نكرّس قدراً هائلاً من الوقت والجهد لميزانياتنا مرة واحدة في السنة. أدركنا أنه من خلال إشراك مسؤولي مراكز التكلفة ومديري الخط والعاملين في الميدان في إعداد الميزانية، يكونون منخرطين ومُمكَّنين وأكثر استعداداً للتقيّد بالميزانية ونتائجها.
لكن ماذا بعد؟ إذا كان تمريناً لمرة واحدة لا يرتبط بأي قيمة ملموسة، فقد يكون له الأثر المعاكس على فريقك؛ إذ يتراجع الشعور بالتقدير والتمكين الذي أحسّوا به شهراً بعد شهر حتى يشعروا بأن مساهماتهم لم تكن غير مُقدَّرة فحسب، بل كانت إهداراً لوقت ثمين.
فوائد إعداد الميزانية أو التوقعات بطريقة فعّالة راسخة ومتعددة؛ غير أن القيمة الحقيقية للميزنة لا تتحقق إلا حين تُقارَن الإنفاقات الفعلية بالميزانية أو التوقعات. وعلى الرغم من أنك قد تُتيح لفريقك الوصول إلى دفتر الأستاذ العام، فلن يكون لذلك جدوى تُذكر؛ إذ لن يتمكن المستخدمون غير الماليين من استيعاب الكمّ الهائل من المعلومات غير ذات الصلة بهم.
يحتاج فريقك إلى أداة آنية؛ واجهة ثنائية الاتجاه بين الميزانية ودفتر الأستاذ العام تمكّنهم من متابعة أرقامهم وتقديم تغذية راجعة عند أي تغييرات فور حدوثها. يحتاج مديروك إلى القدرة على تسجيل التعليقات مع التفسيرات والأسباب لأي انحرافات أو تناقضات — فحتى الإنفاق الزائد لا يُشكّل مشكلة جوهرية إذا كانت هناك تعليقات أو وثائق داعمة.
أفضل طريقة لتمكين مديريك بالكامل والحصول على أقصى استفادة من ميزانيتك هي توفير بيئة مألوفة لفريقك؛ أداة للميزنة والتقارير مصمّمة خصيصاً لهذا الغرض، لا تتيح لهم الإسهام في الميزانية فحسب، بل تتيح لهم أيضاً فهم إنفاقهم مقارنةً بميزانيتهم ومتابعته ورصده بسهولة. وبدون ذلك، تتضاءل قيمة التمرين كثيراً ويُحتمل أن يضرّ بفريقك وروحهم المعنوية.
#BudgetingSoftware #ReportingSoftware #purposebuilt #RealTime #Empowerment #BusinessAdvice #Reporting #Budgeting