O seu registo de ativos indica o que deveria existir. Consegue provar o que realmente existe?
Mantenha o seu Registo de Ativos Fixos existente. A IDU acrescenta a camada operacional em torno dele — verificação, responsabilização, exceções e aprovações em todos os locais — e liga a atividade dos ativos ao CAPEX, aos orçamentos e aos relatórios.
As pessoas mais próximas dos ativos raramente são as que mantêm o registo de ativos.
O seu registo guarda números de ativos, valores, categorias e amortizações. Não lhe consegue dizer se o ativo ainda existe, onde se encontra agora, quem é responsável por ele, quando foi verificado pela última vez, o que mudou, se a alteração foi aprovada, nem o que isso significa em termos financeiros — em todos os locais.
A IDU acrescenta verificação, responsabilização, exceções e aprovações em torno do seu registo existente. As sete perguntas obtêm resposta através de um único processo governado, e o resultado chega ao capex, aos orçamentos e aos relatórios.
Verificar, resolver, aprovar, planear.
Verificação no local onde está o ativo.
Os utilizadores autorizados verificam os ativos dos seus próprios locais e centros de custos com um smartphone comum. A leitura de uma etiqueta QR abre o registo do ativo no ponto de utilização, onde a existência, a localização, o estado e a custódia podem ser confirmados e uma fotografia captada. As conclusões são registadas diretamente no registo do ativo, em vez de anotadas e reintroduzidas mais tarde. Em vez de uma única equipa percorrer o registo de forma sequencial, cada área verifica os seus próprios ativos em paralelo.
Exceções que consegue ver e resolver.
Os ativos em falta, deslocados, danificados, duplicados, sem etiqueta e não verificados são assinalados como exceções, cada uma com um responsável, um estado e uma ação exigida. A finança e o responsável pelo registo de ativos conseguem ver o que está pendente por local, gestor ou centro de custos durante o ciclo, e não no final dele.
Solicitar uma alteração não é aprová-la.
Os utilizadores operacionais propõem transferências, abates, adições e correções, escolhendo entre motivos padronizados. O responsável pelo registo de ativos analisa os comprovativos e decide. Uma transferência entre locais é visível em simultâneo para o local de origem, o local de destino e a finança. Apenas as alterações aprovadas são reescritas, e o histórico completo é conservado.
Ativos verificados fundamentam as decisões de investimento.
Os pedidos de investimento são avaliados face aos ativos que existem, aos que podem ser reafetados e aos abates já planeados, dentro do mesmo ambiente do orçamento de exploração. Esta ligação entre o ativo e o plano financeiro é o que um produto de rastreio não consegue oferecer.
Verificado. Responsável. Auditável. Conectado.
VERIFICADO
Confirme que os ativos registados existem, onde estão e se a informação registada se mantém válida. O estado de verificação, os ativos pendentes e os itens em atraso são reportáveis por local, departamento, centro de custos e categoria de ativo.
RESPONSÁVEL
A finança governa as estruturas, os acessos, a aprovação e os relatórios. Cada gestor vê apenas os locais, centros de custos e categorias de ativos pelos quais é responsável. Um único quadro de controlo aplica-se a sucursais, campus, instalações e regiões.
AUDITÁVEL
Os comprovativos são criados à medida que o trabalho decorre, em vez de reunidos antes do trabalho de campo. Cada verificação, exceção, pedido, revisão e aprovação é datada, marcada com a hora e atribuída, e os comprovativos chegam à auditoria enquanto ainda refletem a posição atual do ativo.
CONECTADO
A atividade dos ativos chega ao planeamento de CAPEX, aos orçamentos, às previsões e aos relatórios de gestão. As decisões de investimento são tomadas com base em ativos verificados, e não num registo que ninguém verificou.
Consegue provar o que o seu registo declara existir?
A Lista de Verificação de Ativos Fixos e de Preparação para Auditoria é uma autoavaliação de vinte pontos que abrange a atualidade das verificações, a responsabilização dos verificadores, os ativos pendentes, os movimentos e abates, a revisão e aprovação, a visibilidade dos gestores, e o apoio à decisão em auditoria e CAPEX. Avalie a sua organização, identifique as lacunas e defina as cinco ações mais importantes.
Já permite que quem gasta o dinheiro introduza os seus próprios números. Permita agora que quem utiliza os ativos confirme que estão lá.
“A IDU eliminou a compilação manual e deu-nos uma fonte única e fiável para os nossos orçamentos.”
“Pela primeira vez conseguimos incluir mais pessoas no processo orçamental, aumentando o envolvimento e a transparência.”
Perguntas frequentes sobre a verificação de ativos.
A IDU substitui o nosso Registo de Ativos Fixos existente?
Não. O seu registo existente mantém-se como sistema de referência. A IDU fornece a camada de controlo operacional e financeiro em torno dele, e as alterações aprovadas são reescritas no sistema de origem. Não é criado um segundo registo estatutário.
Com que sistemas se integra a IDU?
A IDU é agnóstica em relação ao ERP e liga-se a dados de ativos e financeiros alojados em plataformas como SAP, Microsoft, Sage, Oracle, NetSuite, Syspro e ITS, através de APIs, serviços baseados em SQL, conectividade direta à base de dados ou transferência segura de ficheiros.
Quem realiza a verificação?
Utilizadores autorizados próximos dos ativos — gestores responsáveis por um local, centro de custos ou categoria de ativo. A finança define as estruturas, os acessos e os requisitos de aprovação. Ninguém precisa de trabalhar no Registo de Ativos Fixos para participar.
Como funciona isto em vários locais?
Estruturas, estados de verificação, categorias de exceção, motivos de transferência e regras de aprovação comuns aplicam-se a todos os locais, enquanto o acesso de cada gestor está limitado às suas próprias áreas. A finança dispõe de uma visão consolidada única e pode examinar cada local individualmente.
Precisamos de equipamento especializado?
Não. A verificação utiliza smartphones e tablets comuns. As etiquetas QR são geradas na IDU e impressas em folhas de etiquetas autocolantes comuns.
O que é que a IDU não faz?
A IDU não é um sistema de gestão de manutenção, de fiabilidade ou de descoberta de ativos de TI. Onde sejam necessárias ordens de trabalho, inspeções, peças sobresselentes ou licenciamento de software, essas plataformas continuam a ser as adequadas.
Do registo de ativos ao controlo operacional.
Analise como a verificação, a responsabilização, as exceções e as aprovações poderiam funcionar em conjunto com o seu ERP ou registo de ativos existente.