تُعدّ Challenge Community Services، المؤسَّسة عام 1958، إحدى أكبر خدمات دعم ذوي الإعاقة والمجتمع في المناطق الريفية بولاية نيو ساوث ويلز (NSW) في أستراليا. تسعى المنظمة إلى ضمان تمتع الأشخاص ذوي الإعاقة والأطفال والأعضاء الضعفاء في المجتمع بالحقوق والمزايا ذاتها التي يتمتع بها الجميع؛ إذ توظّف Challenge أكثر من 580 موظفًا، 125 منهم من ذوي الإعاقة، وتقدم مجموعة من الخدمات في مناطق North West وCentral West وNew England وHunter بولاية NSW. تشمل خدماتها دعم أسلوب الحياة، والوصول إلى المجتمع، والإسكان، والدعم المهني للأطفال والشباب والبالغين المحرومين؛ فضلًا عن إدارة عدد من المشاريع التجارية التي توفر فرص تدريب وتوظيف للأشخاص ذوي الإعاقة.
في مطلع عام 2013، مع تنامي حجمها الجغرافي وانتشار فروعها في شمال NSW ونمو إيراداتها بأكثر من 200% خلال 5 سنوات، أدركت Challenge أن الاعتماد على جداول Excel للميزانية وتوزيع التقارير المالية الشهرية الثابتة على المديرين لم يعد نهجًا فاعلًا.
«حين كانت المنظمة صغيرة وكانت معظم الفروع في متناول المقر الرئيسي بسهولة، كان التنقل بحاسوب محمول وإعداد الميزانيات في Excel يُحقق النتيجة المطلوبة، لكن ليس دون الصداع المعتاد للجداول الحسابية»، يقول Carl Learson، Executive Manager Support Services. «كنا أيضًا نوزّع تقارير إدارية ثابتة، بما فيها تقارير الانحرافات، شهريًا، دون أن تستطيع الإدارة التعمق في البيانات وفهم مكوّنات الأرقام بشكل كامل — وهو ما كان مثيرًا للإحباط ومُهدِرًا للوقت بصورة متزايدة»، يُوضح Learson. «تضاعُف عدد الفروع، والامتداد الجغرافي الأوسع، والمدراء ذوو الثقافة المالية الأعلى — كل ذلك كان يستدعي حلًا أكثر ذكاءً.»
بدأت Challenge بحثها عن حل عبر الإنترنت، ومن خلال مدققي الحسابات في الشركة ومزودي دعم برمجيات المحاسبة. قُدِّمت عدة حلول، لكن لم يستوفِ أيٌّ منها جميع المتطلبات الضرورية.
«كان لا بد للحل من القدرة على توحيد ما يقارب 100 ميزانية فردية دون دمج الجداول الحسابية، مع إمكانية الوصول إليه من أي فرع لتقليل التنقل في موسم الميزانية»، يشرح Learson. «نظرًا لبيئتنا الديناميكية، كان على الحل أن يستوعب بسهولة التغييرات التنظيمية ومراكز التكلفة الجديدة وأشكال التقارير المتنوعة لتلبية احتياجات كل مستخدم. وكان علينا أيضًا مراجعة توقعاتنا بسهولة وإعداد ميزانيات لأكثر من سنة مالية واحدة. علاوة على ذلك، كان يجب أن يوفر حسابات إدارية تتيح للمستخدمين التعمق حتى مستوى القيد المحاسبي لفهم المعاملات بشكل كامل؛ وكان على الحل أن يتجاوز مجرد الميزانية والتقارير الأساسية — وأن يكون قابلًا للتخصيص حتى نتمكن من تكييف التقارير وفق المتطلبات التنظيمية الفريدة.»
بعد الاجتماع بفريق idu-Concept في سيدني والاطلاع المعمّق على منتجهم، أدركت فريق Challenge أنه وجد الحل المناسب. كان المنتج قادرًا على تلبية جميع متطلباتهم، وكان التكامل مع برنامج المحاسبة الذي يستخدمونه راسخًا.
«لم نكن نريد أن نكون تجربة»، يشرح Learson. «كان لـ idu-Concept سوق راسخ مع عملاء يواجهون تحديات جغرافية مماثلة لتحديات منظمتنا، والمراجع التي قدّمها عدد من هؤلاء العملاء أكدت قرارنا. والسعر، وإن كان أعلى مما كنا قد خصصنا له في الميزانية، فقد كان أقل بكثير من حلول المستوى التالي التي كانت مناسبة فعلًا للشركات الكبرى فحسب.»
أتاح idu-Concept إنشاء نموذج ميزانية يُمكّن فرق الإدارة الإقليمية في Challenge ويوزّع عبء العمل وقت الميزانية حتى مستوى مدراء الفروع والمشرفين. «أصبح بمقدورهم الآن الوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها في متناول أيديهم، وإدخال البيانات، والإشارة إلى الميزانية لمراجعة الإدارة العليا، وتُوحَّد الميزانيات فورًا»، يقول Learson. «تتمتع فرق الإدارة الإقليمية بتمكين إضافي من خلال تقارير إدارية دقيقة وفورية توفر شفافية كاملة حول حساباتهم.»
تمكّن idu-Concept أيضًا من تطوير تقارير متعددة الأبعاد لم يكن بإمكان فريق Challenge تحقيقها مع حلهم السابق. «تُتيح مخططات التقارير القابلة للتخصيص بسهولة إنشاء تقارير تناسب مختلف المستخدمين، من مجلس الإدارة وصولًا إلى مشرف الفرع — وهو ما لم نكن قادرين على تحقيقه سابقًا بسبب الوقت الإداري اللازم لصيانة التقارير.»
«في نهاية المطاف، أتحنا الآن لمدرائنا الأدوات اللازمة لتحمّل مسؤولية إدارة ميزانياتهم، وجنينا جميع الفوائد التبعية كالدقة والمواعيد المُحسَّنة جذريًا وتقليل التنقل والشفافية»، يقول Learson.
تستخدم Challenge وحدتَي الميزانية والتقارير في idu-Concept. «مخططات التقارير غير المحدودة القابلة للتخصيص، إلى جانب خصائص السحب والإفلات، تجعل idu-Concept بسيطًا وفعّالًا حقًا في تحليل أعمالنا بأساليب لم نكن نحلم بها من قبل»، يقول Learson. «نستطيع الآن تحليل الأداء بحسب خطوط الأعمال والمناطق الجغرافية وحساب دفتر الأستاذ العام، على سبيل المثال لا الحصر.»
«يمتلك كل مشرف فرع وصولًا إلى idu-Concept حتى مستوى الرئيس التنفيذي ويراجع المعلومات ذات الصلة باحتياجاته بفاعلية»، يقول Learson. «مع فهم الموظفين لقدرات الأداة والمستوى الجديد من الشفافية على أعمالهم، يكون رد الفعل المعتاد هو الاستهجان من كمية المعلومات التي أصبح بمقدورهم الوصول إليها.»
«كان العمل مع IDU مفيدًا للغاية للطريقة التي ندير بها أعمالنا»، يقول Learson. «البرنامج مبتكر حقًا ويمنحنا نطاقًا واسعًا من الإمكانات والدعم.»
«كانت أكبر معاناتنا تنبع من الامتداد الجغرافي والنمو الكبير. لم نكن قادرين ببساطة على إيصال المعلومات الصحيحة إلى فرق إدارتنا»، يقول Learson. «لم يكن ثمة طريقة لإضافة مراكز التكلفة أو إعادة ترتيب الهياكل الإدارية أو تعديل مخططات التقارير بسرعة وكفاءة؛ ولم يكن لدينا وسيلة لتوحيد ميزانيات بهذا العدد بشكل فعّال ودقيق. لقد عالج idu-Concept جميع هذه المشكلات.»
«سنوصي بالتأكيد بـ idu-Concept للمنظمات الأخرى التي تواجه العقبات ذاتها التي واجهناها. لقد شهدنا بشكل مباشر كيف يمكن لهذا الحل أن يُحوِّل جوانب من ثقافة الإدارة والمساءلة، مُمكِّنًا الموظفين ومانحًا إياهم الأدوات لإدارة أعمالهم.»
#dynamicenvironment #ChallengeCommunityServices #customisedreports #consolidatebudgets #Australia #CaseStudy #Empowerment