Votre registre des actifs indique ce qui devrait exister. Pouvez-vous prouver ce qui existe réellement ?
Conservez votre registre des immobilisations existant. IDU ajoute la couche opérationnelle autour de celui-ci — vérification, responsabilité, exceptions et approbations sur chaque site — et relie l'activité des actifs au CAPEX, aux budgets et au reporting.
Les personnes les plus proches des actifs sont rarement celles qui tiennent le registre des actifs.
Votre registre enregistre les numéros d'actifs, les valeurs, les catégories et l'amortissement. Il ne peut pas vous dire si l'actif existe encore, où il se trouve aujourd'hui, qui en est responsable, quand il a été vérifié pour la dernière fois, ce qui a changé, si le changement a été approuvé, ni ce que cela signifie financièrement — sur chaque site.
IDU ajoute la vérification, la responsabilité, les exceptions et les approbations autour de votre registre existant. Les sept questions trouvent une réponse dans un seul processus gouverné, et le résultat parvient au capex, aux budgets et au reporting.
Vérifier, résoudre, approuver, planifier.
La vérification là où se trouve l'actif.
Les utilisateurs autorisés vérifient les actifs de leurs propres sites et centres de coûts à l'aide d'un smartphone standard. Scanner une étiquette QR ouvre la fiche de l'actif sur le lieu d'utilisation, où l'existence, l'emplacement, l'état et la garde peuvent être confirmés et une photographie prise. Les constats sont enregistrés directement sur la fiche de l'actif plutôt que notés puis ressaisis plus tard. Au lieu qu'une seule équipe parcoure le registre de manière séquentielle, chaque secteur vérifie ses propres actifs en parallèle.
Des exceptions que vous pouvez voir et traiter.
Les actifs manquants, déplacés, endommagés, dupliqués, non étiquetés et non vérifiés sont signalés comme des exceptions, chacune avec un responsable, un statut et une action requise. La finance et le dépositaire du registre des actifs peuvent voir ce qui reste en suspens par site, par manager ou par centre de coûts pendant le cycle plutôt qu'à la fin de celui-ci.
Demander un changement n'est pas l'approuver.
Les utilisateurs opérationnels proposent des transferts, des cessions, des ajouts et des corrections, en choisissant parmi des motifs standard. Le dépositaire du registre des actifs examine les justificatifs et décide. Un transfert entre sites est visible simultanément par le site émetteur, le site destinataire et la finance. Seuls les changements approuvés sont réinscrits, et l'historique complet est conservé.
Des actifs vérifiés éclairent les décisions d'investissement.
Les demandes d'investissement sont évaluées au regard des actifs qui existent, de ceux qui peuvent être redéployés et des cessions déjà planifiées, dans le même environnement que le budget d'exploitation. Ce lien entre l'actif et le plan financier est ce qu'un produit de suivi ne peut pas offrir.
Vérifié. Responsable. Auditable. Connecté.
VÉRIFIÉ
Confirmez que les actifs enregistrés existent, où ils se trouvent et si les informations enregistrées restent valables. Le statut de vérification, les actifs en suspens et les éléments en retard sont exploitables par site, département, centre de coûts et catégorie d'actifs.
RESPONSABLE
La finance gouverne les structures, les accès, l'approbation et le reporting. Chaque manager ne voit que les sites, centres de coûts et catégories d'actifs dont il a la charge. Un cadre de contrôle unique s'applique aux agences, campus, installations et régions.
AUDITABLE
Les justificatifs sont créés au moment où le travail se fait, plutôt que rassemblés avant les travaux de terrain. Chaque vérification, exception, demande, revue et approbation est horodatée et attribuée, et les justificatifs parviennent à l'audit alors qu'ils reflètent encore la position actuelle de l'actif.
CONNECTÉ
L'activité des actifs alimente la planification CAPEX, les budgets, les prévisions et le reporting de gestion. Les décisions d'investissement sont prises au regard d'actifs vérifiés plutôt que d'un registre que personne n'a contrôlé.
Pouvez-vous prouver ce que votre registre déclare comme existant ?
La liste de contrôle de vérification des immobilisations et de préparation à l'audit est une auto-évaluation en vingt points portant sur l'actualité des vérifications, la responsabilité des vérificateurs, les actifs en suspens, les mouvements et cessions, la revue et l'approbation, la visibilité des managers, ainsi que l'audit et l'aide à la décision CAPEX. Évaluez votre organisation, identifiez les écarts et convenez des cinq actions les plus importantes.
Vous laissez déjà ceux qui dépensent l'argent saisir leurs propres chiffres. Laissez maintenant ceux qui utilisent les actifs confirmer qu'ils sont bien là.
“IDU a supprimé la collecte manuelle et nous a donné une source de vérité unique et fiable pour nos budgets.”
“Pour la première fois, nous avons pu associer davantage de personnes au processus budgétaire, ce qui a renforcé l'implication et la transparence.”
Questions fréquentes sur la vérification des actifs.
IDU remplace-t-il notre registre des immobilisations existant ?
Non. Votre registre existant reste le système de référence. IDU fournit la couche de contrôle opérationnel et financier autour de celui-ci, et les changements approuvés sont réinscrits dans le système source. Aucun second registre légal n'est créé.
Avec quels systèmes IDU s'intègre-t-il ?
IDU est agnostique en matière d'ERP et se connecte aux données d'actifs et financières hébergées dans des plateformes telles que SAP, Microsoft, Sage, Oracle, NetSuite, Syspro et ITS, au moyen d'API, de services SQL, d'une connectivité directe à la base de données ou d'un transfert de fichiers sécurisé.
Qui effectue la vérification ?
Des utilisateurs autorisés proches des actifs — des managers responsables d'un site, d'un centre de coûts ou d'une catégorie d'actifs. La finance définit les structures, les accès et les exigences d'approbation. Personne n'a besoin de travailler dans le registre des immobilisations pour y participer.
Comment cela fonctionne-t-il sur plusieurs sites ?
Des structures, des statuts de vérification, des catégories d'exceptions, des motifs de transfert et des règles d'approbation communs s'appliquent à tous les sites, tandis que l'accès de chaque manager est limité à ses propres périmètres. La finance dispose d'une vue consolidée unique et peut examiner chaque site individuellement.
Avons-nous besoin de matériel spécialisé ?
Non. La vérification utilise des smartphones et des tablettes standard. Les étiquettes QR sont générées dans IDU et imprimées sur des planches d'étiquettes adhésives ordinaires.
Que ne fait pas IDU ?
IDU n'est pas un système de gestion de la maintenance, de fiabilité ou de découverte des actifs informatiques. Lorsque des ordres de travail, des inspections, des pièces détachées ou des licences logicielles sont nécessaires, ces plateformes restent appropriées.
Du registre des actifs au contrôle opérationnel.
Découvrez comment la vérification, la responsabilité, les exceptions et les approbations pourraient fonctionner aux côtés de votre ERP ou de votre registre des actifs existant.