كثيرًا ما يكون الإغلاق المالي عملية صعبة وتستغرق وقتًا طويلًا، وبحسب Deloitte فإنها كثيرًا ما تسير وفق الذاكرة المؤسسية لا بروتوكولات واضحة ومحددة — إذ يعرف المشاركون في العملية المختلفون «كيف تُنجز الأمور» دون توثيق رسمي.
غير أنه مع نمو الشركات وتطورها، لم تعد الأساليب القديمة كافية. أضف إلى ذلك جائحة عالمية و«الطبيعة الجديدة» من العمل عن بُعد التي فُرضت بين عشية وضحاها، وستجد أن التبادل المستمر لجداول البيانات والمستندات والرسائل الإلكترونية أصبح أصعب من أي وقت مضى في الإدارة.
إليك خمس فوائد يمكنك توقعها من أتمتة عملية الإغلاق المالي.
1. توفير الوقت
تتضمن الأساليب التقليدية لإعداد تقارير الإدارة بحرًا من الرسائل الإلكترونية وجداول بيانات لا حصر لها وعروض تقديمية ثابتة وإعداد دفاتر تقارير الإدارة الورقية. هذه عملية مضنية جدًا من حيث الوقت، ويقول كثير من المتخصصين الماليين إنه لا يتبقى لهم وقت يكاد يُذكر للتحليل. تضمن أتمتة عملية الإغلاق المالي الوصول إلى بيانات دقيقة في الوقت الفعلي، وتوفير الوقت وتحرير فريق المالية.
2. التمكين
تتيح الأتمتة إشراك المزيد من الأشخاص في عملية إغلاق نهاية الشهر، مما يوزع المسؤولية ويخفف العبء على فريق المالية. يمكن تمكين مديري مراكز التكلفة من خلال برنامج سهل الاستخدام يتيح لهم تحديد الشذوذات والتوصية بالتصحيحات؛ وبمجرد الموافقة عليها، يمكن لها أن تولّد تحديثات يومية تلقائية في سجلاتك المحاسبية، مما يجعل العملية أسرع وأكثر دقة ويعزز المساءلة على مستوى مراكز التكلفة.
3. أخطاء أقل
كثيرًا ما ينطوي الإعداد اليدوي للتقارير المالية على تجميع جداول البيانات والمعلومات من مصادر متعددة، مما قد يفضي إلى أخطاء بشرية وغياب المعلومات الفورية وفي نهاية المطاف انعدام الثقة في دقة الأرقام النهائية. والأسوأ من ذلك حين يأخذ أشخاص مختلفون بياناتهم إلى Excel ويعدّلونها لتناسب متطلباتهم، فينشئون إصدارات متعددة للحقيقة! مع الأتمتة، ترتبط جميع البيانات بالمصدر الأصلي ويمكن تتبعها، مما يُقلل من الأخطاء ويُحسّن الدقة والشفافية.
4. امتثال معزز
مع تزايد أعباء الامتثال التي تُلقي بضغطها على إدارة الشؤون المالية، سيُمكّن الاستعانة بالتقنية في الإغلاق المالي فرق المالية من الحصول على رؤية كاملة وتحقيق شفافية أعلى. تُمكّن هذه الأدوات فريق المالية من التحليل التفصيلي من أعلى مستوى وصولًا إلى مراكز التكلفة الفردية، بل حتى إلى مستوى المعاملات المفردة عند الاقتضاء.
5. تحسين اتخاذ القرار
تُفضي أتمتة عملية الإغلاق إلى شفافية عبر بيانات الأقسام وتُيسّر تحليلات تُعمّق الفهم بما لا تتيحه التقارير الثابتة. الانتقال من التقارير الثابتة إلى البيانات الإلكترونية في الوقت الفعلي يُمكن أن يُحرّك التحول والمرونة في اتخاذ القرار، ويُزود الإدارة بنسخة واحدة موثوقة من الحقيقة. يحظى فريق المالية كذلك بوقت أكبر للعمل التحليلي والاستراتيجي الذي دُرِّب عليه في الأصل.
يوفر مجموعة أدوات التقارير والتحليلات في IDU وصولًا رفيع المستوى وفوريًا إلى بيانات الأعمال الحيوية لكي يتمكن فريقك من اتخاذ قرارات مبنية على معلومات دقيقة وموثوقة. تمنح مجموعة أدواتنا البديهية رؤية شاملة 360 درجة للبيانات، مُجمِّعةً المقاييس الأهم في مكان واحد — مما يمكن أن يُحوّل آلية اتخاذ القرار داخل مؤسستك.