لم يكتب أحد أوبرا عن دورات الميزانية التنظيمية — لكن نظراً لما تُولّده من دراما إنسانية، ربما كان على أحدهم فعل ذلك. عملية الميزانية النموذجية هي دورة قاتمة ومطوّلة من ألعاب القوى، والإلحاح، والمقاومة، والاستياء، والرهبة، واليأس، والجهد المهدر. وكل ذلك، وفاءً لأفضل تقاليد الدراما الرفيعة، يمكن تجنبه تماماً.
تبدأ القصة بشكل بريء تماماً، مع أبطالنا في القسم المالي وهم يُعدّون قوالب جداول البيانات ويُرسلونها لاستكمالها من قِبَل مديري مراكز التكلفة؛ غير أن بذور الصراع مزروعة بالفعل، لأن جدول البيانات أداة رائعة لكنه رسول فاشل. لم يُصمَّم لتيسير المفاوضات المعقدة والحساسة التي تُشكّل الجوهر الحقيقي لعملية الميزانية. يشعر أبطالنا بشيء من ذلك ويحاولون التعويض بتصميم متقن؛ لكنهم لا يستطيعون إلا الاستجابة للمشاكل التي ظهرت في العام السابق، مما يُفضي حتماً إلى مجموعة جديدة كاملة من المشاكل.
في هذه الأثناء، يبذل مديرو مراكز التكلفة، في الخطوط الأمامية وهم يتذمرون من قادتهم، قصارى جهدهم لملء الأرقام بناءً على أفضل تقدير لما ينتظرهم في المستقبل. العملية مُرهِقة لأن قليلاً منهم يملكون تدريباً مالياً وافياً وقد تكون جداول البيانات مُرعبة؛ لذا في كثير من الحالات تتراجع المهمة إلى قاع قائمة الأولويات حتى يدفعها الإلحاح أخيراً إلى خانة «العاجل».
مع تراكم جداول البيانات المُعادة في القسم المالي ومحاولة الناس تجميع كل المعلومات في صورة واحدة متماسكة، يتضح أن ثمة أخطاء. أبطالنا، المحبطون والنافدو الصبر الآن، يُعيدون إرسالها مع طلبات توضيح أو تعديلات. يُجري مديرو مراكز التكلفة بعض التصحيحات لكنهم يتركون أشياء أخرى دون تغيير لأن نعم، هذا ما أرادوا قوله فعلاً. يبدأ الاستياء يتفاقم.
بعد عدة جولات من ذلك، مع اقتراب موعد نهائي حاسم والجميع في خلاف، يستسلم القسم المالي ويُجري بعض التعديلات من تلقاء نفسه ليُوافق كل شيء. الميزانية النهائية ليست ما طلبه مدير مركز التكلفة، لكن الأسباب وراء الأرقام ضاعت؛ فيُدير عينيه استهجاناً لهذا الضياع في الوقت ويمضي قُدُماً.
وبعد فترة، حين يُقال له إنه تجاوز الميزانية، يرد بأنه يسير بالضبط وفق ما طلبه في الأصل — وإذا قرر أحد محاسبي الأرقام تجاوزه، فذلك ليس مشكلته.
وهكذا يستمر السيرك: مديرو مراكز التكلفة محرومون من الصلاحيات، ولا يشعرون بأي إحساس بالملكية تجاه أرقامهم، ويرفضون أي محاولة لمحاسبتهم لأنهم يعيشون تحت وطأة قرارات اتُخذت فوق رؤوسهم. بدلاً من كونها أداة تخطيط واتخاذ قرار مفيدة، أصبحت الميزانية تمريناً بيروقراطياً يبدو كضياع لا معنى له للوقت.
الأمر حقاً لا يجب أن يكون هكذا. في تجربتي، معظم الناس يريدون فعلاً أداء وظائفهم بشكل جيد، ويريدون أن يُمكَّنوا بالمعرفة والمهارات والأدوات التي يحتاجونها لتحقيق ذلك الهدف. فيما يخص الميزانيات، يملك مديرو مراكز التكلفة الأفراد أفضل المعرفة المتاحة في المنظمة عمّا من المرجح أن يواجهوه في العام القادم — لذا يجب منحهم هامشاً لاتخاذ قرارات الميزانية التي ستُحترم. قد ينطوي ذلك على نقاش وتفاوض، لكن كلاهما أفضل بكثير من القرارات المفروضة من الخارج.
بدلاً من دائرة مفرغة من الإلحاح والمقاومة وانعدام الانخراط والاستسلام، من الممكن بناء عكسها — دائرة فاضلة تبني فيها المساءلة والتواصل الواضح روح المسؤولية والإحساس بالملكية. إنها لا تُقدّم مادة للدراما الرفيعة — لكن لا أحد يريد فعلاً العيش داخل مسلسل مكسيكي.
كما نُشر في AccountingWeb – 24 سبتمبر 2019
#Planning #Budget #Accountingweb #costcentremanagers #budgetcycles #accountants #accountable #spreadsheets