عندما تفكر في التقارير المالية، هل تفكر في تقديم بيانات الأعمال إلى مجلس الإدارة بشكل سريع ودقيق؟ هل تفكر في أفضل طريقة لتجميع البيانات المالية على مستوى الشركة وعرضها بحيث تكون مفهومة بسهولة وتنقل بسرعة أهم النتائج والمؤشرات إلى مجلس الإدارة – للمديرين الماليين وغير الماليين على حد سواء؟'
على الأرجح تقوم بكل ما سبق. لكن هل تفكر أيضاً في إعداد التقارير باعتبارها عملية ذات اتجاهين – أو بعبارة أخرى، عملية ثنائية الاتجاه – وتُشرك مديريك التشغيليين في الحوار؟
الصورة تساوي ألف كلمة
لا يمكن الاستهانة بقوة وأثر عرض لوحات المعلومات والرسوم البيانية وغيرها من مؤشرات الأداء الرئيسية كلقطات بصرية شهرية. وقد جعلت تقنيات مثل Microsoft Power BI هذه القدرات التصويرية في متناول الفريق المالي بتكلفة معقولة.
هذه قيمة مضافة مهمة وخدمة يمكن للفريق المالي تقديمها لمجلس الإدارة. من خلال جعل الرؤى مرئية وأسهل استيعاباً بنظرة واحدة، يُسرّع الفريق المالي ويُحسّن قدرة المنظمة على اتخاذ القرارات ووضع الاستراتيجيات'. لكن أبدع التمثيلات البصرية للبيانات في العالم لا تساوي إلا بقدر جودة البيانات التي تستند إليها.
العملية ثنائية الاتجاه للتقارير المالية
هل يقتصر دور فريقك المالي على رفع التقارير لمجلس الإدارة، أم يُعيد التقارير أيضاً إلى داخل الأعمال؟ مع أفضل النوايا في العالم، تقع أخطاء، لا سيما عندما تكبر المنظمات وتزداد تعقيداً. يتعين على الفرق المالية التعامل مع كميات أكبر من البيانات، الكمية والنوعية، أكثر من أي وقت مضى، في حين تتقلص المهل باستمرار. ليس من المعقول أو الممكن توقع أن يتحقق فريقك المالي من كل قيد على مستوى الترحيل. ن'
بدلاً من ذلك، من أفضل من مدراء مراكز التكلفة الذين أنجزوا المبيعات أو أنفقوا المال في المقام الأول للتحقق من صحة القيود والتخصيصات؟ هؤلاء هم الأشخاص المسؤولون عن الحفاظ على الإيرادات، أو خفض المصروفات، أو تحقيق أي مؤشر أداء رئيسي حرج في ذلك الشهر. يعرفون الأرقام والسياق ولديهم مصلحة شخصية في ضمان دقة البيانات المالية لقسمهم أو مركز تكلفتهم. يمكنهم بسرعة وسهولة اكتشاف شيء تم تخصيصه بشكل خاطئ لمركز تكلفتهم، أو بيانات مفقودة، أو مبالغ لا يتعرفون عليها'. ومن هنا تأتي أهمية الاعتراف بإعداد التقارير باعتبارها عملية ثنائية الاتجاه.
مزايا عملية إعداد التقارير ثنائية الاتجاه
يمكن لعملية إعداد التقارير المالية ثنائية الاتجاه أن تُفتح رؤى حيوية إضافية من خط المواجهة في الأعمال. على سبيل المثال، افترض أن المبيعات تتراجع في متجر بيع بالتجزئة معين. هل يعود ذلك إلى تراجع تجارة الشوارع وإشارة إنذار مبكرة للتسريع نحو التجارة الإلكترونية؟ أم يعود إلى ثلاثة أشهر من أعمال الطرق التي أخلّت بحركة المرور وأنماط ركن السيارات والتي انتهت الآن؟ فقط مدير المنطقة على أرض الواقع يمكنه إخبارك بذلك.
ستُسرّع عملية إعداد التقارير بأكملها. لا يمكن لحفنة من المحاسبين في الفريق المالي مراجعة حجم البيانات التي تنتجها مؤسسة كبيرة في فترة زمنية قصيرة. لكن إذا شاركت تلك المهمة بين المدراء التشغيليين في جميع أنحاء الأعمال، يمكن إنجازها في جزء من الوقت بنفس عدد موظفي المالية. سيُخصص الفريق المالي وقته حينئذ لمراجعة الاستثناءات بدلاً من البحث عنها. «كثرة الأيدي تُخفف الأعباء» كما يقول المثل القديم.
الميزة الأخيرة هي أن هذا المستوى من الشفافية سيعزز الشعور بالملكية والمسؤولية بين المدراء التشغيليين غير الماليين، ويحسّن التوافق مع أهداف الشركة واستراتيجيتها في جميع أنحاء المنظمة.
اتخاذ أفضل القرارات بسرعة
هذه هي الرؤية التي يحتاجها مجلس الإدارة، مُقدّمة بالإيقاع الصحيح، لاتخاذ أفضل القرارات ووضع أفضل استراتيجية أعمال. كلما كانت حزمة المجلس أكثر دقة وحداثة، كان اتخاذ القرار أفضل. ومن خلال فتح قناة اتصال ثنائية الاتجاه مع الأعمال ذاتها، يمكن للفريق المالي زيادة دقة المعلومات وتوفير الوقت – حتى في أكبر الشركات وأكثرها تعقيداً.
بدلاً من قضاء أسبوعين من الشهر في التحقق من البيانات الأساسية وتأكيدها، يمكن للفريق المالي أن يستغرق يومين لمراجعة البيانات مع مدراء الأعمال والتركيز على عرض المعلومات والرؤى لمجلس الإدارة.
تفريغ البيانات لا يدعم حواراً ثنائي الاتجاه
لا يمكن تحقيق هذه المكاسب في الوقت والدقة إلا إذا كان النظام المالي الأساسي متكاملاً مع نظام إعداد التقارير وتنعكس التغييرات فوراً وتلقائياً – سواء أُجريت في الثاني أو الخامس أو السابع والعشرين من الشهر. إذا كانت المالية تصدّر لقطة من البيانات إلى قاعدة بيانات أو مستودع قبل استيرادها إلى Power BI أو أداة تصور مشابهة، فإن ذلك يُغلق الحلقة ثنائية الاتجاه. لن تنعكس أي تحديثات لاحقة يجريها مدراء الأعمال على البيانات الأساسية في النظام المالي، ولن تكون الرؤية المعروضة على مجلس الإدارة هي الأحدث.
في المقابل، مع الأدوات المناسبة وفريق أعمال مُمكَّن وحوار ثنائي الاتجاه سلس، لا يوجد سبب يمنع حتى الشركات الكبيرة المعقدة من'امتلاك جدول زمني لإعداد التقارير مدته ثلاثة أيام. ومن ثم تكون قادرة على التكيف بشكل سريع مع بدء مجلس الإدارة في التعامل مع الأرقام وطرح الأسئلة.
الفريق المالي بوصفه ميسّراً
بدلاً من مجرد توجيه المعلومات في اتجاه واحد، يجب أن يكون دور الفريق المالي تيسير عملية ثنائية الاتجاه تربط مجلس الإدارة بالأعمال. بالتأكيد، الأدوات المناسبة ضرورية لضمان ألا تصبح المالية عنق زجاجة أو عائقاً، لكن فوائد دور المالية التيسيري في هذه العملية التبادلية كبيرة.
فريق الإدارة التشغيلية المُمكَّن والمتوافق، الذي يشعر بالمشاركة والمسؤولية عن أدائه المحلي، سيكون أكثر نجاحاً. وفي الوقت ذاته، يُحسّن ذلك جودة وحداثة المعلومات التي تشكّل ركيزة تقرير مجلس الإدارة والنقاشات الاستراتيجية الناجمة عنه، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى قرارات أفضل في المنظمة.
كما نُشر في AccountingWeb - مايو 2023