قد يُشكّل تتبع أصولك حين تكون شركة كبيرة، كجامعة تضم عدة حرم جامعية أو شركة ذات مكاتب متفرقة، تحدياً حقيقياً. ومن الناحية الواقعية، لا يمكنك تخصيص أكثر من شخص أو شخصين لجرد جميع أصولك، وحتى ذلك قد يستغرق أسابيع أو أشهراً مما يجعله مشروعاً مكلفاً.
في حين كان التتبع اليدوي والجرد المادي الخيار الوحيد في الماضي، ثمة الآن برامج مصممة لتيسير وتبسيط مراقبة الأصول الثابتة والتحقق منها وإدارتها. ينبغي لبرنامج قوي لسجل الأصول مدعوم بوحدة idu Assets أن يتمكن من استيعاب شركات متعددة وكتب أصول وهياكل مراكز التكلفة والأصول، مما يجعل هذه العملية سهلة لشركتك.
يمكن لبعض الإضافات البسيطة أن تُحدث فارقاً كبيراً في طريقة إدارتك لسجل الأصول؛ لذا احرص على البحث عن الخيارات الآلية التالية في برنامجك…
ينبغي إخطار مدير مركز التكلفة بالأصول الجديدة المخصصة له. ويجب أن تتيح له قائمة عرض الأصول الجديدة تحديد موقع الأصل والشخص المسؤول عنه.
ينبغي أن تتوفر وظيفة تمكّن المستخدمين من التحقق من الأصول بهدف التثبت المادي منها بصورة دورية. وإذا لم يُتحقق من الأصول، ينبغي للنظام إرسال تذكير بالتحقق المتأخر، مبيّناً ما إذا كان التأخر حالياً أم 30 يوماً أم 60 يوماً أم 90 يوماً.
ينبغي عرض الأصول الحالية مجمّعةً حسب المجموعة، مع إظهار واضح لتكلفة الأصل والإهلاك المتراكم والقيمة الدفترية. ويجب أن يُتيح تحديد مجموعة أصول عرض الأصول ضمن المجموعة مع المعلومات ذات الصلة.
ينبغي أن يتوفر خيار لإيقاف الأصول، يمكّن المستخدم من التخلص من أصل مع ذكر سبب لذلك وأي تعليقات إضافية. وبمجرد الضغط على زر الإرسال، ينبغي إخطار المدير تلقائياً بعملية التوقف.
إذا نُقل أصل داخلياً بين الفروع مثلاً، يجب أن يكون مركز التكلفة المستقبل ملزماً بقبول هذا النقل الداخلي أو رفضه. وعند تسجيل الدخول إلى التطبيق، يجب إخطار المستخدم بأن أصلاً قد نُقل ويحتاج إلى قبول أو رفض، وإخطار مركز التكلفة الذي بدأ النقل بالنتيجة.
ينبغي أن تتمكن من الاطلاع على معلومات تفصيلية حول الأصول، سواء من خلال عرض الأصل أو مركز التكلفة على مستويات متعددة ضمن هيكل مراكز التكلفة وفق صلاحيات وصول المستخدم. ويجب عرض ملخص تفاصيل الأصول في الهياكل المحددة، ومن خلال التعمق في الهيكل يجب أن يتمكن المستخدم من مطالعة أرقام التكاليف والإهلاك على المستويات المختلفة لفترة محددة.
ينبغي كذلك أن يُسهم النظام إسهاماً كبيراً في أتمتة مطابقة الأصول بين رأس المال المدرج في الميزانية CAPEX والإنفاق الفعلي، ودعم بيئة مطابقة من النوع المتعدد-إلى-متعدد.
ثمة أسباب عديدة قد تدفعك إلى تتبع أصولك: تمكينك من توزيع تكلفة الأصل على «عمره التشغيلي»، أو الوفاء بمتطلبات اللوائح المالية، أو توفير تفاصيل كموقعه والشخص المسؤول عنه، أو حتى لأغراض التأمين ببساطة.
غير أنه مع التكنولوجيا المتقدمة السهلة الاستخدام والتنقل، لا ينبغي أن يكون ذلك عبئاً عليك أو على موظفيك؛ إذ يجب على المسؤولين عن كل أصل إبقاء النظام محدثاً، وينبغي أن يُخطَر مديرك تلقائياً عند أي تغيير، مما يضمن أن يكون سجل أصولك دائماً حديثاً وجاهزاً للمراجعة.
#SummarisedAssetDetails #NewAssets #AssetManagement #InwardTransfer #iduAssetModule #AssetVerification #Monitoring #Reconciliation #AssetDisposal #FixedAssets