من الجيد أنك تبنّيت التحول في إدارة الميزانيات من خلال الحصول على مدخلات من موظفيك على كافة مستويات مؤسستك، وهذا بلا شك سيضمن أن تكون ميزانيتك وتخطيطك أكثر دقة بكثير وأن يشعر الموظفون بتمكين أكبر من خلال مشاركتهم.
غير أن التمكين لا يغيّر حقيقة أن موظفيك منشغلون بأنشطتهم اليومية لضمان سير الأعمال على نحو صحيح ونموها، وقد تواجه بعض الصعوبات في جعلهم يُولون الأولوية للدخول إلى النظام ومراجعة الأرقام. توفير الوصول وطلب المدخلات لن يُوصلك بعيداً إذا كان فريقك «لم يجد الوقت بعد للاطلاع عليها» ويمكنه بالتالي ادّعاء الجهل بأي تحديثات أو تغييرات.
بدلاً من ملاحقة الموظفين لجعلهم يراقبون أي تغييرات يومياً أو أسبوعياً، من الأسهل بكثير إعداد تنبيهات مُبرمجة مسبقاً تتيح لك إرسال البيانات مباشرة إلى الأشخاص المعنيين عبر البريد الإلكتروني. سيضمن هذا إبقاء الأشخاص الرئيسيين على اطلاع دائم بالمعلومات التجارية الحيوية في صيغة ملائمة تناسب أسلوب حياتهم، في وقت محدد مسبقاً.
رغم أن ليست كل الأنظمة تُقدّم هذه الميزة، إلا أن هناك بالتأكيد من يُقدّمها، بما فيها idu-Concept، لذا كن يقظاً حين تستعرض وحدات إضافية لبرنامجك المالي.
في المثل الأعلى، يجب أن يكون بمقدور المسؤول أو المستخدم التحكم في التنبيهات وفقاً لاحتياجات العمل والأفراد المعنيين. تحتاج إلى اتخاذ قرارات بشأن تحديد متى يُفعَّل التنبيه (سواء كان العتبة معاملة أو رصيداً أو انحرافاً يؤثر على المستخدم)، وجدولة توقيت الإشعار وتكرار التنبيهات.
من جهة لا تريد أن يتمكن المستخدم من تجاهل التذكيرات أو إقفالها قبل التصرف بناءً عليها، لكن من جهة أخرى إذا حدّد المستخدم المعاملات بنفسه فمن المرجح أن يختار ما يناسبه ويتابع التنفيذ.
مهما كان صاحب القرار، يجب أن يتيح له البرنامج إجراء تعديلات إضافية بسهولة. من تحديد أوقات مناسبة اجتماعياً لاستقبال الإشعارات (لتجنب الرسائل الإلكترونية التي يسهل تفويتها في الساعة الثالثة فجراً مع مراعاة فوارق التوقيت للاستخدام الدولي)، إلى تفعيل التنبيه من نقطة زمنية محددة مسبقاً (لن يكون مجدياً إشعار المستخدمين يومياً بأنهم دون الميزانية اعتباراً من اليوم الأول من الشهر في حين أن الرواتب لا تُصرف إلا في الخامس والعشرين).
معرفة موظفيك وفهم تحدياتهم وأفضل أسلوب لتزويدهم بما يحتاجونه لا يقل أهمية في التمكين عن منحهم المسؤوليات في المقام الأول.
#Planning #Software #Alerts #Emails #Budgets #Prioritising #Preprogrammed #Empowerment #iduConcept