إعداد الموازنة المالية له حدوده. إنه لبنة من لبنات استراتيجية الشركة، لكنه لا يعدو كونه لقطة لنتيجة متوقعة في لحظة بعينها. يحتاج مديروكم في الخط الأمامي إلى مزيد من التفاصيل في الوقت الفعلي، تمنحهم النظرة الشاملة والرؤى والمعلومات اللازمة يومياً. هذا ما يبقيهم مرتبطين بالموازنة — والاستراتيجية — ومنفّذين لها كل يوم، لا في "موسم الموازنة" فحسب.
تناولت المقالات السابقة في هذه السلسلة شكل أداة الموازنة الحديثة والفعّالة والمناسبة إن كنتم ترغبون في تمكين مديريكم غير الماليين. ثم توسعت في البحث واستعرضت كيف يمكنكم إدراج هذه الإمكانات في تخطيط المبيعات إلى جانب استخدام التخطيط بالسيناريوهات في عملية إعداد الموازنة. كما أشرت إلى كيف أن هذه العلاقة التعاونية بين المالية وسائر أجزاء المؤسسة — إذ هي كذلك — ستُسرّع عملية إعداد الموازنة من أشهر إلى أسابيع.
هذه النقطة الأخيرة في صلب هذه المقالة، لأن الواقع يُثبت أن عملية الموازنة السنوية لم تعد ذات صلة إن ظلّت معزولة. الأشياء تتغير بسرعة كبيرة، وتعريفاتنا للمدى القصير والمتوسط والبعيد تختلف اختلافاً جوهرياً عما كانت عليه قبل عقد أو عقدين. التنبؤ المستمر هو السبيل الوحيد لإدارة التغيير الدائم الذي يشهده عالم الأعمال. وهذا بدوره لا يتحقق إلا بامتلاك الأدوات الصحيحة.
كسر الدورة الموازناتية السنوية
ستظل موازنتكم أسيرة الدورة السنوية ما دامت تستغرق ثلاثة إلى أربعة أشهر للإتمام. تذكّروا أن عملكم هو القيام بما يُولّد المبيعات، لا الانشغال بإعداد الموازنة. يبدأ ذلك بما ذُكر في هذه السلسلة من مقالات، وهو تسريع عملية إعداد الموازنة، وبالتوازي تعزيز التعاون مع فريق الإدارة غير المالي وتمكينه.
تتيح مجموعة أدوات إعداد الموازنة الصحيحة تحقيق الأمرين معاً، وتفتح بالإضافة إلى ذلك باب التنبؤ الدوري لمساعدتكم على التعامل مع التغيير. يجب أن يستثمر التنبؤ الجهد المبذول في عملية إعداد الموازنة ويدمج النتائج الفعلية، مجمِّعاً هذين المصدرين من البيانات لتوليد تنبؤ آلي على مستوى مركز التكلفة وبحسب الحساب.
يمكن للمديرين التشغيليين تخصيص ساعة أو ساعتين لمراجعة هذه التنبؤات والتوقيع عليها أو تعديلها، مما يجعل عملية التنبؤ بأكملها تستغرق ساعات للمدير وأياماً لفريق المالية — لا أسابيع أو أشهر. هذه الوتيرة المتسارعة أكثر ملاءمة بكثير لواقع الأعمال اليوم.
إعداد التقارير
لن يكون مفاجئاً الآن أن أوصي بأن يكون إعداد التقارير حواراً بين المالية والمؤسسة. قبل عرض البيانات المالية على مستوى الشركة أمام القيادة ومجلس الإدارة بأسلوب يُوصل النتائج والمؤشرات الأكثر أهمية بسرعة ووضوح، يجب أولاً أن يتحقق المديرون غير الماليون من صحة البيانات الأساسية.
تُكابد فرق المالية اليوم حجماً أكبر من البيانات الكمية والنوعية أكثر من أي وقت مضى، في حين تتقلص المهل الزمنية المطلوبة باستمرار. ليس معقولاً ولا ممكناً أن تطلبوا من فريق المالية التحقق من كل قيد على مستوى الترحيل. لكن من أولى بمراجعة صحة القيود والتوزيعات من مديري مراكز التكلفة الذين ولّدوا المبيعات أو أنفقوا المال ابتداءً؟ يعرفون الأرقام والسياق ويستطيعون بسرعة وسهولة رصد أي خطأ في التوزيع على مركز تكلفتهم، أو بيانات مفقودة، أو مبالغ لا يتعرفون عليها.
علاوة على ذلك، وبفضل التعاون المستمر والتمكين الذي نمّيتموه، باتت لديهم مصلحة مباشرة في ضمان دقة البيانات المالية لقسمهم أو مركز تكلفتهم.
لتمكين هذا الحوار في إعداد التقارير، يجب أن يُبرز البرنامج الملائم للأعمال تلقائياً الفروقات عن أرقام الموازنة المعتمدة. هذا يستدعي اهتماماً فورياً أو علاجاً أو تفسيراً من المديرين التشغيليين، ويمنح القيادة رؤية عن مجالات الأعمال التي تستدعي الانتباه وفهماً لما يجري على أرض الواقع. يُبسّط النظام الذي يدمج بسهولة الملاحظات والتعليقات من المديرين التشغيليين حول الانحرافات عن الأداء المخطط عملية التواصل.
الفريق التعاوني المُمكَّن
يبدأ هذا التعاون بإتاحة الفرصة الحقيقية للمديرين غير الماليين للمساهمة في أرقام الموازنة. لكن بمجرد اعتماد الموازنة، لا ينتهي الحوار. يحتاج المديرون غير الماليون إلى وسيلة سهلة وميسّرة للاستمرار في التقرير إلى قيادتهم كلما تغيرت الوقائع على الأرض. يجب أن يُشير النظام إلى الفروقات الجوهرية في الموازنة، وأن تُتاح للمدير غير المالي فرصة شرح هذه الفروقات ومناقشتها، مُقدّماً معلومات حيوية للقيادة في بيئة أعمال سريعة التطور.
مجتمعةً، تعني هذه الإمكانات أن مديريكم غير الماليين لا ينبغي أن يكونوا بعد الآن في عزلة تامة، محرومين من الرؤية والمسؤولية عما يجري من حولهم. ولا يتطلب ذلك برنامج إدارة تغيير ممتداً على خمس سنوات. بل يكفي منح الناس — سواء في الشركات الصغيرة والمتوسطة أو الكبرى — الأدوات التي تُمكّنهم من أداء وظائفهم بسهولة، بأسلوب يعزّز الشفافية والمساءلة. يمنح هذا أفراد فريقكم الوقت والفضاء الذهني والاحترام والثقة لإتقان مجال اختصاصهم مع الشعور بالارتباط بسائر أجزاء المؤسسة — بما فيها فريق المالية!
كما نُشر في - CFO South Africa - 18 سبتمبر 2023