في مقالتي السابقة، اقترحت أن علاقة تعاونية — بدلاً من علاقة تنافسية أو تهرّبية — بين فريق المالية ومديريكم التشغيليين، مدعومة بالأدوات المناسبة، يمكن أن توفّر الوقت وتزيد من القيمة التي تقدمونها للمؤسسة في بيئة متقلبة. في هذه المقالة سأتعمق في هذا الجانب من منظور عملية إعداد الموازنة، وكيف يمكنكم استخدام الأدوات المناسبة لتمكين المديرين غير الماليين.
جداول البيانات: لا يمكن العيش معها ولا يمكن العيش بدونها
في مطلع هذا القرن، هزّت فضيحة الاحتيال المحاسبي في شركة Enron عالمَي المالية والأعمال. وكانت إحدى النتائج الجانبية توفّر مجموعة بيانات من 15 000 جدول بيانات ورسائل بريد إلكتروني مرتبطة خضعت للتحليل من قِبَل الباحثين لاحقاً. الدراسة أظهرت أن 24% من جداول البيانات التي تحتوي على صيغة واحدة أو أكثر تضمّنت خطأ. كما استخدمت أكثر من ثلاثة أرباع (76%) جداول البيانات 15 دالة فقط — جزء يسير مما تتيحه جداول البيانات. فضلاً عن ذلك، أشار بريد إلكتروني واحد من كل عشرة إلى جدول بيانات أو تضمّنه، وكثيراً ما ناقشت هذه الرسائل أخطاء وتحديثات في المستندات.
هذه الصورة لا تنمّ عن كفاءة جداول البيانات وسهولة استخدامها. غير أن ذلك لا يعني أنني أكرهها. فللشركات الصغيرة، تُعدّ جداول البيانات الأداة المثالية للتخطيط والتحليل المالي. بيد أنه مع نمو الفرق، تتراجع هذه الفائدة إذ تزداد جداول البيانات تعقيداً حتماً من حيث الصيغ وعدد الأوراق وحجم البيانات. يُضاف إلى ذلك الاعتماد المفرط على الشخص الذي أعدّها (ويعرف كيف تعمل!). في نهاية المطاف، تصبح جداول البيانات ضحية نجاحها ذاته، عاجزة عن التوسّع أو الحفاظ على نسخة واحدة من الحقيقة. وعندها يبدأ مسلسل جداول البيانات المُرهِق الذي يستنزف الطاقة.
ما الذي تحتاجونه بدلاً من ذلك؟
تحتاجون إلى عملية إعداد موازنة سهلة وميسورة للمديرين التشغيليين. هذا يجعلها أسرع ويوفر بيانات يمكن الوثوق بها. ولتحقيق ذلك، تحتاجون إلى برنامج مالي ليس جدول بيانات، ومصمَّم مع مراعاة المدير غير المالي.
خمس ميزات للبرنامج المناسب للأعمال
1. سهل الاستخدام لغير الماليين
هذه هي الأولوية الأولى، لا سيما إن كنتم تريدون تعزيز تملّك الفرق التشغيلية للموازنة. لتشجيع قبول المستخدمين، يجب أن يكون برنامج إعداد الموازنة والتقارير سهل الاستخدام بقدر Facebook. يعني ذلك أنه بدلاً من الصيغ المعقدة وجداول البيانات متعددة الأوراق التي تفتقر إلى السياق، يقدّم البرنامج واجهات مستخدم بسيطة بالنقر والتأشير وميزات ويب مألوفة أخرى. تشجّع الأداة سهلة الاستخدام على إدخال البيانات في الوقت المناسب والانخراط المستمر في عملية إعداد الموازنة، مما يُمكّن المستخدمين ويعزّز تملّكهم لحصتهم من الموازنة.
2. معرفة ما يجب معرفته
إن كان كثيرون مسؤولين، فلا أحد مسؤول فعلاً. خاصة إن كانت المهمة أو العملية مرهقة ومكروهة من الجميع. يمكن حل ذلك من خلال أداة تستخدم إعدادات أمان مخصصة والتحكم في الوصول لتعيين شخص واحد في كل قسم مسؤولاً عن موازنته، مما يعزّز التملّك والمساءلة.
3. التركيز على القسم
بصرف النظر عن ترميز نظام ERP الحالي، يجب أن يدير برنامج الموازنة والتقارير الأقسام والحسابات بشكل مستقل. إن صُمِّمت الأقسام لتشمل الحسابات المالية ذات الصلة فقط، فلن يُثقَل على المستخدمين ولن يُشتّت انتباههم بحسابات ومعلومات لا تنطبق عليهم. يُسهم ذلك في تبسيط عملية إدخال الموازنة وتعزيز تملّك المدير للأرقام ذات الصلة به.
4. الوصول والتحديثات في الوقت الفعلي
اليوم، يحتاج المستخدمون إلى إمكانية إدخال موازناتهم ومراجعة النتائج فوراً للتصرف بناءً عليها. كذلك تحتاج القيادة إلى وصول فوري إلى الموازنة وحالتها دون انتظار تقارير متفرقة وتجميع يدوي للإصدارات الأحدث. يقلّص حل إعداد الموازنة والتقارير الفوري دورة الموازنة من أشهر إلى أسابيع، ويوفّر المعلومات الصحيحة بالتنسيق الصحيح في الأيدي الصحيحة لتمكين القادة والمديرين على حدٍّ سواء من أداء وظائفهم.
5. إدخال البيانات الآلي
كلما قلّت الأيدي على لوحات المفاتيح، قلّت الأخطاء البشرية. يقلّل إدخال البيانات الآلي من أخطاء الإدخال والمعالجة، ويتيح أيضاً الإدخال الفوري للموازنات. يُحرّر تخفيف العبء الإداري عن فريق المالية والوحدات التشغيلية الوقت للتركيز على ما يهمّ: تحليل البيانات واتخاذ القرارات الاستراتيجية، وبالنسبة للمديرين غير الماليين، تنفيذ الخطط لتحريك المبيعات وتحقيق الكفاءات.
مجتمعةً، تُمكّن الميزات المذكورة أعلاه من تحقيق قابلية التوسع عبر المؤسسة وإنشاء نسخة واحدة من الحقيقة. يُفضي ذلك في نهاية المطاف إلى عملية إدخال موازنة أسرع وأكثر كفاءة. إذ يتيح منح المستخدمين أداة تمكّنهم من إتمام مهمة شاقة ومكروهة في جزء يسير من الوقت لهم التركيز على الجوانب الأكثر إثارة وذات معنى في عملهم، أي إدارة الأعمال. يعني ذلك بدوره أن الناس يُقدّرون الأداة وأكثر ميلاً للاستمرار في استخدامها عوضاً عن العودة إلى الأساليب القديمة، مما يعزّز نجاح البرنامج ومؤشر ROI.
تاريخياً، كانت عملية إعداد الموازنة تتمثل في ملء الفراغات في جدول بيانات، وإرساله ونسيانه، ثم تلقّي موازنة نهائية لا تشبه المدخل الأصلي في شيء. هذا لا يُغذّي التعاون مع مديريكم غير الماليين ولا تملّكهم. أما اليوم، فيستطيع المديرون التشغيليون المُمكَّنون الذين يستفيدون من عملية إعداد موازنة سريعة وخفيفة إدارياً أن يقدّموا موازنة مبنية على ما يرونه ويعيشونه في خط المواجهة وما يتوقعونه في الأفق. يُتيح التجميع السلس لفريق المالية مراجعة الأرقام وفهم البنية وتحديد المشكلات والاتجاهات بسرعة، مما يُضيف قيمة هائلة للعملية دون الانغماس في التفاصيل.
السؤال اليوم هو: هل تستطيع مؤسستكم تحمّل عواقب عدم التكيّف؟
في المقالة التالية من هذه السلسلة، سأتعمق أكثر في عملية إعداد الموازنة وأستعرض كيف يمكنكم توسيع هذه الإمكانات لتشمل موازنة المبيعات وتخطيطها.
كما نُشر في - CFO South Africa - 15 يوليو 2023