أثبتت أبحاث دولية حديثة ما كنا نعلمه منذ وقت طويل؛ فالأخطاء البسيطة في جداول الشركات الإلكترونية يمكن أن تعرّض الأعمال لمخاطر مالية جسيمة. في كثير من الشركات الكبرى، يعتمد كبار صانعي القرار اعتماداً كلياً على جداولهم الإلكترونية لاتخاذ قرارات مالية رئيسية؛ من إعداد الميزانيات والتوقعات، إلى اتخاذ قرارات الاستثمار وتحديد الأسعار.
هل تُضلِّلكم جداولكم الإلكترونية؟
على الرغم من أن بعض الشركات الكبرى قد تمتلك أنظمة ERP متطورة، فإن هذه الأنظمة كثيراً ما تكون معقدة الفهم وتظل معظم الأعمال الفعلية تُنجز في جداول إلكترونية.
من المشكلات الشائعة والمعترف بها أن شخصاً واحداً فقط في الغالب هو من يعلم كيف بُنيت الجداول المالية الإلكترونية. وقد يكون هذا الشخص قد ابتكر معادلات فريدة أو أنظمة خاصة تبدو منطقية تماماً بالنسبة إليه. فماذا يحدث حين يغادر هذا الشخص، سواء بصورة مخططة أم مفاجئة؟
بسبب تعقيد المعلومات وغياب أنظمة عمل رسمية وسهلة الفهم، لا يستطيع الآخرون فهم المعلومات أو التحقق منها. وحين يضطر أشخاص لا يفهمون الأرقام أو الجداول الإلكترونية إلى إضافة معلومات أو تحديثها، يصبح احتمال وقوع الأخطاء هائلاً.
صدر في أواخر العام الماضي ورقة بحثية بالغة الأهمية. إذ أتيحت للدكتورة Felienne Hermans من جامعة Delft للتكنولوجيا فرصة تحليل ما يقارب 16,000 جدول إلكتروني من داخل شركة ضخمة منهارة هي الشهيرة Enron.
كانت الجداول الإلكترونية مستخرجة من أرشيفات البريد الإلكتروني لشركة Enron، ضمن الوثائق التي أُفرج عنها بعد انتهاء الإجراءات القانونية. وقد أتاح ذلك للباحثين فرصة فريدة لتحليل الجداول الإلكترونية ذاتها، فضلاً عن سلوك التراسل الإلكتروني داخل الشركة المرتبط مباشرة بتلك الجداول.
وجدت الدكتورة Hermans أن نحو ربع معادلات الجداول الإلكترونية كانت تحتوي على أخطاء؛ وأن 59% من المعادلات الفريدة المعيبة كانت تحتوي على خلية واحدة أو أكثر من الخلايا التابعة… مما يعني أن هذه الأخطاء كانت ستؤثر على الأرجح في مناطق أخرى من تلك الجداول وغيرها. فخطأ بسيط واحد، كإدخال فاصلة بصورة غير صحيحة، وقد يجعل تأثير الدومينو البيانات في جداولك الإلكترونية غير قابلة للاستخدام.
كما اكتشفت أن الأشخاص داخل المنظمة كانوا يتبادلون أكثر من 100 جدول إلكتروني يومياً، مما يُثبت غياب أي نظام متفق عليه أو موحّد؛ وأن 10% من رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن جداول إلكترونية أو تشير إليها كانت في الغالب تناقش أخطاء في تلك الجداول ذاتها وتحديثات عليها.
على الرغم من أن الجداول الإلكترونية أثبتت قصورها مراراً وتكراراً، فإنها لا تزال في صميم أنظمة معلومات مالية لا تُحصى. كلما كبرت الشركة، ازداد تعقيد أعمالها وازدادت جداولها الإلكترونية عرضةً للأخطاء؛ مما يؤدي إلى خسائر مالية وقرارات سيئة وهدر للوقت.
ثمة سبب يدفع الكثير من الشركات إلى الاستثمار في برامج متخصصة سهلة الاستخدام والفهم للمستخدمين الماليين وغير الماليين على حد سواء. إن الاستثمار في أنظمة متسقة وآنية توفر عليك أوقاتاً هائلة، وتمنحك راحة البال إذ تعلم أن الأرقام التي تعمل معها تعكس حقيقة وضعك المالي، وبذلك توفر عليك أموالاً فعلية؛ هو في حقيقته استثمار في مستقبل عملك على المدى البعيد.
#financialrisk #ERP #formulaerrors #Enron #errorsinspreadsheets #specialisedfinancialsoftware #spreadsheets #internationalresearch