المُدارة بصورة سلبية ونشطة وصناديق التحوط وصناديق التقاعد المنفصلة والمجمّعة.
كيف كانت الأمور
في كل دورة ميزانية، كان Gino Schoeman، المدير المالي لـ Sanlam Investments، يتلقى ميزانية فردية يعدّها كل مركز من مراكز التكلفة في جدول بيانات Excel. كان عليه بعد ذلك تجميع كل تلك المعلومات عن طريق إعادة كتابتها أو نسخها ولصقها من كل ميزانية فردية في ملف الميزانية الرئيسي في جدول بيانات Excel آخر.
دور المدير المالي هو تقديم التحليل الاستراتيجي والتوجيه للشركة. في أغلب الأحيان، ينتهي به الأمر إلى قضاء كميات هائلة من الوقت في إدارة المعلومات المالية؛ تصفية وفرز ونقل أحجام ضخمة من الأرقام من جداول بيانات متعددة إلى عرض موحّد — على أمل أن تكون الأرقام المقدّمة له صحيحة.
«وإذا أردنا رؤية الميزانية الموحدة في أي وقت خلال دورة الميزانية، كان عليّ تحديث الميزانية الرئيسية بجميع الميزانيات الفردية من جديد للحصول على إجمالي جديد»، يشرح Schoeman.
اتخاذ القرار
في عام 2014، اتخذت Sanlam Investments قرار الانتقال إلى حل شامل يتولى معالجة الإدارة المالية، مما يمنحهم وقتاً أكبر للتأمل والتركيز على المعلومات القيّمة التي توفرها أرقام الميزانية.
«كان لا بد أن يكون الحل الجديد تفاعلياً، وأن يزوّدنا برؤية موحدة في الوقت الفعلي، وأن يتمكن مستخدمون متعددون من العمل على النظام في آنٍ واحد»، يقول Schoeman. «كلّفنا قسم تقنية المعلومات لدينا بالبحث في جميع الحلول الممكنة، وفي يوليو 2014، بدأنا استخدام IDU Financial Budgeting Module.»
التنفيذ
«سار عملية تنفيذ IDU بسلاسة تامة»، يقول Schoeman. «أحد أسباب ذلك كان بلا شك العلاقة العمل الرائعة التي تشكّلت بين فريق IDU وفريقنا المالي. كانت لديهم فهم ممتاز لاحتياجاتنا، وبالعمل المشترك، بقيت الفرق على المسار الصحيح طوال الوقت والتزمت بمواعيد التسليم المحددة.»
الفارق
كان توفير الوقت جوهرياً. «الميزانيات الموحدة متاحة الآن متى احتجنا إليها. في أي مرحلة من مراحل العملية الميزانية، يمكننا رؤية الميزانية الإجمالية. كما أزال IDU إمكانية وقوع أخطاء من صيغ وروابط جداول بيانات Excel.»
«عزّز حل IDU تقاريرنا المالية وعمليتنا الميزانية»، يقول Schoeman. «كفائدة إضافية، يتيح لنا تجميع مستويات الملخص المختلفة تجميع مراكز التكلفة التجارية غير المنتمية إلى نفس الكيان القانوني كمجموعة وعرض الملخص. كما يمكن لرؤساء مراكز التكلفة استخدام IDU لمراجعة إنفاقهم الفعلي مقارنةً بالميزانيات (تقارير مراكز التكلفة) خلال العام.»
وجد جميع رؤساء مراكز التكلفة والأعمال وموظفو المالية أن النظام مفيد وسهل الاستخدام. يُقدّرون بشكل خاص حقيقة أن الأرقام الفعلية تُحدَّث في الوقت الفعلي، مما يُتيح لهم متابعة وضعهم في أي لحظة.
الحكم
«IDU منصة متينة وسهلة الاستخدام ومستقرة نوصي بها بشدة لأي شركة تسعى إلى تقصير دورات ميزانيتها والابتعاد عن الأخطاء المحتملة في جداول البيانات والحصول على رؤية يومية أفضل لميزانيتها بالكامل»، يقول Schoeman.
#iduSoftware #implementationprocess #errorsinspreadsheets #consolidatebudgets #costcentres #actuals #RealTime #Reporting #iduConcept #financialbudgeting #Excel