تأسست Cape Consumers (Pty) Ltd عام 1947 وهي مزوِّد ائتمان مسجَّل بموجب قانون الائتمان الوطني. تستخدم الشركة القوة الشرائية المشتركة لـ 30,000 حامل بطاقة للتفاوض على خصومات مع أكثر من 7,500 تاجر تجزئة مختار لصالح حاملي بطاقاتهم. يُصرف هذا الخصم بعد ذلك على شكل مكافأة لحاملي البطاقات بناءً على مشترياتهم خلال سنة الشراء السابقة.
IDU تُبهر Cape Consumers
حان وقت التغيير
قبل عامين، بدأت Cape Consumers صفحة جديدة بتعيين مدير عام جديد، Marthinus Fourie، ومدير مالي جديد، Monty Stephenson، وترقية Theresa le Roux إلى منصب مديرة مالية، فضلاً عن إضافة تنفيذيَّين جديدَين لتقنية المعلومات والمبيعات & التسويق. وضعت هذه الفرقة التنفيذية الجديدة (EXCO) استراتيجية تحول تمتد حتى ديسمبر 2015، لتنتقل بعدها إلى استراتيجية نمو جديدة لمدة 5 سنوات تهدف إلى رفع حجم مبيعاتهم من 1 مليار راند إلى 10 مليار راند.
مع وضع هذه الاستراتيجية في الاعتبار، أدركوا أن الوقت قد حان للانتقال من جداول البيانات الحالية إلى برنامج أكثر احترافية وتطوراً يساعد على تحسين الأنظمة ودعم الرؤية الجديدة ونمو الشركة. وعلى الرغم من أنهم لم يكونوا يسعون بفاعلية للترقية في تلك الفترة، فإنهم حين تلقوا المكالمة التعريفية من IDU Software كانوا في الوضع المثالي لتبنيها.
«التقيت بـ Kevin Phillips، مالك IDU والرئيس التنفيذي، منذ سنوات عندما كنت في Ernst & Young من خلال برنامج رائد الأعمال لديهم، وكان مديرنا التنفيذي لتقنية المعلومات، Louis Volschenk، قد عمل سابقاً ببرنامج idu-Concept في شركة المحاماة ENS وأُعجب به كثيراً»، يقول Monty Stephenson، المدير المالي في Cape Consumers. «حين التقينا بـ Kevin وحدّثنا عن تطوير عمله وبرنامج idu-Concept وفلسفاته في الأعمال، أدركنا أن IDU هي الخيار المثالي لنا.»
من بين مبادئ الإدارة الجديدة في Cape Consumers دمج أفكار ومساهمات من جميع مستويات الشركة. «أردنا أن نتبنى نهجاً أكثر لامركزية ونمنح قادة وحدات الأعمال مزيداً من الصلاحية، للابتعاد عن نظام الميزانية الهبوطي، وقد أتاح لنا IDU ذلك»، يوضح Stephenson.
«كانت إدارة التحكم في إصدارات جداول البيانات كابوساً حقيقياً، ولم يكن ذلك ليتحسن بل سيزداد سوءاً مع نمونا»، تقول Theresa le Roux، عضو متمرسة في Cape Consumers منذ 9 سنوات والمديرة المالية. «في كل مرة نُحرِّك الميزانية للأمام، كنا نفقد جميع التعليقات والحسابات والمستندات السابقة ونضطر للبدء من جديد. أنا سعيدة بأن هذا لم يعد مشكلة مع idu-Concept.»
عملية التنفيذ
انبهر فريق Cape Consumers باحترافية وسرعة عملية التنفيذ.
«من المنظور المالي، جرت إدارة المشروع على النحو الصحيح منذ البداية»، تقول le Roux. «نظّموا ورشة عمل شاملة لتحديد النطاق بغرض فهم أعمق لأعمالنا واحتياجاتنا الخاصة. تلا ذلك توثيق يحدد بدقة ما هو ضمن النطاق وما هو خارجه، وخطة مشروع واضحة بمواعيد نهائية وتكاليف ووصف لما سيكون مطلوباً منا.»
«أطلعونا على أسوأ سيناريو ممكن من حيث المواعيد النهائية والتكاليف، وأوضحوا أن كليهما يمكن خفضه إذا أشرك مدير المشروع، أي أنا بنفسي، من البداية»، تقول le Roux. «تمكنت من إدارة الإنفاق بشكل رائع من خلال تتبعهم لتقدم ميزانية المشروع وإبقائي على اطلاع دائم.»
«كانت التجربة استثنائية بالنسبة لي»، يقول Stephenson. «لم أرَ قط أحداً يستوعب ما نفعله ومن نكون بهذه السرعة. قِلّة من مزودي الخدمات يمكنهم تلبية المتطلبات التقنية والمالية معاً، وتجمع IDU بين الفهم المالي وأعلى مستويات المعرفة التقنية.»
«Kevin محاسب قانوني وصاحب عمل بنفسه، لذا يدرك تماماً أهمية جودة الخدمة وما تحتاجه المشاريع الصغيرة بالضبط، وقد بنى فريقه وفق ذلك»، يوضح Stephenson. «الخدمة ممتازة باستمرار، سواء كنت تتعامل مع الرئيس التنفيذي أو المستشار الذي ينفذ التطبيق — وهذا يرجع بلا شك إلى قيادة الشركة.»
إدارة التغيير
أُعجبت Cape Consumers بشكل خاص باللطف الذي تعامل به فريق IDU مع جانب إدارة التغيير في المرحلة الانتقالية، بدءاً من عرضهم على EXCO والمستخدمين، وصولاً إلى الطريقة التي أداروا بها ورش العمل وسهّلوا الانتقال.
«قدّموا عرضاً شاملاً وسهل الفهم لـ EXCO»، يقول Stephenson، «وأقنع الفريقَ معرفتُهم وشغفهم بمنتجهم وفهمهم لاحتياجاتنا. وقد أدركوا أهمية الدعم في تحقيق قبول الجميع.»
تضيف le Roux: «كان التدريب عملياً وتفاعلياً للغاية، وقدّموا تدريباً فردياً حيثما احتجنا إليه، مما ضمن أن يشعر الجميع بالثقة في استخدام البرنامج. تضم الشركة 30 شخصاً وسيستخدمه نصفنا تقريباً بشكل منتظم، لذا كانت الاستجابة والفهم أمراً بالغ الأهمية.»
IDU في العمل
استخدمت Cape Consumers idu-Concept في أبريل لوضع ميزانية عام 2016، ورأى الفريق الذي استخدمه حتى الآن أنه يمثل تحسناً هائلاً مقارنة بالأنظمة السابقة.
«إنه سهل الاستخدام فعلاً والتعليقات الشهرية والمؤشرات تضيف قيمة حقيقية»، تقول le Roux. «كما يتيح لنا قراءة الأرقام مباشرة من Sage-Accpac، مما يمنح الأرقام مزيداً من الموثوقية.»
الترقية إلى Enterprise
بعد 3 أشهر فقط من العمل بنموذج الميزانية القياسي، قررت Cape Consumers الترقية إلى حزمة Enterprise لتحصل على وصول كامل إلى الوحدات الإضافية، ولا سيما وحدة ذكاء الأعمال.
«كنا قد بدأنا قبل فترة وجيزة في استكشاف تطوير BI خاصة بنا، لكن مديرنا التنفيذي لتقنية المعلومات، Louis Volschenk، أفادنا بأن ذلك سيكون مشروعاً شديد الاستهلاك للوقت»، يقول Stephenson. «حين أطلعنا فريق IDU على عرض BI الخاص بهم، اقتنعنا بسهولة بأن فوائد الترقية تفوق بكثير الاستثمار المالي المطلوب.»
«نحن متحمسون جداً للوصول إلى الطاقة الكاملة لذكاء الأعمال لتحليل معلوماتنا المالية وغير المالية»، تقول le Roux. «سيضيف قيمة هائلة لاتخاذ قرارات EXCO ويمكّننا من رسم خارطة طريق واضحة، ومن خلال الوقت الفعلي نتمكن من إجراء التعديلات أثناء التنفيذ.»
في المراجعة
«كان فريق IDU محترفاً بشكل لا يصدق ومرناً وقابلاً للتكيف ومتاحاً دائماً»، تقول le Roux. «بذلوا جهداً فوق المأمول في مساعدة إعداد كل شيء، بل ساعدوني في تطوير مهاراتي للاستفادة القصوى من البرنامج. تمكّن الفريق بسهولة من التكيف مع أي طلبات قدمناها، والتنقل في برنامجهم بيسر وجعله يعمل.»
«لم أصادف قط مزود خدمة آخر يُلهم هذه الثقة في فهم ومعرفة ومهارة كل عضو في فريقه»، يقول Stephenson. «كنت أعلم في كل خطوة أنني سأحصل على نفس الخدمة المثالية بصرف النظر عمن أتحدث إليه — وكان حقيقة امتلاكي لوصول إلى أي شخص في جميع أقسام شركة IDU يعزز هذه الثقة.»
#Integration #changemanagement #SageAccpac #CapeConsumers #implementationprocess #CaseStudy