هل تنظر إلى الوراء بحنين إلى الوقت الذي كانت فيه السنة المالية تمتد 365 يوماً؟ اثنا عشر شهراً للتأمل في التغيير وتخطيط استراتيجيات جديدة. إن مطابقة الدورة المالية للأعمال مع الوقت الذي تستغرقه الأرض في دورانها حول الشمس هي، كما اتضح، أحد تلك المبادئ التي اكتشفنا مؤخراً أنها مجرد خيال محض. اليوم، يبدو أن كل صباح جديد قد يحمل تحدياً جديداً وتغييراً محتملاً في الاستراتيجية.
انظر إلى الفترة الممتدة ستة أسابيع منذ مطلع ديسمبر 2020. حول العالم، تقلّبت الأمور مرات لا تُحصى. انتقلت دول من اقتصادات ومجتمعات مفتوحة ظاهرياً إلى إغلاقات ثانية وثالثة، في أحيان كثيرة بين عشية وضحاها. كان ذلك كارثياً على بعض القطاعات والشركات التي كانت تتلقى الضربات بعد ما يقارب عاماً من الاستجابة للجائحة، إلا أنه أتاح في الوقت ذاته فرصاً للشركات الرشيقة الكافية لاقتناصها.
قارن ذلك بدورات الميزانية والتخطيط لديك، التي لا تزال، بدرجة أو بأخرى، مرتبطة بدورتنا السنوية الجماعية حول الشمس. أعني هنا الإيقاع الذي ننجز به سنواتنا المالية والوقت الذي يستغرقه التحضير والاستعداد لهذه المراحل.
هل لا يزال يستغرق الأمر منك ومن مؤسستك أشهراً مؤلمة في التنقل بين جداول البيانات وتوجيه المديرين غير الماليين عبر العملية لإعداد الميزانيات كل عام؟ لكنه مرة واحدة فقط في السنة، تقول لنفسك كل عام، لذا سنتحمّل.
اليوم، يقترح المدراء الماليون أن حتى دورات الميزانية الفصلية ليست متكررة بما يكفي للتفاعل والتكيف بصورة ملائمة مع وتيرة التغيير في العالم. وأدرك هؤلاء المدراء الماليون أن محاولة التنبؤ بما سيحدث لاحقاً ضرب من العبث. وبدلاً من ذلك، يركّزون على تعزيز قدرتهم على التكيف مع التغيير أياً كان.
لتحقيق ذلك، يتجه كثيرون إلى وتيرة ميزانية أسرع — أحياناً قصيرة كأربعة أسابيع — وإلى عقد جلسات مراجعة أسبوعية. فضلاً عن ذلك، بمجرد اتخاذ القرارات، يحتاجون إلى القدرة على مراجعة الميزانيات بين عشية وضحاها بعد التغذية الراجعة من القيادة ومجلس الإدارة. يقول هؤلاء المدراء الماليون إن هذا ما سيمنحهم ومؤسساتهم المرونة والرشاقة للتعامل مع كل ما يلقيه عام 2021 في طريقنا. ستعكس الميزانيات واقعاً شبه آني وستتغير جنباً إلى جنب مع العالم. كما ستمتلك القيادة بيانات دقيقة وملائمة لإجراء تخطيط السيناريوهات، مع القدرة على تطبيق التغييرات بسرعة في الميزانية والعمليات.
لتحقيق أي أمل في ذلك، يحتاج المدراء الماليون إلى الاعتراف بأن الطريقة المعتادة لإعداد الميزانيات لم تعد ملائمة. لا يمكن للتنقل بين جداول البيانات أن يدعم هذه الوتيرة الميزانية: سيتعين عليك البدء في ميزانيات جديدة قبل الانتهاء من السابقة لأي أمل في البقاء على المسار الصحيح. وحتى لو تمكنت من صنع المعجزات وفعلت المستحيل، فأنت الآن تكرر عملية مُدمِّرة للروح أربع أو ست أو حتى 12 مرة في السنة.
في المقابل، المدراء الماليون الذين أعادوا التفكير في نهج الميزانية وتخطيط السيناريوهات وأعادوا بناءه، وعزّزوه بعمليات وإجراءات وتقنيات سحابية جديدة سهلة الاستخدام للمديرين غير الماليين، يستطيعون الانعطاف في لمح البصر. لديهم أرقام محدّثة وموحّدة يمكن تجميعها بسهولة في مصدر واحد للحقيقة وعرضها على مجلس الإدارة بإشعار قصير. وعندما تتغير الافتراضات أو تُتخذ قرارات استراتيجية أو يُلقي العالم علينا منحنىً غير متوقع، يستطيع المدراء الماليون وفرقهم إعادة صياغة ميزانياتهم بين عشية وضحاها لتقديم هذا الواقع الجديد.
فجأة، عادت مؤسستك إلى التزامن مع العالم مجدداً (حسناً، بقدر الإمكان!)، ويمكنك أن تكون رشيقاً ومتجاوباً مع الظروف المتغيرة، مما يتيح لك اغتنام الفرص وتزويد عملائك بما يحتاجونه اليوم لا ما كانوا يحتاجونه العام الماضي أو حتى الشهر الماضي. علاوة على ذلك، أدرجت الشفافية والتواصل ثنائي الاتجاه مع بقية مؤسستك في عمليتك المالية. التواصل أمر بالغ الأهمية في أوقات الغموض، والآن مع العمليات والتقنية المناسبة، يكون أفراد فريقك على دراية تامة لأنهم جزء من بناء هذه الحلقة بالمعلومات التي يقدمونها والتغييرات والتحديثات التي يُشيرون إليها والعودة السريعة بالمعلومات والتوجيهات فور اتخاذ القرارات.
بطريقة ما، المدراء الماليون الذين حققوا هذا بالفعل قد عكسوا قانون باركنسون. فبدلاً من أن يتمدد العمل ليملأ الوقت المتاح لإتمامه، تقلّص الوقت المتاح لإتمام العمل تقلصاً كبيراً. من خلال إعادة التفكير في طريقة أداء العمل، يُقلّص المدراء الماليون كلاً من الوقت اللازم للعمل وأسلوب أدائه ليكون ملائماً للغرض. وأتاحوا لأنفسهم المساحة للتكيف مع أي تغيير في أي وقت.
كما نُشر في AccountingWeb - فبراير 2021